QualitiAmo - La Qualità gratis sul web

• Home

Il concetto di "coffee chat", traducibile in italiano come "chiacchierata informale" può essere una strategia molto efficace per migliorare i sistemi di gestione all'interno di un'organizzazione. Si tratta di un incontro informale, solitamente breve, in cui i membri del team possono discutere argomenti di lavoro in un ambiente rilassato, magari davanti a una tazza di caffè.

Questi incontri promuovono una comunicazione aperta e trasparente, facilitando lo scambio di idee e di feedback e aiutano a costruire relazioni più forti e collaborative, essenziali per un team coeso e produttivo. Le conversazioni di questo tipo spesso portano a nuove idee e soluzioni innovative che potrebbero non emergere in riunioni più formali.
Creare spazi informali di dialogo può ridurre lo stress e migliorare il benessere generale delle persone.

Organizzare una coffee chat

la prima cosa da fare per organizzare una coffee chat è definire gli obiettivi che vogliamo raggiungere. Un obiettivo potrebbe essere migliorare la coesione del gruppo, o promuovere la conoscenza reciproca, soprattutto se nel team sono entrate persone nuove o, ancora, favorire la collaborazione.

Esempio: mettiamo che il nostro scopo sia favorire la collaborazione tra l'ufficio tecnico e i reparti produttivi per ottimizzare i processi e risolvere problemi comuni.

Il secondo passo saraà quello di identificare il pubblico target, ad esempio, membri del team, dei collaboratori esterni, dei fornitori, ecc..

Esempio: il nostro target saranno le persone dell'ufficio tecnico e dei reparti produttivi, suddivise in piccoli gruppi misti

Va decisa anche la frequenza degli incontri (settimanale, bisettimanale, mensile), in modo da far diventare queste riunioni informali una sorta di abitudine e non dobbiamo dimenticare di impostare una durata fissa per ogni incontro, idealmente tra i 30 e i 60 minuti.

Il numero di partecipanti dovrebbe essere al massimo di 5-6 persone per mantenere la conversazione gestibile e coinvolgente.

Esempio:

• Frequenza: settimanale
• Durata: 45 minuti
• Numero di partecipanti: 6 persone per incontro (3 dall'ufficio tecnico e 3 dei reparti produttivi)

A questo punto, non resta che creare un invito chiaro e accattivante con tutte le informazioni necessarie (data, ora, ecc.) e promuovere l'iniziativa attraverso email, social media e all'interno dei gruppi di discussione pertinenti.

Esempio:

Oggetto: Invito ai coffee chat settimanali per migliorare la collaborazione tra l'ufficio tecnico e i reparti produttivi

Ciao [Nome],

sei invitato a partecipare ai nostri coffee chat settimanali, dove potremo discutere liberamente di idee, problemi e soluzioni per migliorare la collaborazione tra l'ufficio tecnico e i reparti produttivi.

Dettagli dell'incontro:
- Data: [Data]
- Ora: [Ora]
- Posto: [Sala riunioni secondo piano]

Ti aspettiamo!

Cordiali saluti,
[Il tuo nome]

L'incontro può iniziare con una breve introduzione nella quale si spiega lo scopo della chiacchierata. Se necessario, si può fare un giro di presentazioni dove ogni partecipante dice il proprio nome, ruolo e qualcosa di interessante su di sé.

Esempio:

"Buongiorno a tutti a nome mio e dell'ufficio tecnico. Oggi iniziamo i nostri coffee chats per migliorare la collaborazione tra i nostri reparti. L'obiettivo è creare un ambiente aperto dove possiamo condividere idee e soluzioni."

E' bene preparare alcune domande aperte o argomenti di discussione per facilitare la conversazione. Ad esempio:

• "Qual è una problematica recente creata dall'ufficio tecnico che avete affrontato e come l'avete superata?" (ovviamente vale anche il contrario: chiedere ai membri dell'ufficio tecnico quali problemi hanno avuto con la produzione e come li hanno risolti)
• "Come possiamo gestire meglio la cosa in futuro?"
• "C'è un progetto su cui stai lavorando e di cui sei entusiasta per lo spirito di collaborazione che si è creato tra i reparti o tra le persone?"
• "Hai qualche consiglio utile da condividere con il gruppo?"
• "Come possiamo migliorare la comunicazione tra l'ufficio tecnico e i reparti produttivi?"
• "C'è un progetto su cui stai lavorando che potrebbe beneficiare del feedback del team produttivo?" (e viceversa)

L'organizzatore della chiacchierata informale dovrà agire come moderatore, assicurandosi che tutti abbiano l'opportunità di parlare e che la conversazione rimanga fluida. Sarà bene coinvolgere i partecipanti più timidi con domande dirette e incoraggire tutti a partecipare. Alla fine dell'incontro, bisognerà riassumere i punti principali discussi e ringraziare tutti per la partecipazione.

Esempio:

• Moderazione: "Cominciamo con la prima domanda: quali sono alcune delle problematiche recenti che avete affrontato?"
• Coinvolgimento: "Mario, quali sono alcune delle soluzioni che avete implementato di recente?"
• Gestione del tempo: "Abbiamo ancora 15 minuti, passiamo alla prossima domanda riguardo come possiamo migliorare la comunicazione"
• Riepilogo: "Oggi abbiamo discusso di alcune sfide comuni e di possibili soluzioni per migliorare la comunicazione. Grazie a tutti per le vostre idee"

Come follow-up si invierà un'email con un breve riepilogo della conversazione, eventuali link utili o risorse menzionate e le informazioni per la prossima coffee chat.

