RIESAME DI DIREZIONE: RICAVARNE IL MEGLIO

La ISO 9001:2015, al punto 9.3, richiede che venga effettuato periodicamente il riesame di direzione del sistema di gestione della qualità di un'organizzazione. Se ben sfruttato, questo momento così particolare offre un'importante opportunità per un responsabile della qualità di presentare all'alta dirigenza un rapporto sullo stato di salute della qualità dell'organizzazione.

Spesso chi partecipa a questo genere di incontri si lamenta perché, a suo modo di vedere, queste riunioni sono uno spreco di tempo perché le informazioni sono già disponibili e basterebbe consultarle. Chi la pensa in questo modo crede anche che il riesame di direzione vada fatto solamente per compiacere l'auditor che vorrà vedere se tutti i requisiti della ISO 9001 siano stati rispettati. In realtà, però, le cose stanno in modo ben diverso e sta proprio ai professionisti della qualità, oltre che ai dirigenti, fare in modo che questo momento così importante fornisca valore aggiunto al lavoro svolto nell'ambito della qualità.

Vediamo, quindi, come possono essere strutturati questi incontri per aggiungere valore.
La chiave è capire l'intento dei i requisiti della norma che riguardano il riesame della direzione. Il paragrafo 9.3 della ISO 9001:2015 afferma che l'alta direzione deve riesaminare il sistema di gestione della qualità dell'organizzazione a intervalli pianificati per assicurarne la continua idoneità, l'adeguatezza, l'efficacia e l'allineamento con gli indirizzi strategici del organizzazione.
Il primo intento dello standard è quello di garantire una continua idoneità del sistema qualità, quindi è proprio da qui che bisogna partire, chiedendosi cosa è cambiato nell'organizzazione o nel sistema di gestione a partire dall'ultimo riesame di direzione che potrebbe rendere il sistema qualità non più idoneo o meno idoneo a rispondere alle necessità dell'azienda. Sono molti i cambiamenti che possono avvenire nel tempo all'interno di un'organizzazione a causa delle nuove politiche adottate, delle strategie implementate o dei fattori esterni. Prendiamo come esempio il recente picco di attacchi informatici che stanno diventando sempre più sofisticati e che colpiscono sempre di più le aziende. Le organizzazioni devono determinare come prevenire questo tipo di attacchi o ridurne l'impatto e questa è la mitigazione del rischio correlato all'Information Technology che, dato che gli attacchi informatici hanno una portata sempre più vasta e sono in rapida evoluzione, deve tenere il passo esaminando qualsiasi nuova potenziale vulnerabilità informatica, modificando le politiche e le procedure IT in modo da anticipare e prevenire tali rischi per assicurare la business continuity. Potremmo chiederci, a questo punto, cosa abbia a che fare tutto questo con il sistema qualità ma siamo certi che abbiate capito da soli che un attacco informatico potrebbe impedire a un'organizzazione di servire tempestivamente i propri clienti e potrebbe compromettere dati e informazioni, oltre che mettere a rischio la proprietà intellettuale dell'azienda. E tutto questo non ha forse a che fare con la qualità?

Per quanto riguarda, invece, l'adeguatezza bisognerà fare un ragionamento simile, chiedendosi se il sistema qualità possa contare su risorse sufficienti in termini di persone, processi, infrastrutture e ambiente operativo. Se, ad esempio, il mercato si è esteso a nuove aree o se l'organizzazione ha lanciato nuovi prodotti, bisogna chiedersi se il sistema qualità sia sufficiente per gestire questa espansione aziendale.

