COME PUO' ESSERCI UTILE IL PRINCIPIO DI PARETO NELLA ISO 9001, NELLA ISO 14001 E NELLA ISO 45001?

"Concentrandoci sulle poche cose che contano, possiamo migliorare notevolmente la qualità e la quantità dei nostri risultati. Fare meno non significa essere pigri. Non cedete a una cultura che valorizza il sacrificio personale rispetto alla produttività personale"
(Timothy Ferriss)

"Se non state dedicando l'80% del vostro tempo al 20% delle attività che vi danno il massimo rendimento, state sprecando la vostra vita"
(Anonimo)

"Concentrarsi sulle poche attività essenziali è ciò che fa la differenza tra fare le cose e girare a vuoto"
(Leo Babauta)

La legge di Pareto, o principio 80/20, è una "legge di potenza", cioè mostra un particolare tipo di relazione in cui la maggior parte delle interazioni è molto localizzata, ed è poi seguita da un brusco calo; dopodiché, a mano a mano che vi spostate più lontano, tali interazioni diventano più rare. Ecco alcuni esempi:

- l'80% delle relazioni si ha con il 20% dei vicini di casa;
- l'80% dei crimini è causato dal 20% dei criminali;
- il 20% delle strade causa l'80% degli incidenti;
- il 20% della nostra rubrica scatena l'80% dei messaggi su WhatsApp;
- il 20% delle parole in una lingua costituisce l'80% di quelle comunemente utilizzate

Se pensate che si dice che Pareto abbia notato che il 20% delle piante di piselli che crescevano nel suo giardino produceva l'80% dei piselli e che questo lo avrebbe portato a considerare distribuzioni simili in altri ambiti, non è affatto male come risultato, vero?

Il principio di Pareto è uno strumento utile in diversi campi, dal quality management (fu Joseph M. Juran, un ingegnere della qualità, a renderlo popolare chaimandolo "il principio vitale delle poche cose importanti e delle molte cose banali") a quelli della ISO 14001 e della ISO 45001. Inziamo subito a vedere come può aiutarci nell'ambito di un sistema qualità progettato secondo la ISO 9001.

1. Analisi dei difetti di produzione: in un contesto produttivo, è possibile applicare il principio di Pareto per identificare che l'80% dei difetti proviene dal 20% delle cause. Ad esempio, se si analizzano i difetti di un prodotto, si può scoprire che solo alcune macchine o processi specifici sono responsabili della maggior parte dei problemi. Concentrando gli sforzi su questi pochi fattori, si possono ottenere miglioramenti significativi nella qualità del prodotto.

2. Gestione dei reclami dei clienti: nella gestione della qualità, il principio dell'80/20 può essere utilizzato per analizzare i reclami dei clienti. Spesso, l'80% delle lamentele deriva dal 20% dei prodotti o dei servizi offerti. Identificando questi elementi critici, un'organizzazione può indirizzare i propri sforzi per risolvere le problematiche principali e migliorare la soddisfazione del cliente in modo più efficace.

3. Ottimizzazione dei processi aziendali: nell'ambito della ISO 9001, il principio di Pareto può essere applicato per identificare i processi aziendali che influenzano maggiormente la qualità. Spesso, una minoranza di processi è responsabile della maggior parte dei problemi di qualità. Ottimizzando questi processi chiave, un'organizzazione può ottenere miglioramenti significativi con un investimento relativamente contenuto di risorse.

4. Gestione dei fornitori: nella gestione dei fornitori, si può applicare il principio dell'80-20 per identificare che l'80% dei problemi deriva dal 20% dei fornitori. Concentrandosi su questi fornitori critici per migliorarne le prestazioni o per sostituirli, l'organizzazione può ridurre drasticamente il numero di non conformità legate alla fornitura.

5. Pianificazione degli audit interni: in fase di pianificazione degli audit interni, si può utilizzare il principio di Pareto per identificare le aree che generano il maggior numero di non conformità. Concentrando le attività di audit su queste aree critiche, si può migliorare l'efficienza degli audit e ottenere risultati più significativi.

6. Gestione delle scorte e della logistica: nell'ambito della gestione delle scorte, la regola dell'80/20 può rivelare che l'80% del valore delle scorte proviene dal 20% degli articoli. Concentrando gli sforzi di gestione su questi articoli ad alto valore, si può ottimizzare il flusso di cassa e ridurre i costi di stoccaggio.

Passiamo adesso alla ISO 45001:

1. Analisi degli incidenti sul lavoro: applicando il principio di Pareto, si può scoprire che l'80% degli incidenti sul lavoro è causato dal 20% delle situazioni pericolose o delle pratiche non sicure. Identificare e mitigare questi rischi principali può portare a una riduzione significativa degli incidenti, migliorando la sicurezza sul lavoro in modo efficiente.

2. Gestione dei rischi per la salute e la sicurezza: nella gestione dei rischi, il principio dell'80-20 suggerisce che una piccola percentuale di rischi è responsabile della maggior parte dei potenziali danni o delle perdite. Concentrando l'analisi e le risorse su questi pochi rischi critici, l'organizzazione può proteggere efficacemente i lavoratori senza disperdere le risorse su rischi minori.

