ISO 9001: GESTIRE I FORNITORI CRITICI ATTRAVERSO SISTEMI DI VALUTAZIONE INNOVATIVI

Nel mondo della ISO 9001 e della qualità la gestione dei fornitori più critici è fondamentale. Impariamo a farla bene

"Molte catene di fornitura sono perfettamente adatte alle esigenze che l'azienda aveva 20 anni fa"
(Jonathan Byrnes)

"La catena di fornitura è davvero complicata"
(Elon Musk)

"La concorrenza non è più tra le singole aziende, ma tra le supply chain. Le aziende che sapranno costruire relazioni di fornitura strategiche e collaborative saranno quelle che prosperanno nel lungo termine"
(Hau L. Lee)

La gestione efficace dei fornitori critici è fondamentale per un'organizzazione perché questo tipo di partner, non solo contribuiscono in modo significativo alla qualità dei prodotti e dei servizi finali, ma possono anche influenzare direttamente la competitività, l'innovazione e la reputazione di un'azienda. Come sottolinea, infatti, l' esperto di supply chain management, Peter Kraljic, nel suo articolo "Purchasing Must Become Supply Management" pubblicato sull'"Harvard Business Review":

"Le aziende di successo del futuro vedranno il loro reparto acquisti come una risorsa strategica chiave che lavora in stretta collaborazione con i fornitori per ridurre i costi, sviluppare nuove tecnologie e ottenere un vantaggio competitivo sostenibile"

Questa riflessione evidenzia l'importanza di sviluppare relazioni collaborative con i fornitori, superando la visione tradizionale del rapporto cliente-fornitore basato esclusivamente sulla negoziazione dei prezzi. Le organizzazioni che riescono a instaurare partnership strategiche con i loro fornitori critici, basate sulla fiducia, la trasparenza e il miglioramento continuo, sono in grado di ottenere benefici significativi in termini di efficienza, flessibilità e creazione di valore condiviso.

Tuttavia, per realizzare questi benefici, è fondamentale disporre di un sistema di valutazione dei fornitori efficace e innovativo, che vada oltre i tradizionali indicatori di performance e consideri anche aspetti qualitativi e relazionali. Solo attraverso una valutazione completa e obiettiva dei fornitori critici, infatti, è possibile identificare le aree di miglioramento, definire piani d'azione mirati e monitorare progressi nel tempo.

Identificazione dei fornitori critici

Il primo passo per una gestione efficace dei fornitori è l'identificazione di quelli critici. Nel contesto del sistema di gestione qualità, un fornitore critico è un'organizzazione che fornisce prodotti, servizi o processi che hanno un impatto significativo sulla qualità del prodotto o del servizio finale dell'azienda cliente. In altre parole, un fornitore critico è quello la cui performance influenza direttamente la capacità dell'azienda di soddisfare i requisiti dei propri clienti e delle normative applicabili.

Per determinare la criticità di un fornitore, i quality manager possono considerare diversi criteri, tra cui:

volume di acquisto: fornitori con un alto volume di acquisto, sia in termini di quantità che di valore economico, hanno spesso un impatto maggiore sul business dell'azienda cliente
specificità del prodotto/servizio: fornitori che offrono prodotti o servizi altamente specializzati, personalizzati o difficili da reperire sul mercato tendono ad essere più critici, poiché un'eventuale interruzione della fornitura potrebbe causare problemi operativi significativi
impatto sulla qualità: fornitori i cui prodotti o servizi hanno un'influenza diretta sulla qualità del prodotto finale dell'azienda cliente sono considerati critici, poiché eventuali non conformità potrebbero compromettere la soddisfazione del cliente e la reputazione del brand
capacità di gestione del rischio: valutare l'efficacia del fornitore nell'identificare, valutare e mitigare i rischi potenziali come interruzioni della supply chain, problemi di qualità o violazioni della sicurezza dei dati
competenze digitali: valutare il livello di adozione e competenza del fornitore rispetto alle tecnologie digitali come l'automazione dei processi, l'Internet of Things (IoT), l'analisi dei dati e l'intelligenza artificiale
resilienza: valutare la capacità del fornitore di rispondere rapidamente e efficacemente a eventi imprevisti come pandemie, disastri naturali o cambiamenti improvvisi della domanda
collaborazione inter-funzionale: valutare la capacità del fornitore di lavorare in modo collaborativo e integrato con diverse funzioni dell'azienda cliente
potenziale di crescita: valutare il potenziale del fornitore di crescere insieme all'azienda cliente, considerando fattori come la solidità finanziaria, la capacità produttiva, le competenze tecnologiche e l'espansione geografica

Altri criteri da valutare possono includere la dipendenza tecnologica, la posizione geografica, la stabilità finanziaria e la conformità alle normative.

