EFFICACIA DEL SISTEMA

Si definisce come "efficacia di un sistema" la sua capacità di raggiungere lo scopo per il quale è stato costruito e gli obiettivi che gli sono stati associati.

Il punto 5.3 della ISO 9001 richiede che il top management si assicuri che la politica per la qualità includa un impegno a migliorare l'efficacia del sistema qualità in maniera continua.

Il punto 5.5.3 della norma richiede che la Direzione metta in opera una comunicazione efficace relativamente all'efficacia del sistema di gestione della Qualità.

Il punto 5.6.3 si assicura che gli output derivanti dal riesame della Direzione includano ogni decisione e azione relative al miglioramento dell'efficacia del sistema Qualità.

Il punto 8.1 chiede in maniera specifica che l'organizzazione pianifichi, implementi, mantenga monitorato, misuri e analizzi i processi necessari al miglioramento dell'efficacia del sistema Qualità in maniera continua.

Infine, il punto 8.5.1 chiede alle organizzazioni di migliorare l'efficacia del sistema Qualità in maniera continua.

In passato si è supposto - erroneamente - che, se le persone seguivano le procedure documentate, il sistema potesse essere considerato efficace. Questo, però, non era lo scopo per cui un'organizzazione avrebbe dovuto costruire un sistema. Lo scopo, infatti, dovrebbe essere garantire dei risultati. Un sistema, pertanto, è efficace solo se si può dimostrare che i risultati desiderati sono stati raggiunti.

Ma quali sono i risultati desiderati? Semplicemente la conformità alla norma ISO 9001 oppure questa conformità è un semplice sottoprodotto?
La conformità alla ISO 9001 non dovrebbe essere il risultato desiderato ma un risultato desiderabile. L'efficacia del sistema, dunque, non si misura con la conformità alla norma ma in base al fatto che il sistema faccia sì che le esigenze e le aspettative delle parti interessate vengano soddisfatte. E' questo, infatti, il vero motivo per cui un sistema di gestione della Qualità esiste.

Per determinare l'efficacia del sistema, pertanto, è necessario:

• Identificare i bisogni e le aspettative delle parti interessate
• Determinare gli obiettivi quantificabili in base a queste esigenze e aspettative, in modo da consentire una loro misurazione
• Identificare i dati che devono essere raccolti per misurare il raggiungimento degli obiettivi
• Prevedere nel processo in questione i mezzi necessari per raccogliere i dati
• Raccogliere e analizzare i dati
• Determinare se gli obiettivi predefiniti siano stati raggiunti. L'eventuale divario è la misura dell'efficacia del sistema

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(continua...)

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