UNA "TO DO" LIST CHE FUNZIONA

Staff di QualitiAmo

Un elenco di cose da fare non basta per garantire efficacia ed efficienza

to do list

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Tutti noi ci affanniamo ogni giorno a fare liste di cose da fare e, nonostante questo grande impegno, i nostri tentativi - spesso maldestri- appaiono inutili perché sembra che il tempo per portare a termine i nostri programmi non basti mai.

Una lista non basta

Fare una "to do list" o lista delle cose da fare non è sufficiente. Gli impegni vanno classificati in ordine di importanza: dobbiamo sapere ciò che è davvero inderogabile, in modo da poterci concentrare su queste attività allocando le risorse necessarie.

Il primo passo è, dunque, quello di elencare tutto ciò che dovete fare. Lo strumento utilizzato potrà essere la semplice carta, così come un foglio di calcolo da tenere a portata di mano sul computer o un calendario elettronico.
Una volta preparato l'elenco, dovremo associare ad ogni voce un punteggio basato sulla sua importanza (ricordatevi il principio di Pareto e imparate a concentrarvi per prima cosa su ciò che davvero può fare la differenza).

Potreste usare una classificazione di tipo A-B-C dove nel gruppo "A" includerete gli impegni da portare a termine entro la giornata, nel gruppo "B" quelli da svolgere al più presto ma non necessariamente entro oggi e nell'ultimo gruppo, il "C", le cose da fare con un certo margine di tempo.

La gestione del tempo

Sapere quali sono le cose importanti da fare non è, però, ancora abbastanza. Dovremo ragionare anche sulle tempistiche per distinguere quali siano le cose che necessitano più tempo per poter essere portate a termine e quali - invece - possiamo svolgere in una o due orette.
Aggiungiamo, dunque, al nostro elenco una colonna che riporti il tempo stimato per svolgere le attività riportate e che abbia in fondo un totale cumulativo.

(L'articolo continua sotto al box in cui ti segnaliamo che alla collana di libri QualitiAmo si è aggiunto un nuovo titolo).

LA COLLANA DEI LIBRI DI QUALITIAMO

"La nuova ISO 9001:2015 per riorganizzare, finalmente, l'azienda per processi" - Si aggiunge alla collana dei libri di QualitiAmo il primo testo che svela i segreti della futura norma.
Dalla teoria alla pratica: il secondo lavoro di Stefania Cordiani e Paolo Ruffatti spiega come migliorare la vostra organizzazione applicando la nuova norma attraverso i suggerimenti del loro primo libro
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L’ideatrice di QualitiAmo e una delle sue firme storiche spiegano come usare con efficacia la Qualità.
(Vai all'articolo che descrive il primo libro)

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In calce all'articolo riporteremo quotidianamente un aggiornamento sulla futura norma)

A questo punto potete iniziare a tenere sotto controllo il vostro tempo, scrivendo a che ora iniziate a lavorare su una certa attività e a che ora la terminate e tenendone traccia. In un paio di settimane dovreste avere un'idea chiara del vostro utilizzo del tempo, delle interruzioni che forse dovete imparare a gestire meglio e di quante ore al giorno vi "rubino".
Stabilito, ad esempio, che 4 ore al giorno se ne vanno in interruzioni e risoluzioni di problemi "improvvisi", cercate di vedere se potete ridurle organizzandovi meglio o se è del tutto impossibile e dovete imparare a conviverci. In questo secondo caso, saprete che potrete dedicare alla vostra lista to do 4 ore al giorno e, leggendo le tempistiche che avete stimato per ogni attività, potrete tracciare una linea separando ciò che dovreste riuscire a fare in una giornata da ciò che non potrete fare.
Ogni volta che riuscirete a svolgere qualcosa che si trova al di sotto della linea tracciata, avrete la certezza di aver avuto una giornata produttiva, in caso contrario dovrete capire perché la vostra giornata non ha raggiunto l'efficiacia e l'efficienza auspicate (tempistiche di svolgimento delle attività stimate male? Più interruzioni del solito? Altro?)

Aggiornate la to do list

Ogni sera, prima di andare a casa, aggiornate la vostra lista cancellando le cose che avete completato, aggiungendo le nuove attività e riordinando il tutto in modo che le cose urgenti si trovino in cima alla lista.

PER SAPERNE DI PIU':

La lista per pianificare il lavoro
Il time management
Time management: l'arte di organizzare il proprio tempo
Colorhat per la gestione del tempo
La nuova lezione di Randy Paush
Aforismi sulla gestione del tempo


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