LA ISO 9001:2015 E I DOCUMENTI

Staff di QualitiAmo

La futura ISO 9001:2015 non parla più di documenti e registrazioni. Scopriamo insieme come gestire il nostro sistema documentale alla luce del nuovo standard

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Quando la ISO 9001 venne emessa per la prima volta, si parla del 1987, i computer erano utilizzati da poche persone e non era così comune che documenti e registrazioni venissero archiviati in formato elettronico. Era assolutamente normale pensare ai documenti come a qualcosa di fisico: moduli, procedure cartacee, fotografie, specifiche.
La versione dello standard attualmente in vigore, però, continuò su questa strada sebbene sei anni fa (stiamo parlando, infatti, della ISO 9001:2008) i metodi per conservare, condividere e archiviare i documenti avessero già preso strade molto differenti da quelle tradizionali.

La nuova ISO 9001:2015, riconoscendo ed accogliendo finalmente la realtà delle moderne metodologie di diffusione delle informazioni (basti pensare a internet o a network esterni come i cloud) ha deciso di compiere una vera e propria rivoluzione nella definizione dei requisiti che regolano la progettazione, la preparazione, l'implementazione, il mantenimento e l'aggiornamento del sistema documentale richiesto alle organizzazioni che intendano certificarsi.
Esaminiamola nel dettaglio.

Leggendo anche solo distrattamente il draft della norma, ci si accorgerà immediatamente che i requisiti relativi al sistema documentale sono più vaghi, meno stringenti e che si fa riferimento per la prima volta a qualcosa di completamente nuovo che va sotto il nome di “documented information”.
La terminologia "informazione documentata" va a sostituire due termini ai quali eravamo ormai abituati da anni e che sapevamo perfettamente come gestire: stiamo parlando dei “documenti” e delle "registrazioni".

Pensando ai documenti e alle registrazioni, era inevitabile che ci venisse in mente qualcosa di classico: una procedura cartacea, un modulo, un test di validazione di un processo.
La nuova ISO 9001:2015 fa riferimento, invece, a qualcosa di decisamente più ampio che va a includere, ad esempio, il linguaggio utilizzato per redigere queste informazioni documentate, l’eventuale versione del software utilizzato, i mezzi di supporto con i quali tratteniamo l'informazione (che possono essere cartacei o elettronici) e molto altro. Un'informazione documentata può essere un diagramma di flusso, un dvd o una checklist, senza alcuna distinzione.

A questo punto qualcuno potrebbe obiettare che anche la ISO 9001:2008 parli di informazioni citando il supporto con il quale vengono condivise e che, quindi, non sia cambiato asolutamente nulla. Se ci si sforza, però, di andare al di là di una lettura superficiale si vedrà che la prospettiva è completamente diversa e che la norma attuale ha dovuto forzare la mano per provare, senza riuscirci in pieno, ad adattarsi ai tempi che stavano cambiando.
La nuova ISO 9001:2015, invece, dà per scontato che le informazioni possano essere qualcosa di completamente diverso dai documenti e dalle registrazioni ma, soprattutto, estende la definizione "informazioni documentate" a tutte quelle informazioni che l'organizzazione ritiene di dover mantenere sotto controllo e conservare senza specificare e imporre quali debbano essere!

Scusate se è poco.

Chi avrà voglia di comprendere a fondo lo spirito con il quale è stato scritto il nuovo documento si accorgerà di come esso si rivolga per la prima volta a organizzazioni considerate come "adulte" e in grado di stabilire da sole quali siano le informazioni davvero importanti da documentare, gestire e controllare.
Si aprono finalmente le porte a una nuova flessibilità nella gestione delle informazioni e lo si fa anche in vista di un miglior recepimento dello standard all'interno dei diversi ambiti di applicazione.

Facciamo subito un esempio: pensate alla validazione o al controllo di un processo fatti in elettronico invece che in cartaceo e alla grande libertà di gestione che ne deriva grazie alla ISO 9001:2015.
Il rovescio della medaglia, ovviamente, è che dovrete stabilire autonomamente come comportarvi riguardo all'integrità dei dati e all'accesso e alla disponibilità delle informazioni anche in campi considerati non tradizionali.

Ma non è tutto.

Chi si è preso del tempo per soffermarsi sull'analisi della struttura della bozza della nuova ISO 9001:2015 avrà visto che le poche indicazioni relative al sistema documentale non risiedono più al paragrafo 4.2 ma sono state spostate al 7.5.
Certo, si potrebbe pensare che si tratti di un cambiamento insignificante e liquidarlo facendo spallucce, magari ridendo dell'abile maquillage dei vecchi contenuti che permetterà di vendere il nuovo standard ma chi ha l'abitudine di considerare la ISO 9001 non come una costrizione o un limite ma come una raccolta di spunti utili a migliorarsi cercherà, forse, di capire il perché di questo spostamento.
La norma del 2008 predica il lavoro per processi ma continua a ragionare per funzioni ed è quindi logico che consideri la preparazione del sistema documentale come un'attività a parte da trattare in maniera avulsa da ogni singolo processo (l'attuale paragrafo 4.2). La nuova ISO 9001:2015, invece, inquadra questa attività all'interno del capitolo "Support" perché deve essere calata all'interno di ogni singolo processo!

