COORDINARE IL LAVORO

Coordinare un lavoro significa unificare gli sforzi nell'ottica del raggiungimento di un obiettivo e il termine non descrive un particolare insieme di operazioni ma tutte le azioni che portano ad un certo risultato.

Coordinare è fondamentale perché le azioni individuali necessitano di essere sincronizzate per raggiungere il massimo dell'efficienza, così come alcune attività hanno la necessità di essere svolte secondo una certa sequenza per essere efficaci.

Ovviamente si può coordinare un lavoro solamente se le persone che lo svolgono sono in grado di lavorare bene insieme, ovvero se riescono ad integrare le loro attività, a comunicare bene e a "fare squadra".

Gli step che occorrono per coordinare un lavoro

Il primo step per iniziare a coordinare una serie di attività lavorative è la pianificazione.
Pianificare significa decidere cosa debba essere fatto e quando.

Per pianificare come procedere occorre, prima di tutto, dividere il lavoro da coordinare in un certo numero di attività per poi andare a stabilirne priorità, tempistiche e sequenza di svolgimento.

Fatta la pianificazione, occorre iniziare ad organizzare il lavoro. Stabilito cosa debba essere fatto, infatti, occorrerà trovare le persone giuste per svolgere queste attività. Attenzione a stabilire bene i confini tra un'attività (e una persona che la svolge) e l'altra perché le zone grigie creano inevitabilmente problemi nel coordinare tutto l'insieme.

A volte occorre staccarsi dall'organizzazione così come è stata stabilita a livello formale per vedere come in realtà le persone abbiano scelto di lavorare insieme, in modo da studiare da vicino il sistema di relazioni che si è venuto a creare e che, piaccia o non piaccia, è comune a tutte le realtà.
Questo gruppo informale di persone tende ad autodisciplinarsi, liberando così il management dal compito di risolvere problemi che spesso sono imputabili solamente alle barriere che si sono create nel tempo tra i lavoratori.

Prendetevi del tempo per studiare se il sistema informale possa, in qualche modo, essere formalizzato senza creare problematiche a livello sistemico e - in caso contrario - vedete quali parti è possibile salvare.
Sappiate che assecondare almeno parzialmente ciò che già avviene in maniera naturale è il modo migliore di veicolare un cambiamento.

Il terzo step è quello della delega. Assicuratevi che ogni persona che andrete a coordinare sappia bene cosa ci si aspetta da lei e come il suo lavoro si interfaccia con quello degli altri colleghi.
Sapere come vengono collegate le proprie azioni a quelle degli altri lavoratori nell'ottica di raggiungere un obiettivo finale è estremamente importante per far sentire il singolo responsabilizzato.

Un ulteriore step necessario per imparare a coordinare le attività è comunicare bene. Questo non significa solamente imparare a far arrivare al meglio il proprio messaggio agli altri ma anche riuscire a spingere i collaboratori a comunicare bene gli uni con gli altri.
Fate in modo che nessuno possa ricorrere alla famosa scusa del: "nessuno me l'ha detto", insegnando alle persone che sta a loro comunicare chiaramente ciò che hanno bisogno di sapere e segnalare quando queste informazioni mancano.

L'ultimo step riguarda il controllo. Se avete implementato correttamente tutte le fasi elencate sopra, in teoria non dovreste avere problemi nel coordinare al meglio il lavoro che è stato affidato alla vostra squadra. Ovviamente, però, non è sempre così ed è questo il motivo che spinge i manager migliori a monitorare il lavoro e ad esaminare i risultati raggiunti.

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Evitate - però - di essere troppo presenti, in modo da permettere alle persone di risolvere da sole i problemi quotidiani, coordinandosi con i colleghi. Permettete ai membri del vostro team di sviluppare relazioni orizzontali con chi lavora con loro e facilitate i rapporti informali che sono sicuramente più utili del rigido controllo autoritario.

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