METODO E TECNICHE DI REDAZIONE DEL
RICORSO AL T.A.R. - LA SPIEGAZIONE DI
UN METODO E DI UNA SERIE DI PROCEDURE
UNIVERSALI APPLICABILI A DIVERSI CAMPI.
SEGUIRE UN PERCORSO COMPLESSO
PARTENDO DA DETTAGLI ALL'APPARENZA
INSIGNIFICANTI.
L'IMPORTANZA DELLA SCRIVANIA

Qualche settimana fa, l'avvocato Francesco Turrini Dertenois ci ha contattato per proporci la lettura del suo libro nel quale descrive un metodo per redigere un ricorso al T.A.R.

All'apparenza, il campo legale sembrerebbe lontano anni luce da quello della Qualità ma siamo convinti che esistano regole universali e applicabili a campi diversissimi per arrivare a costruire un insieme di documenti capace di padroneggiare una problematica complessa.
Nel libro si parla di ricorso al T.A.R. ma le idee di fondo che sostengono il discorso generale si adattano perfettamente alla gestione di un progetto, alla costruzione di un fascicolo dedicato a un cliente e a molti altri argomenti più familiari ai nostri lettori. Per questo ne consigliamo la lettura a tutti i curiosi di Qualità ma anche perché di questo libro abbiamo apprezzato moltissimo la facilità di lettura anche per i non addetti ai lavori, la ricchezza di aneddoti che rendono il testo interessante e appassionante e la scrittura coinvolgente.

Nel libro, a parte il dettaglio operativo fornito da esempi concreti su come redigere il ricorso al T.A.R., vengono trattati moltissimi argomenti: si parte dalla costruzione di un fascicolo documentale, per passare alla gestione della posta elettronica e alla determinazione di una deadline. Ci si concentra, poi, sullo studio dei documenti e sull'importanza della creazione di una cronologia affidabile per arrivare alla creazione di una mappa, all'importanza riservata al lessico, alla verifica della coerenza del nostro elaborato e a molto altro ancora...un insieme di suggerimenti che giudichiamo estremamente interessante per tutti coloro che credono - a ragione - che qualsiasi disciplina possa essere affrontata, potendo contare sul metodo corretto.

Dal nostro punto di vista, davvero uno dei libri professionali più interessanti mai letti! Ed eccovi un estratto che, speriamo, interessi a tutti voi: la scrivania.
Buona lettura!

A questo punto dovremmo avere, sia nel computer, sia sulla scrivania, un fascicolo suddiviso in più parti che potremo iniziare a studiare. Questa considerazione dovrebbe suggerire l’idea che scrivania e computer sono entrambi strumenti di lavoro, dal che discende una conseguenza: entrambi devono essere conservati in buona efficienza. Per garantirsi un computer efficiente bisogna rivolgersi ad un esperto. Invece per mantenere l’efficienza della propria scrivania basta tenerla in ordine. Peraltro mi risulta che la prima regola per l’efficienza del computer non differisca tanto da quella relativa alla scrivania visto che consiste nell’installare solo programmi indispensabili: in pratica, anche in questo caso, togliere tutto il superfluo.

Conosco avvocati che dispongono di grandi scrivanie quasi completamente coperte di carte. Alcuni di loro riescono a conservare uno spazio sgombro delle dimensioni di un foglio A4: quei pochi centimetri quadrati liberi sembrano eroici soldati di trincea chiamati a resistere contro l’avanzata dei tartari.
Altri si sono arresi: la scrivania non ha più neanche un centimetro quadrato libero: in altri termini, non è più una scrivania, non ci si può più scrivere nulla; è diventata un archivio, un vuota-tasche, un elemento di arredo, un appoggio per i piedi da usare durante le telefonate; infatti di solito viene adoperato come scrivania un altro tavolo più piccolo, posto di fianco al la scrivania vera, ma anche quello dopo un po’ di tempo inizia ad essere aggredito dalle carte.
La soluzione non è aggiungere tavoli, ma mettere in ordine.

Ricordiamo che, quando si lavora ad un progetto, ci si deve concentrare solo su quello. L’esperienza insegna, e le scienze cognitive confermano, che il cervello umano può affrontare un solo problema alla volta. Se proviamo a dedicarci a due questioni contemporaneamente in realtà oscilliamo tra un problema e l’altro e ci mettiamo complessivamente più tempo di quello che useremmo affrontandone prima una e poi l’altra.