Esempio:

Oggetto: Riepilogo della coffee chat e prossimi passi

Ciao a tutti,

grazie per aver partecipato alla chiacchierata di oggi. Ecco un breve riepilogo dei punti discussi:
- Problemi recenti tra UT e PDZ e soluzioni
- Miglioramenti nella comunicazione
- Progetti attuali che necessitano feedback

Il prossimo incontro sarà [Data]. Restiamo in contatto e, per favore, inviatemi il vostro feedback sull'incontro di oggi e suggerimenti per migliorare!

Cordiali saluti,
[Il tuo nome]

Temi e argomenti per le coffee chats

Tra i temi più indicati per le coffee chat, troviamo:

• Strategie per identificare e implementare miglioramenti nei processi aziendali
• Condivisione di best practice
• Tecniche per misurare e migliorare la soddisfazione del cliente
• Esempi di feedback dei clienti e come sono stati gestiti
• Metodi per identificare, valutare e gestire i rischi legati alla qualità
• Discussione sulle opportunità di miglioramento scoperte
• Analisi di casi di non conformità e delle azioni correttive adottate
• Procedure per prevenire la ricorrenza dei problemi di qualità
• Migliori pratiche per la gestione della documentazione ISO 9001, ISO 14001 o ISO 45001
• Strumenti digitali per la gestione delle informazioni
• Programmi di formazione per aumentare la consapevolezza della qualità tra i dipendenti
• Condivisione di risorse educative e materiali di formazione
• Progetti aziendali per ridurre l'impatto ambientale
• Iniziative di sostenibilità implementate e i loro risultati
• Aggiornamenti sulle normative ambientali locali e internazionali
• Strategie per garantire la conformità continua
• Metodi per valutare e mitigare gli impatti ambientali delle attività aziendali
• Strategie per ridurre, riutilizzare e riciclare i rifiuti aziendali
• Successi e sfide nei programmi di gestione dei rifiuti
• Progetti per migliorare l'efficienza energetica e ridurre i consumi
• Condivisione di risultati ottenuti attraverso l'implementazione di nuove tecnologie
• Strategie per coinvolgere dipendenti, fornitori, ecc.
• Discussione di progetti collaborativi e partenariati
• Metodi per identificare e valutare i rischi per la sicurezza sul lavoro
• Analisi di incidenti sul lavoro e le misure adottate per prevenirli in futuro
• Condivisione di best practice per la gestione degli incidenti
• Sviluppo e implementazione di programmi di formazione per la sicurezza
• Valutazione dell'efficacia della formazione e feedback dai partecipanti
• Strategie per promuovere una cultura della sicurezza all'interno dell'organizzazione
• Esempi di iniziative che hanno avuto successo
• Progetti per migliorare l'ergonomia sul posto di lavoro
• Discussione sul benessere dei dipendenti e su come migliorarlo
• Aggiornamenti sulle normative locali e internazionali in materia di sicurezza
• Strategie per mantenere la conformità e migliorare continuamente

Per sfruttare al meglio questi argomenti nei coffee chat:

1. Preparate le domande: preparate una lista di domande aperte relative agli argomenti selezionati per facilitare la discussione
2. Invitare esperti: coinvolgete esperti interni o esterni per condividere conoscenze e esperienze specifiche
3. Condividere risorse: portate documenti, report e articoli che possono arricchire la conversazione
4. Follow-up: dopo ogni coffee chat, invia un riepilogo con i punti salienti della discussione e delle azioni da intraprendere

Per quanto riguarda le best practice, dovreste tenere presenti queste:

• Regolarità: mantenete una cadenza regolare per creare un'abitudine
• Inclusività: assicuratevi che tutti i membri dell'organizzazione abbiano l'opportunità di partecipare, seppure con tempistiche differenti, a questo genere di incontri
• Flessibilità: siate aperti a modificare il formato e la struttura in base ai feedback ricevuti
• Preparazione: preparatevi con argomenti di discussione ma lasciate spazio per le conversazioni spontanee

"La nuova ISO 9001:2015 per riorganizzare, finalmente, l'azienda per processi" - Si aggiunge alla collana dei libri di QualitiAmo il primo testo che svela i segreti della futura norma.
Dalla teoria alla pratica: il secondo lavoro di Stefania Cordiani e Paolo Ruffatti spiega come migliorare la vostra organizzazione applicando la nuova norma attraverso i suggerimenti del loro primo libro
(Vai all'articolo che descrive il nuovo libro)

"Organizzazione per processi e pensiero snello - Le PMI alla conquista del mercato" - Da una collaborazione nata sulle nostre pagine, un libro per far uscire le PMI dalla crisi.
L’ideatrice di QualitiAmo e una delle sue firme storiche spiegano come usare con efficacia la Qualità.
(Vai all'articolo che descrive il primo libro)

(Vuoi restare aggiornato gratuitamente sulla ISO 9001:2015? Visita ogni giorno la pagina che ti abbiamo linkato. Riporteremo quotidianamente tutti i nostri articoli sulla norma)

PER SAPERNE DI PIU':

Tutti gli articoli sulla ISO 9001
ISO 9001
La ISO 9001:2015
Tutti gli articoli sulla ISO 14001
Tutti gli articoli sulla ISO 45001
Tutti gli articoli sulla ISO 42001
Tutti gli articoli sulla ISO 27001