LA DOCUMENTED INFORMATION NELLA ISO 9001:2015

(Tratto dal libro: "La documented information nella ISO 9001 2015 di Paolo Ruffatti)

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Cosa fare della documentazione di un SGQ già esistente: cosa conservare, cosa cambiare e cosa buttare

Cosa dice la nuova Norma circa la documentazione di sistema?

La prima cosa che non cita, è la presenza di un manuale della qualità e relative procedure ISO 9001 documentate.

Perché? È semplice.
La presenza del manuale della qualità era una mal interpretata consuetudine dei primi tempi, gli anni ‘70 del secolo scorso, quando si tentava di portare ad un livello decente di organizzazione - per funzioni, non dimentichiamolo! - le Aziende dei Fornitori che partecipavano alla costruzione delle prime centrali nucleari e alle prime applicazioni di affidabilità degli aerei supersonici.
Io stesso ho contributo come capo officina del nucleare all’Ansaldo di Genova a redigere uno dei primi manuali, per la parte di mia competenza, la Produzione, che in seguito è stato copiato a sproposito, o addirittura venduto a caro prezzo da molte e paludate società di consulenza sulla qualità, nate allora come i funghi.

Questo primo tentativo di manuale fatto da grandi Aziende si applicava ad organizzazioni già mature e di grosse dimensioni (non PMI, ma - diciamo - attorno alle cinquemila persone) e siccome la ISO allora non si occupava di queste cose, ci si rivolse, ricordo, alle norme americane ANSI 51.b articolate in 18 punti.
Diciassette anni dopo, la ISO ingessò questo sistema di organizzazione con le ISO 29001-2-3 riprendendo questi 18 punti e trasformandoli in altrettanti obblighi di procedure. Le 18 procedure dovevano descrivere nel dettaglio l’organizzazione riassunta nel manuale.

Poi, le persone che erano dentro all’UNI ISO capirono al volo che non si poteva pensare di trasmettere pari pari i requisiti di una grande Azienda da cinquemila persone alla fabbrichetta del "sciur Brambilla", ragion per cui emisero le UNI ISO 29001-1-2-3 (e mi rivolgo ai giovani che certamente non conoscono questa storia, non essendo allora ancora nati!) pensate e scritte in un modo che permettesse di applicarle per gradi.
Con la versione 1 infatti ci si rivolgeva ad Aziende che erano pronte a certificare tutta l’Azienda, con la 2 a quelle che escludevano la progettazione, e con la 3 addirittura a quelle che certificavano solo la Produzione.
Ovviamente le grosse Aziende che avevano iniziato questa avventura, avevano capito che per i loro bisogni specifici era necessario dettagliare le 18 procedure aggiungendo numerose Istruzioni Operative (IO). Ricordo ancora che in uno scaffale del mio ufficio, preesisteva da sempre una lunga fila di dox (lunga 6-7 metri) contenenti questa serie di IO che spiegavano da come piantare un chiodo a come progettare uno stadio di turbina di alta pressione (AP) o come saldare le serpentine di una caldaia da 1050 t/ora di vapore.

Dimentichiamoci quindi i manuali grossi un palmo ed ecco la mia proposta di sostituzione.
Niente di eclatante, si intende, e non penso nemmeno di voler imporre il mio punto di vista, sono solo certo di trasformare un documento inutile, come è pensato e strutturato un qualsiasi manuale scritto secondo i punti Norma, in un documento emesso consapevolmente da una Direzione, cioè una dichiarazione in cui si impegna formalmente a gestire la propria Azienda secondo una strategia votata ad ottenere l’efficienza, utilizzando un modello organizzativo pensato per processi.

Prima di vedere cosa scrivere in questa DICHIARAZIONE SOSTITUTIVA DEL MANUALE, vorrei richiamare i due paragrafi iniziali, il 4.1 e 4.2 della nuova Norma, che dicono che essa richiede di dimostrare non tanto e soltanto una loro applicazione formale, ma una convinta adesione, prima di passare al paragrafo 4.3 che li segue e che riguarda proprio il campo di applicazione.
Con il vecchio paragrafo 4.1 “Requisiti dell’SGQ” con cui partiva subito la vecchia Norma, invece, non serviva che l’imprenditore si interessasse dell’impatto generato dalla sua Azienda sul territorio e sulle persone che con essa convivevano, bastava che si occupasse di fare impresa - leggi: fare soldi e basta! E con i modi specifici tutti suoi, più o meno confessabili.
Non era previsto che si occupasse di ciò che può fare l’Azienda, per tenere conto dell’ambiente socio economico e naturale nel quale è inserita, coinvolgendo ogni aspetto delle sue attività, nel benessere economico e sociale di tutti - sia coloro che fanno parte dell’Azienda, sia le persone che vivono all’esterno - impattando sul territorio circostante.