E veniamo all'efficacia che non è altro che la misura in cui le attività pianificate vengono realizzate e i risultati programmati vengono raggiunti. Cosa sarebbe importante sottolineare in sede di riesame di direzione in merito a questo aspetto? Ogni organizzazione ha i propri processi aziendali, le iniziative alle quali tiene maggiormente e gli obiettivi da raggiungere per migliorare e sarà più o meno efficace proprio in base al raggiungimento di questi obiettivi. La ISO 9001 richiede, infatti, che il riesame della direzione prenda in considerazione il monitoraggio e la misurazione dei risultati rilevanti per il sistema qualità e ne valuti l'efficacia. Un mancato raggiungimento degli obiettivi potrebbe essere causato dall'inadeguatezza delle risorse, da problemi interni ed esterni o da una mancanza di pensiero basato sul rischio. In ogni caso, qualunque sia la causa del mancato raggiungimento dei traguardi che si è posta, l'organizzazione dovrebbe avviare in sede di riesame di direzione un'analisi per determinare perché i risultati non siano stati raggiunti.

Infine, relativamente all'allineamento con la direzione strategica dell'organizzazione, occorre ricordare che qualunque modifica alla direzione strategica richiede un riallineamento del sistema qualità. Le organizzazioni possono, occasionalmente, cambiare le loro strategie a causa dei cambiamenti intervenuti sul mercato o per migliorare le loro offerte ai clienti. Ad esempio, un'organizzazione può iniziare ad offrire servizi online, esternalizzare i suoi servizi o collaborare tramite una joint venture per la fabbricazione di prodotti. Tutti questi nuovi scenari richiedono un riallineamento del sistema qualità.

Se le riunioni di riesame della direzione affrontano tutti questi argomenti in modo proattivo, questi faccia a faccia con l'alta dirigenza diventano preziosi e forniscono valore aggiunto perché non si limitano a passare in rassegna grafici, tabelle e slide senza alcun costrutto.

Chiudiamo ricordando che ci sono molte percezioni errate sullo svolgimento di un riesame della direzione come, ad esempio, il fatto che il riesame vada fatto una volta all'anno, che debba prendere in esame tutti i requisiti normativi in un unico incontro o che tutti i dirigenti debbano essere presenti alla riunione. in realtà, la ISO 9001 non specifica come svolgere il riesame, lasciando piena libertà a ogni organizzazione che può decidere di farlo annualmente, trimestralmente, mensilmente - esaminando solo alcuni aspetti del sistema qualità - o addirittura settimanalmente perché la direzione sia sempre aggiornata sui nuovi sviluppi. Non è nemmeno importante che a questi incontri siano presenti tutti i top manager, anche se i verbali di quello che si è discusso dovrebbero essere messi a disposizione di tutta la dirigenza.
I professionisti della qualità devono essere innovativi nel modo in cui implementano il sistema qualità e portare valore alle loro organizzazioni. Ogni organizzazione è diversa per valori, cultura e convinzioni ed è per questo che bisogna distaccarsi da un approccio rigido e prescrittivo e puntare a sistemi di gestione capaci di aiutare le aziende. Non va compromesso l'intento di soddisfare i requisiti della ISO 9001 ma bisogna farlo in maniera flessibile e con una mentalità aperta, integrando nel sistema qualità i processi organizzativi esistenti per raggiungere gli obiettivi aziendali.

LA COLLANA DEI LIBRI DI QUALITIAMO

"La nuova ISO 9001:2015 per riorganizzare, finalmente, l'azienda per processi" - Si aggiunge alla collana dei libri di QualitiAmo il primo testo che svela i segreti della futura norma.
Dalla teoria alla pratica: il secondo lavoro di Stefania Cordiani e Paolo Ruffatti spiega come migliorare la vostra organizzazione applicando la nuova norma attraverso i suggerimenti del loro primo libro
(Vai all'articolo che descrive il nuovo libro)

"Organizzazione per processi e pensiero snello - Le PMI alla conquista del mercato" - Da una collaborazione nata sulle nostre pagine, un libro per far uscire le PMI dalla crisi.
L’ideatrice di QualitiAmo e una delle sue firme storiche spiegano come usare con efficacia la Qualità.
(Vai all'articolo che descrive il primo libro)

(Vuoi restare aggiornato gratuitamente sulla ISO 9001:2015? Visita ogni giorno la pagina che ti abbiamo linkato. Riporteremo quotidianamente tutti i nostri articoli sulla norma)

PER SAPERNE DI PIU':