Una volta definiti i criteri di criticità, i quality manager possono utilizzare una matrice di rischio-criticità per classificare i fornitori in base al loro impatto potenziale sul business e alla probabilità di problemi di fornitura. La matrice può essere costruita assegnando un punteggio a ciascun fornitore per ogni criterio di criticità e mappando i risultati su una griglia con quattro quadranti:

alto rischio-alta criticità: fornitori critici con un'alta probabilità di problemi di fornitura, che richiedono un monitoraggio costante e piani di contingenza
alto rischio-bassa criticità: fornitori con un'alta probabilità di problemi di fornitura, ma un impatto limitato sul business, per i quali sono necessarie azioni preventive
basso rischio-alta criticità: fornitori critici con una bassa probabilità di problemi di fornitura, che richiedono comunque un'attenzione particolare e una gestione proattiva della relazione
basso rischio-bassa criticità: fornitori non critici con una bassa probabilità di problemi di fornitura, per i quali è sufficiente un monitoraggio standard

La classificazione dei fornitori attraverso la matrice di rischio-criticità permette ai quality manager di definire strategie di gestione differenziate e allocare le risorse in modo più efficiente, concentrandosi sui fornitori ad alto impatto e ad alto rischio. Inoltre, la matrice può essere utilizzata come strumento di comunicazione per sensibilizzare il management e le altre funzioni aziendali sull'importanza strategica dei fornitori critici.

Sviluppo di un sistema di valutazione innovativo

I sistemi di valutazione tradizionali dei fornitori si basano spesso esclusivamente su indicatori quantitativi di performance, come il rispetto dei tempi di consegna, la conformità alle specifiche di prodotto e il numero di non conformità rilevate. Sebbene questi indicatori siano importanti, un approccio limitato solo ad essi presenta diversi limiti:

non considera aspetti qualitativi e relazionali che possono influenzare significativamente la collaborazione a lungo termine, come la comunicazione, la flessibilità e la trasparenza del fornitore
non tiene conto del potenziale del fornitore di contribuire all'innovazione e al miglioramento continuo dei processi e dei prodotti dell'azienda cliente
on valuta l'allineamento strategico tra il fornitore e l'azienda cliente, in termini di valori, obiettivi e priorità di business

Per superare questi limiti, i quality manager possono sviluppare un sistema di valutazione innovativo che adotti un approccio multidimensionale, considerando sia indicatori quantitativi che aspetti qualitativi e relazionali. I vantaggi di questo approccio includono:

una valutazione più completa e accurata delle capacità e del potenziale del fornitore, che va oltre la semplice performance operativa
l'identificazione di opportunità di collaborazione e co-innovazione, che possono portare a miglioramenti significativi nella qualità, nell'efficienza e nella creazione di valore
lo sviluppo di relazioni di fornitura più solide e strategiche, basate sulla fiducia, la trasparenza e l'allineamento degli obiettivi

Alcuni esempi di criteri di valutazione innovativi che i quality manager possono includere nel loro sistema sono:

allineamento strategico: valutare in che misura il fornitore condivide gli stessi valori, obiettivi e priorità dell'azienda cliente e quanto è disposto ad adattare la propria strategia per supportare il successo del cliente
potenziale di innovazione: valutare la capacità del fornitore di proporre e implementare soluzioni innovative, sia in termini di prodotti che di processi e la sua apertura a collaborare con l'azienda cliente in progetti di ricerca e sviluppo
responsabilità sociale: valutare l'impegno del fornitore verso la sostenibilità ambientale, l'etica di business e la responsabilità sociale, in linea con i valori e gli standard dell'azienda cliente
comunicazione e trasparenza: valutare l'efficacia e la tempestività della comunicazione del fornitore, la sua disponibilità a condividere informazioni rilevanti e la sua trasparenza riguardo a potenziali problemi o rischi
flessibilità e adattabilità: valutare la capacità del fornitore di rispondere rapidamente ai cambiamenti delle esigenze dell'azienda cliente, sia in termini di volumi che di specifiche di prodotto, e la sua flessibilità nell'adattare i propri processi e risorse

Includendo questi criteri nel sistema di valutazione, i quality manager possono ottenere una visione più ampia e strategica delle performance e del potenziale dei fornitori critici, identificando quelli che non solo soddisfano i requisiti operativi, ma che possono anche contribuire al miglioramento continuo e all'innovazione dell'azienda.