No! Fuori dal cancello ognuno per la sua strada!

Questa simbiosi tra Azienda e territorio, dice la nuova Norma, deve essere, invece, il frutto pianificato e progettato dalla Proprietà/Direzione e quindi è necessario che l’imprenditore dichiari di aver tenuto conto, nel momento del suo inserimento, di tutti gli impatti negativi, ma anche di quelli positivi, che l’Azienda esercita sul sito e sulla popolazione.
Questo accadimento fondamentale deve essere dichiarato e registrato per far comprendere a tutti, le attenzioni che la Direzione/Proprietà intende profondere per migliorare continuamente questo rapporto, compatibilmente con gli accadimenti sociali del momento e quindi variabili.

Per fare questa dichiarazione e modificarla in seguito, secondo me, è bene che queste considerazioni siano incluse nelle discussioni che si generano nell’appuntamento periodico, che rimane immutato in questo cambio di Normativa, e cioè nel Riesame della Direzione.

Insisto in queste considerazioni che possono avere l’odore di aria fritta per chi crede di essere concreto, ma i cambiamenti epocali che porta questa Norma nascono proprio da queste argomentazioni.
Esse mirano a far rivedere all’imprenditore i principi di base che una volta si esaurivano nel solo profitto, l’unica molla che spingeva una moltitudine di imprenditori senza tanti riguardi per il benessere delle persone che collaborano o vivono attorno all’Azienda.

Uno dei lettori di QualitiAmo ha scritto di recente sul forum che il suo manuale era fatto così bene, avendo già presenti molti elementi che sono suggeriti nella nuova Norma (come l’analsi dei rischi), da avere dei dubbi sulla necessità di buttarlo via del tutto. Io gli ho fatto presente, però, che la nuova Norma non vuole più un manuale che segua i punti dello standard, passati da 8 a 10 e che - quindi - già solo per questa ragione dovrebbero portare a una completa revisione del documento.

Ma c’è di più: la ISO con l’Annexe SL ha pensato di imporre alla nuova Norma e a tutte le altre norme che usciranno da oggi in poi, questa “High Level Structure”, che è un modello che sarà assunto da una famiglia estesa di norme che via via saranno emesse e/o modificate in futuro, in modo che si capisca chiaramente che si tratta di aiuti per modernizzare l’Azienda nel suo complesso, passando, appunto, dalla organizzazione per funzioni a quella per processi.
Con questa struttura/modello uguale per tutte le norme di settore - che useranno le stesse terminologie, contenuti comuni, etc. - potranno mantenere immutate tutte le parti relative ai processi di supporto e quindi non sarà più necessario che ogni iter certificativo le debba per forza ripetere e verificare durante gli Audit.

Basterà un manuale/dichiarazione unica, cioè scritta una sola volta, che introduca finalmente come standard la tanto bistrattata certificazione integrata.

(L'articolo continua sotto al box in cui ti segnaliamo che alla collana di libri QualitiAmo si è aggiunto un nuovo titolo).

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"La nuova ISO 9001:2015 per riorganizzare, finalmente, l'azienda per processi" - Si aggiunge alla collana dei libri di QualitiAmo il primo testo che svela i segreti della futura norma.
Dalla teoria alla pratica: il secondo lavoro di Stefania Cordiani e Paolo Ruffatti spiega come migliorare la vostra organizzazione applicando la nuova norma attraverso i suggerimenti del loro primo libro
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"Organizzazione per processi e pensiero snello - Le PMI alla conquista del mercato" - Da una collaborazione nata sulle nostre pagine, un libro per far uscire le PMI dalla crisi.
L’ideatrice di QualitiAmo e una delle sue firme storiche spiegano come usare con efficacia la Qualità.
(Vai all'articolo che descrive il primo libro)

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