RIESAME DI DIREZIONE: RICAVARNE IL MEGLIO
Come organizzare e svolgere il riesame di direzione per ricavarne il massimo valore aggiunto?
La ISO 9001:2015, al punto 9.3, richiede che venga effettuato periodicamente il riesame di direzione del sistema di gestione della qualità di un'organizzazione. Se ben sfruttato, questo momento così particolare offre un'importante opportunità per un responsabile della qualità di presentare all'alta dirigenza un rapporto sullo stato di salute della qualità dell'organizzazione.
Spesso chi partecipa a questo genere di incontri si lamenta perché, a suo modo di vedere, queste riunioni sono uno spreco di tempo perché le informazioni sono già disponibili e basterebbe consultarle. Chi la pensa in questo modo crede anche che il riesame di direzione vada fatto solamente per compiacere l'auditor che vorrà vedere se tutti i requisiti della ISO 9001 siano stati rispettati. In realtà, però, le cose stanno in modo ben diverso e sta proprio ai professionisti della qualità, oltre che ai dirigenti, fare in modo che questo momento così importante fornisca valore aggiunto al lavoro svolto nell'ambito della qualità.
Vediamo, quindi, come possono essere strutturati questi incontri
per aggiungere valore.
La chiave è capire l'intento dei
i requisiti della norma che riguardano il riesame della direzione. Il paragrafo 9.3 della ISO 9001:2015 afferma che l'alta direzione deve riesaminare il sistema di gestione della qualità dell'organizzazione
a intervalli pianificati per assicurarne la continua idoneità, l'adeguatezza, l'efficacia e l'allineamento con gli indirizzi strategici dell'
organizzazione.
Il primo intento dello standard è quello di garantire una continua idoneità del sistema qualità, quindi è proprio da qui che bisogna partire, chiedendosi cosa è cambiato nell'organizzazione o nel
sistema di gestione a partire dall'ultimo riesame di direzione che potrebbe rendere il sistema qualità non più idoneo o meno idoneo a rispondere alle necessità dell'azienda. Sono molti i cambiamenti che possono avvenire nel tempo all'interno di un'organizzazione a causa delle nuove politiche adottate, delle strategie implementate o dei fattori esterni.
Prendiamo come esempio il recente picco di attacchi informatici che stanno diventando sempre più sofisticati e che colpiscono sempre di più le aziende. Le organizzazioni devono
determinare come prevenire questo tipo di attacchi o ridurne l'impatto e questa
è la mitigazione del rischio correlato all'Information Technology che, dato che gli attacchi informatici hanno una portata sempre più vasta e sono in rapida evoluzione, deve tenere il passo esaminando qualsiasi
nuova potenziale vulnerabilità informatica, modificando le politiche e le procedure IT in modo da anticipare
e prevenire tali rischi per assicurare la
business continuity. Potremmo chiederci, a questo punto, cosa abbia a che fare tutto questo con il sistema qualità ma siamo certi che abbiate capito da soli che un attacco informatico potrebbe impedire a un'organizzazione di servire tempestivamente i propri clienti e potrebbe compromettere dati e informazioni, oltre che mettere
a rischio la proprietà intellettuale dell'azienda.
E tutto questo non ha forse a che fare con la qualità?
Il secondo obiettivo di un riesame della direzione è quello di garantire che il sistema di gestione per la qualità continui a essere adeguato. La questione in gioco, in questo caso, è capire se il sistema qualità sia stato implementato e mantenuto secondo il piano o come concordato. Tutti i controlli richiesti vengono fatti? Le autorità e le responsabilità sono chiaramente definite? I processi vengono riesaminati e viene determinato se sono efficienti ed efficaci? Si sta monitorando l'efficacia dei fornitori?
I riesami della dirigenza devono
anche garantire che il sistema di gestione dell'organizzazione sia efficace. Vediamo da dove possono emergere
indicazioni sulla mancanza di efficacia o di efficienza del sistema qualità.
Se esaminate i risultati della misurazione e del monitoraggio dei vostri processi aziendali, vedete
che le prestazioni sono in linea con le aspettative organizzative?
Ricordate che i cambiamenti fatti per rimuovere le debolezze nel sistema qualità dovrebbero essere considerati come opportunità per il miglioramento. I
riesami delle prestazioni del fornitore sono stati svolti e vengono gestite eventuali situazioni problematiche?
È stato misurato il miglioramento nei confronti degli obiettivi e sono stati stabiliti traguardi più elevati?
I dati provenienti dai clienti vengono attentamente
analizzati? Questi dati possono includere la soddisfazione del cliente e, in caso
di domande a risposta aperta, l'analisi dovrebbe fornire
un'indicazione delle tendenze nei commenti dei
clienti.
Se le riunioni di riesame della direzione affrontano tutti questi argomenti in modo proattivo, questi faccia a faccia con l'alta dirigenza diventano preziosi e forniscono valore aggiunto perché non si limitano a passare in rassegna grafici, tabelle e slide senza alcun costrutto.
Chiudiamo ricordando che ci sono molte percezioni errate sullo svolgimento di un riesame della direzione come, ad esempio, il fatto che il riesame vada fatto una volta all'anno, che debba prendere in esame tutti i requisiti normativi in un unico incontro o che tutti i dirigenti debbano essere presenti alla riunione. In realtà, la ISO 9001 non specifica come svolgere il riesame, lasciando piena libertà a ogni organizzazione che può decidere di farlo annualmente, trimestralmente, mensilmente - esaminando solo alcuni aspetti del sistema qualità - o addirittura settimanalmente perché la direzione sia sempre aggiornata sui nuovi sviluppi. Non è nemmeno importante che a questi incontri siano presenti tutti i top manager, anche se i verbali di quello che si è discusso dovrebbero essere messi a disposizione di tutta la dirigenza.
I professionisti della qualità devono essere innovativi nel modo in cui implementano il sistema qualità e portare valore alle loro organizzazioni. Ogni organizzazione è diversa per valori, cultura e convinzioni ed è per questo che bisogna distaccarsi da un approccio rigido e prescrittivo e puntare a sistemi di gestione capaci di aiutare le aziende. Non va compromesso l'intento di soddisfare i requisiti della ISO 9001 ma bisogna farlo in maniera flessibile e con una mentalità aperta, integrando nel sistema qualità i processi organizzativi esistenti per raggiungere gli obiettivi aziendali.