Ho letto da qualche parte che il multitasking è uno dei modi più efficaci per sprecare il proprio tempo. Tutti abbiamo visto, specialmente fra i più giovani, qualcuno che digita un SMS sul suo cellulare mentre sta chiacchierando, mentre mangia e, oltre a tutto questo dà un’occhiata al computer per vedere se non gli sia arrivata per caso un’e-mail (sullo sfondo c’è il televisore acceso, o almeno c’è della musica).
L’efficienza però cala già in modo vistoso quando si tenta di svolgere simultaneamente anche solo due compiti semplici.
La psicologa Yuhong Jiang dell’Università americana di Harvard ha organizzato in proposito un esperimento interessante: chiese a degli studenti di identificare in un’unica fase di lavoro croci colorate e forme chiuse come triangoli o cerchi. Questo compito parve dapprima risibilmente semplice ai giovani studenti dell’università d’élite americana. Essi cambiarono però rapidamente opinione quando si accorsero della loro lentezza e della quantità di errori che facevano. In effetti i partecipanti impiegavano quasi un secondo per premere un pulsante quando vedevano contemporaneamente croci colorate e forme chiuse. Se invece venivano presentate loro in successione prima le croci e poi le forme chiuse, dimezzavano più o meno il tempo della loro risposta. Altre serie di esperimenti dimostrarono inoltre che, attraverso la simultaneità, si producevano più errori.
L’attenzione è infatti assimilabile ad un proiettore con cui la coscienza illumina ciò che è molto importante. Noi disponiamo solo di un unico fascio di luce. Perciò possiamo sempre guidare coscientemente solo un unico evento. Non può esistere un’attenzione divisa fra due attività coscienti. (E ovvio che è possibile guidare un’automobile e al tempo stesso conversare, ma solo perché in molti anni di pratica abbiamo in gran parte automatizzato la guida. Se invece si chiacchiera con un allievo di un’autoscuola, che sta ancora facendo ricorso alla sua attenzione cosciente ogni volta che usa la frizione e cambia marcia, è bene essersi prima agganciati la cintura di sicurezza).
Quando ci sembra di stare seguendo contemporaneamente varie linee d’azione, in realtà l’attenzione salta qua e là. Del resto, neppure il computer domina il multitasking, ma anch’esso si limita a saltare semplicemente da un compito all’altro. A questo fine, però, il tempo viene ripartito in segmenti piccolissimi, destinati ai vari programmi. Il computer passa dall’uno all’altro di questi compiti varie migliaia di volte al secondo, cosicché l’utente ha la sensazione che esso svolga davvero tutti quei compiti simultaneamente e in tempo reale. In ogni caso, però, passa così rapidamente da un programma all’altro e da un compito all’altro che non ci sono perdite di tempo né di prestazioni di elaborazione.
La nostra mente, invece, gestisce molto male le interruzioni. Anche questo fatto ha attinenza con la memoria di lavoro. Avendo una capacità cosi piccola, essa può tenere a disposizione per un uso immediato solo le informazioni per il compito veramente attuale. Quando noi interrompiamo questo processo e ci volgiamo a qualcos’altro, questi dati vanno subito perduti. Se vogliamo riprendere il filo, dobbiamo ricercare le informazioni nella memoria a lungo termine o nell’ambiente.

Questo atteggiamento mentale si deve tradurre anche in un criterio di ordine esterno. Quindi, sulla scrivania dovremo tenere un solo fascicolo (aperto) alla volta. In questo modo, qualunque documento/fax/sentenza arrivi sulla scrivania, per male che vada, resterà nel fascicolo giusto.
Chi tiene sulla scrivania più pratiche aperte inevitabilmente, prima o poi, si troverà a cercare un documento e non lo troverà; a questo punto cercherà di ricostruire su quali altre pratiche stava lavorando in quel periodo per vedere se per caso il foglio fosse finito in un altro fascicolo. Non trovandolo, cercherà qualcuno a cui dare la colpa.

(L'articolo continua sotto al box in cui ti segnaliamo che alla collana di libri QualitiAmo si è aggiunto un nuovo titolo).

LA COLLANA DEI LIBRI DI QUALITIAMO

"La nuova ISO 9001:2015 per riorganizzare, finalmente, l'azienda per processi" - Si aggiunge alla collana dei libri di QualitiAmo il primo testo che svela i segreti della futura norma.
Dalla teoria alla pratica: il secondo lavoro di Stefania Cordiani e Paolo Ruffatti spiega come migliorare la vostra organizzazione applicando la nuova norma attraverso i suggerimenti del loro primo libro
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"Organizzazione per processi e pensiero snello - Le PMI alla conquista del mercato" - Da una collaborazione nata sulle nostre pagine, un libro per far uscire le PMI dalla crisi.
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(Vai all'articolo che descrive il primo libro)

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In calce all'articolo riporteremo quotidianamente un aggiornamento sulla futura norma)

(Seconda parte)

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