SICUREZZA DEI DOCUMENTI

Il processo per la messa in sicurezza dei documenti serve ad assicurare la salvaguardia del sistema documentale e delle informazioni in esso contenute, proteggendoli da accessi non autorizzati, variazioni non controllate, mancata diffusione, ecc.

E' soprattutto il punto 6.5 della norma ISO 9004 ad occuparsi di questo delicato aspetto della gestione della Qualità, raccomandando che l'organizzazione gestisca le proprie informazioni in modo da assicurarne sicurezza e, quando necessario, confidenzialità.
Controllare la distribuzione interna ed esterna delle informazioni, infatti, non è affatto facile; occorre instaurare una vera e propria cultura del mantenimento delle informazioni per fare in modo che esse, ad esempio, non arrivino nelle mani sbagliate.

La sicurezza della documentazione può includere:

• un controllo costante sui rischi legati a virus che possono infettare il sistema informatico
• una gestione delle password che permetta di controllare l'accesso alla documentazione ed eventuali variazioni. Questa gestione deve permettere, inoltre, di ricostruire la storia legata alla modifica di un singolo documento e alla sua diffusione
• piani per la gestione di eventi eccezionali (crash del sistema informatico, disastri naturali, incendi, ecc.) che permettano di poter accedere nuovamente al patrimonio di informazioni aziendali nel più breve tempo possibile

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(continua...)

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