Capite la profonda differenza di filosofia che esiste tra le due versioni dello standard? Capite come la 2008 continui a ragionare per compartimenti stagni mentre la 2015 si sforzi di applicare il ragionamento per processi anche al lavoro degli estensori della norma?
Non dovrà più esistere chi progetta un processo e chi, a parte, ne redige la documentazione di supporto perché questo modo di procedere non ha alcun senso.

Ancora una volta, chi è abituato a trattare i supporti documentali come "carta" da delegare al ragazzino che si occupa di Qualità probabilmente non si preoccuperà affatto di andare al di là del proprio naso per capire come mai un gruppo numeroso di esperti, dopo aver raccolto i suggerimenti di tutte le parti interessate, abbia deciso, tra le altre cose, di rivedere completamente la funzione delle informazioni all'interno di un Sistema Qualità. Questo input importantissimo è un regalo per coloro che vogliono fare della Qualità un valore aggiunto, anche attraverso l'individuazione delle informazioni da raccogliere e controllare, lavoro che non può essere scorporato da quello di progettazione dei singoli processi.

Fermatevi un attimo a ragionare e diteci se la maggioranza dei problemi che riscontrate ogni giorno nelle vostre aziende non è dovuta proprio ad una gestione non corretta delle informazioni! Bene, noi siamo convinti che questo baratro che riscontriamo in continuazione in molte realtà possa essere colmato anche grazie al suggerimento, lo ripetiamo, rivoluzionario della futura norma.

Di tutto questo e di come impostare un sistema documentale aderente ai dettami della nuova ISO 9001 abbiamo parlato diffusamente nel nostro libro sulla ISO 9001:2015. Qui vogliamo solamente ricordare alcuni punti dello standard dove si fa un riferimento esplicito alle "documented information". Abbiamo, ad esempio, il paragrafo 4.3 che spiega che lo scopo del sistema qualità debba essere disponibile come informazione documentata (tra l'altro è l'unico requisito che si riferisce chiaramente al Manuale della Qualità) o il paragrafo 5.2 che tratta il tema della Politica della Qualità, specificando anche in questo caso che è un'informazione che va documentata.
Come vedete, le prescrizioni ci sono e qualche paletto nella costruzione delle informazioni di supporto al Sistema Qualità andrà rispettato ma questa nuova versione della norma ci porta a cercare una strada nuova e ci costringe a crescere perché è anche da input come questo che si portano le organizzazioni a fare un passo avanti verso una cultura manageriale.

(L'articolo continua sotto al box in cui ti segnaliamo che alla collana di libri QualitiAmo si è aggiunto un nuovo titolo).

LA COLLANA DEI LIBRI DI QUALITIAMO

"La nuova ISO 9001:2015 per riorganizzare, finalmente, l'azienda per processi" - Si aggiunge alla collana dei libri di QualitiAmo il primo testo che svela i segreti della futura norma.
Dalla teoria alla pratica: il secondo lavoro di Stefania Cordiani e Paolo Ruffatti spiega come migliorare la vostra organizzazione applicando la nuova norma attraverso i suggerimenti del loro primo libro
(Vai all'articolo che descrive il nuovo libro)

"Organizzazione per processi e pensiero snello - Le PMI alla conquista del mercato" - Da una collaborazione nata sulle nostre pagine, un libro per far uscire le PMI dalla crisi.
L’ideatrice di QualitiAmo e una delle sue firme storiche spiegano come usare con efficacia la Qualità.
(Vai all'articolo che descrive il primo libro)

(Vuoi restare aggiornato gratuitamente sulla nuova ISO 9001:2015? Visita ogni giorno la pagina che ti abbiamo linkato.
In calce all'articolo riporteremo quotidianamente un aggiornamento sulla futura norma)

Concludiamo riallacciandoci al discorso che nella futura norma non si faccia più alcuna distinzione tra i documenti generici e le vere e proprie registrazioni.
Esaminando il testo inglese del draft, vediamo che i due termini "maintain" e "retain", che vengono sovente ripetuti associandoli alle parole "documented information", fanno subito pensare alle procedure e alle istruzioni che ci sono necessarie per lavorare bene (il primo) e alle registrazioni (il secondo), cioè al trattenimento delle informazioni necessarie per dimostrare di avere svolto un buon lavoro.
Il paragrafo relativo ai prodotti e ai servizi non conformi, ad esempio, stabilisce che ci debbano essere "informazioni documentate" sulla natura della non conformità riscontrata, sulle azioni intraprese e su ogni concessione decisa. Questo implica, ovviamente, che ci siano registrazioni ma non una procedura come è invece richiesto oggi nella ISO 9001:2008.

Per chi avesse voglia di approfondire il discorso, nella sezione del forum riservata ai lettori del nostro libro (inviate la prova di acquisto a contatti@qualitiamo.com per farvi abilitare) abbiamo discusso di come condurre un audit in organizzazioni dove non ci sia più l'obbligo di mantenere documenti e registrazioni.

PER SAPERNE DI PIU':

La ISO 9001:2015 e la gestione dei rischi


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