3. Formazione del personale sulla sicurezza: spesso, la maggior parte degli incidenti o delle violazioni delle norme di sicurezza deriva da un numero limitato di comportamenti o pratiche non sicure. Identificare questi comportamenti attraverso l'analisi di Pareto consente di focalizzare la formazione e la sensibilizzazione su questi aspetti specifici, riducendo così in modo significativo il numero di incidenti.

4. Controllo delle attrezzature e delle macchine: in molti contesti industriali, un numero limitato di attrezzature è responsabile della maggior parte degli incidenti o dei guasti. Applicando il principio di Pareto, si possono identificare queste attrezzature critiche e concentrare su di esse le attività di manutenzione preventiva e di controllo, migliorando la sicurezza generale dell'ambiente di lavoro.

5. Monitoraggio delle near miss: l'analisi delle segnalazioni di near miss (quasi incidenti) attraverso il principio di Pareto può rivelare che una piccola percentuale di situazioni è responsabile della maggior parte delle segnalazioni. Concentrandosi su queste situazioni ad alto rischio, l'organizzazione può prevenire incidenti più gravi prima che si verifichino.

E infine ecco l'applicazione nella ISO 14001:

1. Gestione dei rifiuti: applicando il principio di Pareto alla gestione dei rifiuti, è possibile scoprire che l'80% del volume o dell'impatto ambientale dei rifiuti proviene dal 20% delle attività produttive o delle linee di produzione. Concentrandosi su queste fonti principali, l'organizzazione può ridurre significativamente la quantità di rifiuti generati e migliorare la propria sostenibilità ambientale.

2. Monitoraggio delle emissioni: in molte organizzazioni, una minoranza di fonti di emissioni (20%) può essere responsabile della maggior parte delle emissioni di gas serra o altri inquinanti (80%). Identificando e intervenendo su queste fonti principali, l'azienda può ridurre in modo significativo il proprio impatto ambientale, contribuendo al rispetto delle normative e al raggiungimento degli obiettivi di sostenibilità.

3. Gestione delle risorse naturali: nell'ottica della gestione sostenibile delle risorse, si potrebbe scoprire che il 20% delle attività consuma l'80% delle risorse naturali come acqua, energia o materie prime. Intervenendo su queste attività ad alto consumo, l'organizzazione può ottenere risparmi significativi e migliorare la propria efficienza energetica e idrica.

4. Conformità normativa ambientale: il principio dell'80-20 può essere utilizzato per analizzare le non conformità ambientali, spesso rivelando che una piccola percentuale di cause è responsabile della maggior parte delle violazioni normative. Concentrando gli sforzi su queste aree critiche, un'organizzazione può ridurre drasticamente il rischio di sanzioni e migliorare la propria conformità.

5. Sensibilizzazione e formazione del personale: la Legge di Pareto può rivelare che l'80% degli errori o delle pratiche non sostenibili è attribuibile al 20% dei dipendenti o delle attività lavorative. Mirando la formazione e la sensibilizzazione su queste aree, si può migliorare l'efficacia delle iniziative ambientali e promuovere comportamenti più sostenibili all'interno dell'organizzazione.

Suggerimenti pratici

Inquadrata l'importanza che questo semplice pricnipio può avere nelle vostre vite professionali, eccovi qualche consiglio estremamente operativo per metterlo bene a frutto:

• prima di un audit, analizzate i risultati degli audit interni precedenti e identificate il 20% delle aree o dei processi che hanno generato l’80% delle non conformità. Concentratevi su queste aree durante l'audit per migliorare significativamente la conformità complessiva
• al termine di un audit, elencate tutte le non conformità rilevate. Successivamente, applicate il principio di Pareto per determinare quali pochi fattori o processi sono responsabili della maggior parte dei problemi. Concentrate gli sforzi di miglioramento su queste aree, anziché disperdere le risorse su problemi minori
• se scoprite che l'80% degli errori operativi deriva dal 20% delle procedure non comprese bene, organizzate sessioni di formazione mirate su queste procedure critiche. Questo non solo migliorerà le competenze del personale ma ridurrà significativamente anche gli errori operativi
• durante la pianificazione delle ispezioni, considerate che l'80% dei rischi è probabilmente concentrato nel 20% delle aree operative. Programmate ispezioni più frequenti in queste aree ad alto rischio per identificare e correggere eventuali problemi prima che diventino critici
• se un piccolo numero di fornitori è responsabile della maggior parte delle forniture critiche, dedicate più tempo alla gestione delle relazioni con questi fornitori. Controllate regolarmente la loro conformità ai requisiti di qualità, ambiente e sicurezza, poiché migliorare le loro performance avrà un impatto significativo sull'intero sistema
• analizzate i piani di risposta alle emergenze e identificate le poche tipologie di incidenti che hanno il potenziale di causare l'80% dei danni o delle interruzioni operative. Rafforzate i piani di risposta per questi scenari specifici, assicurandovi che le procedure siano chiare e che il personale sia addestrato a rispondere efficacemente
• identificate le poche persone che hanno l'influenza maggiore sulla cultura della qualità, della sicurezza e dell'ambiente. Concentrate gli sforzi di comunicazione e coinvolgimento su questi individui per amplificare l'effetto positivo delle iniziative aziendali

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** La ISO 9001:2015 **

** La ISO 9001 **