TROVARE E RISOLVERE I PROBLEMI DI UN TEAM

Quali sono le insidie più comuni che possono influenzare negativamente il lavoro di un team e come è possibile migliorare le relazioni tra i membri di un team per avere prestazioni di un livello più alto?

Iniziamo ricordando che nessuna squadra funziona perfettamente e che qualsiasi membro del team, nuovo o esperto, team leader, facilitatore o semplice partecipante esterno non importa, influenza le prestazioni del gruppo di lavoro. Il problema è che, spesso, quando qualcosa non funziona, si fa una diagnosi affrettata e inadeguata dei problemi e questo porta a nuove problematiche e ad errori nel processo di miglioramento del lavoro del team.
Per ottenere una visione obiettivia delle problematiche, bisogna essere in grado di allontanarsi da ciò che si fa nella quotidianità e lavorare solo con informazioni che risultino chiare e inequivocabili. Iniziate ponendovi tre domande:

• "Quali sono i sintomi e le cause alla base dei problemi delle prestazioni del team?"
• "Qual è la linea di tendenza o la traiettoria prevista di questi problemi?"
• "Quanto sono seri i problemi di prestazioni? Quale sarebbe il loro impatto sul team e sull'organizzazione se non corretto?"

State attenti a non limitarvi a una scrematura superficiale delle problematiche ma puntate a cercare di comprendere i reali motivi scatenanti di un problema o di un calo delle prestazioni del gruppo e di comprendere come queste motivazioni siano radicate nel gruppo di lavoro. Queste cause, generalmente, derivano dalle relazioni interne, da quelle esterne, da come è orientato il focus della squadra o dall'incapacità del team di cambiare e adattarsi a nuove circostanze. Per fare qualche esempio, se i problemi del team derivano dalle relazioni tra i membri del gruppo, potete utilizzare strumenti che affrontino i conflitti all'interno della squadra, se sono - invece - le relazioni esterne a causare problemi cercate di capire come risolvere la mancanza di impegno da parte della direzione, il conflitto con gli altri team aziendali o le relazioni non ottimali con i clienti. Se c'è bisogno - invece - di migliorare la concentrazione del team, potete scegliere tra strumenti che si occupino di sviluppare una maggiore lungimiranza, di trovare un senso dell'orientamento migliore e di costruire una maggiore responsabilità. Se, infine, è l'incapacità di cambiare il problema che il team deve affrontare, si possono scegliere strumenti che affrontino l'apprendimento, il cambiamento e la capacità di adattamento.

Quando ci si concentra nel lavoro di ricerca dei problemi che affliggono il gruppo di lavoro, è inutile ricorrere ad esperti esterni al gruppo che li individuino perché i migliori risolutori dei problemi di un team sono proprio i membri di quello stesso team. Quello che si può fare, invece, è cercare il supporto di un esperto solo per individuare gli strumenti migliori per riconciliare le diverse opinioni dei membri della squadra e creare un consenso su come procedere operativamente. Sfruttate, dunque, il vostro serbatoio di esperienze comuni e articolate i problemi che vi trattengono dal lavorare al meglio delle vostre potenzialità. Non mancate di incoraggiare tutti all'interno del gruppo a diventare responsabili delle performance del team e a sviluppare un interesse a migliorare le prestazioni del lavoro che fanno in comune. Non tutti gli sforzi andranno a buon fine ma è comunque un lavoro estremamente utile perché permette un confronto tra le persone. cercate solo di non affrettare la selezione di una soluzione senza valutare attentamente tutte le opzioni a vostra disposizione e di non sentirvi spinti a prendere decisioni troppo rapide, magari solo per seguire la soluzione propugnata da un membro dominante del team.

I processi efficaci di problem solving incorporano tre caratteristiche:

• una partecipazione equilibrata - il vostro primo obiettivo nella costruzione di un team è incoraggiare tutti i membri del gruppo a esprimere le loro intuizioni e le loro opinioni. Cercate di metterli a proprio agio nel dire quello che pensano;
• un'analisi approfondita delle soluzioni alternative - il secondo obiettivo è incoraggiare i membri del team a guardare sotto la superficie per scoprire i fattori che sono responsabili di un problema;
• un pensiero innovativo - infine, i membri del team dovrebbero essere incoraggiati a pensare fuori dagli schemi, guardando oltre le prime soluzioni che vengono in mente o quelle più facili da implementare e andando alla ricerca di idee innovative

Dopo che il team avrà identificato una soluzione provvisoria, occorrerà progettare un piano d'azione che sia fattibile. Una cattiva pianificazione delle azioni porterebbe, infatti, al fallimento delle azioni di miglioramento. Per costruire un valido piano d'azione per la risoluzione dei problemi, identificate le azioni richieste, concordate gli obiettivi che desiderate raggiungere, assegnate le responsabilità specifiche ed eseguite la vostra strategia di risoluzione dei problemi.
Fatto tutto questo lavoro, occorre confermare la volontà di ciascun membro di impegnarsi nel piano. Esiste una grande differenza tra riconoscere un problema ed essere disposti ad affrontarlo. I membri di un team che vuole migliorare le proprie prestazioni sono, generalmente, allineati sulla natura del loro problema e sul calibro dell'azione che hanno deciso di intraprendere. Prima di iniziare a lavorare sul problema, è necessario che ogni membro sia convinto che il problema sia urgente, creda che il problema sia risolvibile, concordi sulle sue dimensioni e sulla sua portata, creda che tutti siano ugualmente responsabili dell'azione di miglioramento e che le strategie selezionate rappresentino la linea d'azione più efficace.

La fase finale per arrivare alla risoluzione del problema è l'implementazione del piano d'azione e il monitoraggio dei risultati derivanti dall'applicazione della soluzione. Il team dovrebbe iniziare concordando un processo di monitoraggio per controllare - durante l'implementazione - sia il processo che i risultati. Controllare i risultati significa contrassegnare i vostri progressi rispetto agli obiettivi dichiarati. È inoltre necessario monitorare come si sentono i membri del team riguardo all'approccio che stanno adottando.
Quando il progetto di risoluzione dei problemi sarà ben avviato, il team dovrebbe indire una riunione di follow-up ben strutturata per valutare i risultati e per individuare le lezioni apprese che potranno essere applicate anche in seguito. Questo momento è estremamente importante perché troppe volte si fa l'errore di implementare immediatamente una proposta senza considerare la possibilità che non sia la migliore. Correggete la rotta, non smettete di lavorare fino a quando non sarete soddisfatti dei risultati ottenuti. "Nessun piano d'azione è completamente infallibile e bisognerebbe essere sempre pronti ad apportare alcune correzioni intermedie, come riadattare le responsabilità del progetto di miglioramento all'interno del team, rivedere il vostro programma iniziale o esplorare ulteriori tecniche di risoluzione delle problematiche.

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