PRENDERE NOTA: UN'ARTE DA IMPARARE

di Staff di QualitiAmo

Il valore delle note sta tutto nel loro contenuto: registrazioni pregne di significato e concise sono le candidate migliori a riflettere l'andamento delle discussioni, le decisioni prese e i dati raccolti e sono adatte ad essere studiate, comunicate e utilizzate per condividere la conoscenza all'interno degli ambienti di lavoro. Ma gli appunti presi spesso si basano su qualcuno che ha preso nota di qualcosa e che si tratti del verbale di una riunione, dei requisiti di un cliente o di altro ancora, la storia non cambia: prendere nota è un'arte che si impara e non si improvvisa.

Il primo segreto da apprendere se si vuole puntare ai contenuti e non ad essere ridondanti è scrivere solamente il necessario. Evitate di scrivere tutto quello che potrebbe distrarre voi o altri lettori dagli argomenti principali e cercate di rimanere focalizzati su tutto ciò che è fondamentale per comprendere bene l'argomento.
Stabilite l'importanza e la rilevanza di ogni argomento a seconda degli obiettivi a cui mirate formalizzando ciò che state ascoltando.

Il secondo suggerimento che ci sentiamo di darvi è, naturalmente, quello di ascoltare il più possibile in maniera attiva. La cosa migliore da fare per riuscire a cogliere l'essenza del discorso che stiamo ascoltando è mantenere un atteggiamento mentale aperto senza preconcetti e pregiudizi.

Un'altra cosa da fare per assicurarsi di aver compreso bene tutto a fondo è riassumere i concetti principali.
E' importante fare proprie le informazioni con le quali veniamo a contatto durante l'esposizione che stiamo ascoltando. Per evitare fraintendimenti, cercate di verificare con chi sta parlando ciò che non siete certi di aver capito bene ed, eventualmente, ponete le domande necessarie per accertarvi di aver colto il vero significato del discorso.

Organizzare i contenuti aiuta poi a comprenderli meglio, quindi provate a renderli al meglio dal punto di vista grafico utilizzando colori e caratteri diversi e usando al meglio l'impaginazione.

In ultimo, vi suggeriamo di utilizzare - per quanto possibile - la tecnologia per prendere appunti nel modo migliore. Oggi quasi tutti i documenti sono creati mediante dispositivi elettronici. Portatili, tablet e altri supporti elettronici possono essere davvero immensamente utili per risparmiare tempo quando prendiamo nota di qualcosa e distribuirla immediatamente a tutte le persone necessarie.

Pensate per un attimo a quanto potrebbe aiutarvi saper prendere appunti nel modo migliore per dare una marcia in più alle vostre attività quotidiane.
Un professionista della qualità, infatti, ha almeno le seguenti occasioni per utilizzare al meglio questa tecnica:

• gestire gruppi di lavoro;
• verbalizzare verifiche ispettive;
• riassumere discussioni con i clienti o con i fornitori;
• registrare informazioni;
• formalizzare decisioni;
• verbalizzare riunioni

è dunque bene assicurarsi di apprenderla al meglio, giusto?

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