AVANZAMENTO DEL PROGETTO SIX SIGMA
Come prosegue il nostro progetto Six Sigma?
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Quali sono i segnali che indicano che un progetto Six Sigma sta andando a buon fine?
Nella fase di implementazione del progetto possiamo riconoscerne 5:
- 1) l'attenzione dell'organizzazione si sposta dal risolvere i problemi al cercare di evitarli
- 2) i dati non sono più un semplice elenco di fatti ma sono strutturati e presentati sotto forma di diagramma di Pareto, istogramma o altra forma fruibile per poterli analizzare
- 3) il concetto di processo inizia a guadagnare importanza e tutti si sentono più coinvolti in un meccanismo di fornitore e cliente interno
- 4) vengono avviati molti gruppi di lavoro tesi al miglioramento
- 5) le persone avviano iniziative per migliorare le cose piuttosto che lamentarsi e basta
Se provate a digitare su Google la stringa di ricerca "why change initiatives fail" (perché le iniziative tese al miglioramento falliscono) in 0,38 secondi avrete 40.100.000 risultati.
Non male, vero?
Tutti coloro che si occupano per mestiere di miglioramento portando avanti, ad esempio, progetti Six Sigma, re-engineering di processi o altro, non sono affatto stupiti, però, da questa mole di risultati.
Quante volte, infatti, ci è capitato di veder fallire un'iniziativa tesa al miglioramento, a dispetto delle buone intenzioni, degli sforzi fatti e della bravura delle persone coinvolte?
Scorrendo i risultati trovati su Google è possibile individuare quali sono le ragioni principali che portano a questo tipo di fallimenti. Vediamole insieme:
- il coinvolgimento dell'Alta Direzione è più formale che reale
- l'approccio al progetto è frammentario
- l'iniziativa non è allineata con la strategia di business dell'organizzazione
- l'approccio è lontano dal tipo di cultura aziendale
- l'iniziativa è enfatizzata al di là dei risultati
- manca il coinvolgimento delle persone chiave
- manca una presa in carico dei problemi di fondo esistenti nell'organizzazione (paura, autorità non riconosciuta, ecc.)
- la vittoria viene sbandierata troppo presto, senza aver istituzionalizzato il cambiamento
Troppo spesso le organizzazioni rispondono a questo tipo di problemi limitandosi ad abbandonare l'iniziativa e sostituendo il progetto con un altro.
In realtà, invece, tutti questi problemi possono essere evitati facilmente con un approccio di tipo sistemico. Infatti, dato che le organizzazioni sono sistemi complessi con molte interconnessioni al loro interno, un'azione portata avanti in un'area potrà avere conseguenze inaspettate e, spesso, negative in un'altra.
Perché un progetto abbia una buona riuscita, che venga sviluppato all'interno della sfera di influenza della metodologia Six Sigma o di quella, più generale, del miglioramento della Qualità, è importante che venga selezionato tra una rosa di candidati entrati a far parte, a pieno diritto, della strategia generale dell'organizzazione e del suo piano operativo.
Così facendo, si sarà sicuri di essere in grado di dare il giusto supporto al progetto e di essere pronti a rimuovere eventuali barriere alla sua implementazione.
Non cadete, dunque, nell'errore di avviare un nuovo progetto solo perché "va di moda" o per seguire le inclinazioni e la formazione professionale di un nuovo assunto.
I progetti devono assecondare gli obiettivi strategici scelti a monte che si presume siano basati sulle necessità aziendali e su quelle della clientela.
Il motivo principale che porta al fallimento di un progetto Six Sigma, così come di qualsiasi altro progetto che abbia a che fare con il miglioramento della Qualità, è rappresentato dall'apparenza di un mancato coinvolgimento dei vertici.
Se proviamo ad esaminare i criteri di uno dei Premi per la Qualità più famosi al mondo, l'americano Baldrige, vediamo addirittura che il primo criterio da rispettare per potervi partecipare è molto chiaro in merito all'importanza critica di azioni quali la comunicazione dell'impegno della Direzione nel progetto e l'essere di esempio per i collaboratori.
Ci sono essenzialmente due modi in cui la Direzione può mandare a monte un progetto:
- evitando di impegnarsi sul serio, ricoprendo un ruolo di garante del progetto solo dal punto di vista formale e non da quello pratico - operativo
- comunicando l'iniziativa in modo sbagliato diffondendo un messaggio di mancanza di leadership
Pensiamo, dunque, a tutte quelle iniziative di miglioramento che sono spesso affidate a consulenti o a persone esterne all'azienda senza che un membro della Direzione partecipi al gruppo di lavoro.
Agendo in questo modo si tende a screditare il ruolo dei vertici aziendali nel progetto stesso facendo perdere loro credibilità e impedendo di diventare un esempio del nuovo modo di lavorare che si vuole avviare.
L'implementazione di un progetto Six Sigma richiede uno sforzo continuo e costante per aumentare la qualità, sostenere la crescita e affiancare nel tempo i miglioramenti fatti con altri nuovi e mirati.
Questo comporta che tutti all'interno dell'azienda accettino i principi della metodologia e siano sereni nel diventare una parte del meccanismo complesso che si sta cercando di costruire.
La Direzione aziendale, comunque, deve sempre mantenere una grande attenzione per cogliere sul nascere i segnali che lasciano trasparire il pericolo del fallimento del progetto in modo da poterli contrastare al più presto.
Durante i primi passi di un progetto Six Sigma è naturale mantenere uno stato alto di allerta per cogliere ogni segnale di mal funzionamento e correggerlo in fretta. Non è così, purtroppo, quando i progetti si prolungano per mesi, come può essere il caso di un progetto di questo tipo. In questi casi l'attenzione può scemare, scoprendo il fianco a quanti, consciamente o inconsciamente, cercano di bloccare il regolare svolgimento delle attività.
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A volte è la stessa Direzione che si trova ad essere il peggior nemico di se stessa iniziando, dopo un po' di tempo, a "rosicchiare" tempo, uomini e risorse economiche ai progetti avviati, per indirizzarli su quelli nuovi nati nel frattempo.
Un altro segnale che indica un serio pericolo per il nostro progetto è la mancanza di entusiasmo tra i nostri collaboratori, così come la mancanza di interesse e il rispetto per la materia.