ISO 9001 - TRASFERIMENTI CRITICI

Di trasferimenti critici all'interno delle nostre organizzazioni si parla in diversi punti della ISO 9001, da quello che riguarda il controllo della produzione, alla preservazione, al rilascio controllato fino al trasferimento verso il cliente e al post-delivery. Vediamo come gestirli al meglio

di Staff di QualitiAmo

L'analogia botanica e la logistica

Mark Catesby condusse due spedizioni in Carolina, Florida e Bahamas tra il 1712 e il 1726. Come notava sarcasticamente William Byrd nel suo diario: "riempiva costantemente le sue tasche di piume, radici, semi, bacche, ghiande e ritagli e sprecava il suo tempo dipingendo soggetti quotidiani come i delicati fiori viola che sbocciavano sulle viti di patate dolci".

Nei primi decenni del XVIII secolo, ci fu un'incredibile ondata di spedizioni botaniche nelle foreste nordamericane con naturalisti che affrontarono pericoli straordinari per catalogare la flora del Nuovo Mondo. Quegli studiosi e appassionati sapevano bene che tra la raccolta delle piante e la creazione di nuova conoscenza c'era di mezzo la logistica. I campioni recisi che raccoglievano venivano identificati, registrati, i semi raccolti, gli esemplari avvolti in carta o tela mantenuta umida e riposti nel "vasculum" – una scatola metallica foderata di giornali bagnati – e poi imbarcati in barili di legno preparati con cura. Nonostante tutto, il passaggio attraverso l'Atlantico per tornare in Europa restava un'attività estremamente delicata e meno di una pianta su cinquanta sopravviveva al viaggio anche se i botanici utilizzavano barili di legno con giornali umidi e imballaggi protettivi al loro interno.

La botanica dell'epoca dipendeva strettamente da protocolli d'imballo e condizioni di umidità ben definite: senza la necessaria attenzione, tutte le nuove piante scoperte in quell'epoca sarebbero morte in stiva.

Nelle nostre organizzazioni succede più o meno la stessa cosa con i campioni, i semilavorati più critici, gli strumenti tarati, i documenti originali di collaudo, i dataset di processo, ecc.: se i trasferimenti non sono ben progettati – condizioni, tempi, responsabilità, controlli all'arrivo – le evidenze si degradano: identità perse, contaminazioni, dati fuori range, report che arrivano tardi per il rilascio. In questo caso la ISO 9001 fa la differenza se la adottiamo come metodo.

I requisiti della ISO 9001

Nel punto 8.5.1 della norma si chiede di definire e controllare le condizioni del processo (anche nei passaggi), al paragrafo 8.5.4 si specifica di preservare gli output fino all'uso previsto, nel punto 8.6 si ricorda di rilasciare i prodotti in modo controllato e nell'8.5.5 di curare ciò che avviene dopo la consegna (quando il trasferimento è verso il cliente). I botanici dell'epoca direbbero: imballo, umidità, etichetta, diario di viaggio, verifica all'arrivo.

Il caso pratico e le condizioni di conservazione

Prendiamo un caso tipico. Il reparto lavorazioni manda al controllo qualità un primo articolo venerdì sera. Il pezzo esce dalla linea caldo, viene appoggiato su un carrello, un'etichetta scritta a mano si stacca, il campione sosta tutto il weekend in una zona non definita. Lunedì mattina, la misura desta qualche sospetto; non si capisce se l'anomalia sia reale o effetto di trasferimento (colpo, ossidazione, residui) e si dà il via a dubbi, telefonate e rilavorazioni. Tornando al nostro esempio storico, abbiamo imbarcato il campione senza giornali umidi e senza vasculum; in termini ISO, abbiamo violato la preservazione (8.5.4) e reso problematico il rilascio (8.6).

Come si progetta allora un trasferimento? La regola d'oro è che ogni "pianta" viaggia con il suo micro-clima e la sua identità. I botanici dell'epoca definivano umidità e contenitori; noi definiamo le condizioni minime di conservazione: contenitore fisico (box antiurto, busta sigillata), finestra temporale massima in wip, limiti ambientali (temperatura/contaminazione), identificazione univoca leggibile (id, lotto, disegno, revisione), e una scheda di trasferimento che segue il pezzo come un diario di campo (origine, destinazione, ora di consegna, presa in carico, condizione all'arrivo).

Quando il passaggio è digitale, il "vasculum" diventa un formato non editabile, il codice di controllo del file, il controllo delle versioni e un luogo di archiviazione definito. Si tratta della traduzione operativa dei punti 8.5.1, 8.5.4 e 8.6.

Questo impianto regge anche quando il trasferimento esce dai nostri stabilimenti, con corrieri e terzisti. Per i colli speciali serve un piano d'imballo esplicito e una vendor scorecard che pesi la conformità alle istruzioni particolari: integrità del collo, rispetto dei tempi massimi, tracciabilità dell'id, incidenti, ecc. Se non rendiamo tutto questo visibile nella valutazione dei fornitori, saremo sempre esposti a rischi nel processo di trasferimento dei nostri prodotti o servizi.

Checklist operativa per i trasferimenti

Per i trasferimenti più critici, abituiamoci a creare una sorta di finestra operativa con:

• condizioni minime di conservazione:
  • contenitore
  • limiti ambientali
  • tempo massimo in wip - work in progress
  • luogo sicuro
• identità e tracciabilità:
  • id univoco (qr)
  • legame con ordine/lotto/disegno
  • versione dei documenti
• scheda di trasferimento:
  • origine/destinazione
  • data/ora
  • presa in carico nominativa
  • controllo all'arrivo
• preservazione digitale (se dati):
  • formato bloccato
  • checksum
  • percorso di archiviazione
  • permessi
• rilascio:
  • criterio chiaro (chi firma, su quali evidenze)
  • blocco modifiche post-rilascio

Due note finali completano il quadro: primo: scegliete pochi indicatori sentinella e controllateli ogni settimana. Funzionano benissimo "percentuale di trasferimenti critici con controllo all'arrivo eseguito", "tempo fine lavorazione → archiviazione dell'evidenza", "contraddizione tra id fisico ↔ report". Sono il nostro equivalente moderno del diario di bordo: non raccontano tutto, ma avvertono prima che una "pianta" muoia. Secondo: effettuate piccoli investimenti che vi torneranno molto utili come etichette più robuste, box dedicati, un armadietto per le evidenze, un form di presa in carico su smartphone, ecc.

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