Implementazione del sistema di valutazione

Il passaggio successivo è l'implementazione effettiva del sistema di valutazione mediante una pianificazione attenta e un approccio strutturato che ne garantisca l'efficacia e l'accettazione da parte dei fornitori e dell'organizzazione.

Il primo passo nell'implementazione è la definizione di indicatori e scale di valutazione chiari e oggettivi per ciascun criterio. Le misurazioni devono essere specifiche e rilevanti per gli obiettivi dell'azienda. Ad esempio, per valutare il potenziale di innovazione di un fornitore, si potrebbero definire indicatori come il numero di proposte di miglioramento presentate, il tasso di implementazione delle proposte e il risparmio sui costi o l'aumento dell'efficienza generato dalle innovazioni.

Inoltre, è importante definire scale di valutazione standardizzate, come una scala Likert a 5 punti, per garantire la coerenza e la comparabilità delle valutazioni tra diversi fornitori e nel tempo. Le scale devono essere accompagnate da descrizioni chiare di ciò che rappresenta ciascun punteggio, in modo da ridurre la soggettività e l'ambiguità delle valutazioni.
Per chi non conoscesse la scala Likert, si tratta di uno strumento di misurazione comunemente utilizzato nei sondaggi e nelle ricerche per valutare le opinioni, gli atteggiamenti o le percezioni degli intervistati riguardo a una particolare affermazione o domanda. In una scala Likert a 5 punti, agli intervistati viene presentata un'affermazione e viene chiesto loro di indicare il loro livello di accordo o disaccordo scegliendo tra 5 opzioni di risposta. Le opzioni sono tipicamente etichettate come:

Fortemente in disaccordo
In disaccordo
Né d'accordo né in disaccordo
D'accordo
Fortemente d'accordo

Ad esempio, se l'affermazione fosse "Mi piace mangiare gelato", le risposte possibili sarebbero:

Fortemente in disaccordo (non mi piace affatto il gelato)
In disaccordo (in generale non mi piace il gelato)
Né d'accordo né in disaccordo (mi è indifferente)
D'accordo (mi piace il gelato)
Fortemente d'accordo (adoro il gelato)

Assegnando un punteggio numerico a ciascuna opzione (ad esempio, da 1 per "Fortemente in disaccordo" a 5 per "Fortemente d'accordo"), è possibile calcolare un punteggio medio per l'affermazione, che fornisce una misura quantitativa dell'atteggiamento o dell'opinione del gruppo di intervistati.

Tornando al nostro sistema di valutazione, un altro aspetto fondamentale dell'implementazione è il coinvolgimento dei fornitori nella progettazione e comunicazione del sistema di valutazione. I fornitori devono essere informati in modo trasparente sui criteri di valutazione e sulle scale utilizzate, in modo da comprendere appieno le aspettative dell'azienda cliente e da poter fornire feedback e suggerimenti per il miglioramento del sistema.

Il coinvolgimento dei fornitori può avvenire attraverso incontri dedicati, sessioni di formazione o comunicazioni regolari. È importante enfatizzare che il sistema di valutazione non ha lo scopo di penalizzare i fornitori, ma di identificare aree di miglioramento e opportunità di collaborazione per il successo reciproco.

Infine, per massimizzare l'efficacia del sistema di valutazione, è fondamentale integrarlo nei processi di gestione dei fornitori, come la selezione, il monitoraggio e lo sviluppo di partnership. Durante il processo di selezione, i criteri di valutazione innovativi possono essere utilizzati per identificare i fornitori con il maggior potenziale di collaborazione strategica, oltre a quelli che soddisfano i requisiti tecnici e di qualità. Nel monitoraggio delle performance dei fornitori, le valutazioni devono essere condotte regolarmente, ad esempio con cadenza trimestrale o semestrale, per identificare trend e aree di miglioramento. I risultati delle valutazioni devono essere comunicati ai fornitori in modo trasparente e costruttivo, accompagnati da piani d'azione concordati per affrontare eventuali criticità. Inoltre, i risultati delle valutazioni possono essere utilizzati per identificare i fornitori con le performance migliori, da premiare e promuovere come "partner strategici". Questi fornitori possono essere coinvolti in iniziative di sviluppo congiunto, come progetti di innovazione, programmi di miglioramento della qualità o ottimizzazione dei processi, creando opportunità di crescita e di vantaggio competitivo per entrambe le parti.

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