Project management - Le caratteristiche di un sistema complesso adattativo

di Staff di QualitiAmo

(Prima parte)

Continuiamo il nostro discorso sul project management, esaminando le caratteristiche che costituiscono l'ossatura di un sistema complesso di tipo adattativo.

Gerarchia

I grandi sistemi, spesso, sono costituiti da sotto-sistemi e i sotto-sistemi di una certa grandezza sono costituiti, a loro volta, da sotto-sistemi più piccoli.
Questo comportamento è spesso descritto come "nidificato" e ricorda un po' le matrioske, le tipiche bambole russe che si inseriscono una dentro l'altra apparentemente all'infinito.

Allo stesso modo, chi lavora su un progetto è parte di un team di progettisti. Le interazioni tra i membri del team possono essere considerate come un sotto-sistema che fa parte del grande sistema costituito dai reparti di un'azienda, e così via. Si può arrivare ad avere molti livelli gerarchici in un sistema che si identifica, ad esempio, in una realtà grande o molto complessa.

Le strutture di suddivisione del lavoro alle quali siamo abituati non sono altro che modi comuni di rappresentare un sistema costituito da gerarchie nidificate. In questo modo, anche un progetto può essere percepito secondo un certo numero di livelli, a seconda del centro di interesse dello spettatore.

Comunicazione

All'interno di un sistema complesso, tra i suoi elementi vengono continuamente scambiate informazioni sul suo stato di salute e su quello dell'ambiente in cui opera. Ad esempio, senza che nessuno abbia insegnato loro come farlo, i lavoratori di un'organizzazione comunicano tra loro rapidamente eventuali modifiche dell'organizzazione che potrebbero riguardarli.

Si noti, però, che la rapidità delle comunicazioni e la loro precisione non vanno necessariamente di pari passo, come avrà notato chiunque abbia giocato almeno una volta al telefono senza fili.

I progetti hanno due canali dedicati alle comunicazioni: quello formale e quello informale. È importante, però, che un project manager mantenga uno stretto controllo sulle comunicazioni informali, che devono essere di supporto e non minare gli schemi formali di comunicazione.

Controllo

Perché un sistema mantenga una certa stabilità, è necessario esercitare controlli continui.
Il controllo permette di tenere insieme un sistema e lo mantiene stabile nel suo funzionamento.
Ad esempio, nel corpo umano esiste una sorta di termostato che si dà da fare per mantenere una temperatura corporea confortevole inducendo, a seconda dei casi, sudorazione o brividi. In un gruppo di lavoro le due condizioni che mantengono la squadra unita ed efficiente sono:

• un clima emotivo congeniale;
• il rispetto delle regole del gruppo.

Se un membro della squadra fa qualcosa per disturbare gli altri membri del team, occorre intervenire al più presto per ristabilire all'interno del gruppo il clima desiderato.

Il sistema e le sue parti

Spesso nei sistemi complessi, a un certo livello, emergono alcune proprietà che possono non essere evidenti nei livelli inferiori. Queste proprietà si basano sull'interazione stabile tra i diversi elementi del sistema e derivano dalla somma delle sue parti venendo, però, ad essere qualcosa in più di questa semplice somma.
Per esempio, quando sono separate, le parti di una bicicletta non costituiscono un sistema di grande interesse. Tuttavia, se ben combinate, la capacità di queste parti è nettamente maggiore della semplice somma delle loro capacità individuali.

Fase di transizione

Un sistema complesso adattativo può improvvisamente assumere una nuova forma in risposta al cambiamento delle condizioni in cui opera. Il risultato sarà che avremo lo stesso sistema, solo con proprietà diverse.
Cartesio, nelle sue "Meditazioni metafisiche", descrisse il passaggio di un pezzo di cera dalla forma solida alla forma liquida, chiedendosi come facciamo a sapere che si tratta dello stesso pezzo di cera di prima, dato che non appare più lo stesso. Oggi diremmo che la scienza ci conferma che si tratta del medesimo sistema di atomi e molecole, solamente in una fase diversa.

Non-linearità

La non-linearità di un sistema è causata da un "feedback positivo" che induce il cambiamento.
Questa caratteristica è in contrasto con il controllo, che può essere visto come un processo di "feedback negativo" teso a mantenere la stabilità del sistema.
Per esempio, il famoso gruppo pop dei Beatles ebbe solo un successo discreto fino a quando Ringo Starr non sostituì il batterista originale. Sebbene si possa dire che Ringo non fosse più bravo dell'altro batterista, interagì con il gruppo in modo tale che si venne a creare uno dei gruppi di maggior successo della storia della musica.

Questo può succedere anche in un team di progetto, dove l'adattabilità viene adottata in risposta ai cambiamenti dell'ambiente. Il sistema si adatta in modo da riuscire a sopravvivere e a mantenere la propria coerenza interna in relazione all'ambiente.

Dipendenza dalle condizioni iniziali

Questa caratteristica viene anche definita "effetto farfalla". Nel 1972 il meteorologo Edward Lorenz sottolineò che differenze anche piccole nelle condizioni iniziali di un sistema complesso (come, ad esempio, una farfalla che sbatte le ali in Brasile) potessero produrre effetti imprevisti e spesso catastrofici in un'altra parte del mondo (come un tornado in Texas).
Rapportando queste considerazioni a un progetto, una variazione nelle condizioni dell'ambiente in cui matura il progetto può influenzare notevolmente le prestazioni dei componenti del team di progettazione.

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