STILI DI TIME MANAGEMENT SBAGLIATI

"Non si può tornare indietro sui sentieri del tempo perduto"
(Dal film: "La tigre e il dragone")

A volte crediamo che ci venga "rubato" del tempo solamente dall'esterno e che siano gli altri i reali artefici del nostro cattivo time management ma spesso sono i nostri stessi stili di vita nell'affrontare la gestione del tempo a rendere questo approccio errato. La chiave per imparare a gestire meglio le ore a nostra disposizione è imparare a conoscerci meglio perché la cosa più semplice da gestire è il nostro comportamento. Se, ad esempio, affermiamo che una gestione efficace del tempo è una nostra priorità e che dobbiamo semplicemente organizzarci meglio ma le nostre azioni non corrispondono ai nostri desideri dichiarati, probabilmente c'è un problema. Vediamo, quindi, attraverso quali stili di comportamento autosabotiamo molti dei nostri tentativi di fare un buon time management attraverso le ossservazioni di Susan Ward che classificò le persone mediante diverse tipologie di personalità attraverso lo studio del loro comportamentali standard davanti agli eventi più comuni.

I vigili del fuoco

Per questa prima tipologia di persone, ogni evento è una vera e propria crisi. Chiunque li conosca sa che i "vigili del fuoco" sono perennemente impegnati a cercare di spegnere l'incendio del momento e che non trovano quasi il tempo per fare nient'altro...figuriamoci per pensare seriamente alla gestione del tempo! Che si tratti di una vera emergenza o di un documento che non si trova, il tempo sprecato nella gestione di eventi che non dovrebbero essere quotidiani è infinito. La loro impressione è che i compiti continuino ad accumularsi senza che possano nemmeno immaginare come affrontarli, visto che vivono in un'emergenza perenne.
Vi ricordate? Ne abbiamo parlato nell'articolo: La gestione delle emergenze in un'ottica di time management

Le persone che non sanno dire "no"

Chi non riesce mai a dire "No" a nessuno si obbliga a cercare di accontentare tutti e, ovviamente, non ha il tempo per fare tutto ciò che gli viene richiesto. Di conseguenza, nessuno dei compiti che accumula riceve l'attenzione dovuta e la maggior parte rimane a metà o viene completata male.
Vi rimandiamo al nostro articolo: Time management: imparare a dire no

Chi è troppo rilassato

Anche essere troppo rilassati e farsi scorrere le cose addosso senza preoccuparsene crea problemi, soprattutto quando inizia a interferire con la capacità che queste persone hanno di completare le attività che vengono loro affidate. Va bene non farsi soffocare dallo stress ma iniziare ad essere affidabili e a svolgere i compiti che ci vengono affidati è doveroso.

I chiacchieroni

Le persone nate per socializzare hanno una straordinaria capacità comunicativa ma, a volte, tendono ad esercitarla in ogni occasione, facendo diventare ogni interazione una conversazione troppo lunga, specialmente se quello che le aspetta è un compito spiacevole da svolgere che vorrebbero rimandare. Rilassiamoci pure davanti alla macchinetta del caffé e dedichiamoci a qualche minuto di chiacchierata serena con i colleghi perché le pause sono fondamentali in un'ottica di produttività ma non dimentichiamo che troppe interruzioni non ci permetteranno di rispettare i programmi che avevamo fatto.

I perfezionisti

"Perfezione" è la loro parola d'ordine e sentono che nessun lavoro affrettato potrà mai essere un buon lavoro. Rifinire i compiti in un modo che per loro sia soddisfacente diventa un tale problema che, per riuscire a fare tutto, non avrebbero bisogno di più tempo a disposizione ma di una vita aggiuntiva!

Individuati questi profili, Susan Ward ci spiega che molte persone scambiano il monitoraggio del tempo con la gestione del tempo, tenendo religiosamente traccia di tutto ciò che fanno ogni giorno ma poi smettendo di farlo all'improvviso semplicemente perché questa abitudine non ha prodotto cambiamenti positivi nel loro time management. Il problema è che tenere traccia di come si trascorre il tempo non significa gestirlo ma, semplicemente, rendersi conto di come, spesso, si sprecano minuti e ore e prenderne coscienza. Se il monitoraggio è una fase preliminare, il time management o gestione del tempo consiste nell'apportare modifiche a questo modo di impiegare il tempo.

La studiosa ci spiega che dovremmo fare un'analisi delle nostre giornate cercando di capire quanto tempo passiamo effettivamente a spegnere gli incendi rappresentati da una telefonata inaspettata che ci comunica un'emergenza, una riunione convocata all'iimprovviso o la gestione di un errore commesso per la troppa fretta e quanto svolgendo compiti che avevamo effettivamente programmato. E quale percentuale della giornata passiamo a evitare di svolgere i compiti che ci sono stati affidati o a fare ciò che non dovremmo fare ma che abbiamo accettato di svolgere per non far rimanere male la persona che ce l'ha chiesto? Quanto, infine, perdendo tempo in chiacchiere o rifinendo inutilmente un lavoro che era già buono?

Non vi siete riconosciuti in nessuna delle categorie individuate dalla Ward? Ve ne proponiamo altre che sono estremamente diffuse.

Rinunciare prima ancora di iniziare

Molti hanno provato a mettere in atto strategie per la gestione del tempo e hanno fallito, quindi presumono che si verificheranno gli stessi risultati con qualsiasi altro tentativo e rinunciano in partenza. In realtà, siamo tutti diversi e bisogna semplicemente trovare ciò che funziona per noi.

Da nessun programma a una programmazione troppo pesante

Ci sono pochissime persone che possono fare questo salto e avere successo nel loro time management perché, se non siete assolutamente abituati a fare programmi e, all'improvviso, vi trovate ad avere programmate anche le piccole pause, potreste ottenere l'effetto contrario da quello voluto e sprecare ancora più tempo di prima. Ci vuole tempo per cambiare una routine e bisogna fare un passo alla volta.

Rinunciare appena qualcosa va storto

È importante ricordare che la vita accade mentre noi stiamo pensando ad altro e che bisogna sempre fare i conti con qualcosa di imprevisto, consentendo degli aggiustamenti ai nostri programmi. È sempre meglio seguire metà del piano che nessun piano, non credete?

Concentrati sui fallimenti e mai sui successi

Le battute d'arresto fanno parte della crescita e del processo di miglioramento, quindi bisogna imparare a concentrarsi sui successi ma anche a imparare dai fallimenti. Pensare solamente agli errori e mai a ciò che abbiamo fatto bene e ai nostri progressi potrebbe frustrarci inutilmente.

Fare ciò che piace e non ciò che si dovrebbe

Scegliere di fare cose che ci piacciono ma che hanno una priorità bassa e ignorare i compiti più importanti è un grosso problema perché stabilire e rispettare le giuste priorità è una parte enorme del successo di un programma di gestione del tempo. Rimandare i compiti meno desiderabili significa, alla lunga, aprire la porta alla procrastinazione.

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