DIAGRAMMA DI AFFINITA': CONOSCERLO E COSTRUIRLO

A cosa serve un diagramma di affinità e come si costruisce? Vediamolo insieme

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Il diagramma di affinità, inventato negli anni '60 da un antopologo giapponese - Kawakita Jiro - è uno strumento particolarmente adatto a strutturare i pensieri delle persone che lavorano insieme su una questione complessa. Serve, infatti, per organizzare un grande gruppo di elementi in blocchi più piccoli che siano più facili da capire e da gestire. Il diagramma è uno strumento visuale che facilita la comprensione di un argomento rendendolo alla portata di tutti, con l'aiuto di qualche foglietto adesivo e di qualche pennarello.
Lo strumento consente a un individuo o a un team di raggruppare in categorie un gran numero di idee, problemi, osservazioni o elementi per avviare, poi, ulteriori analisi. Può essere utilizzato in qualunque stadio del ciclo Plan-Do-Study-Check ma è particolarmente utile nella fase di Planning (Pianificazione). E' utilissimo anche per organizzare il materiale raccolto durante un brainstorminge ogni volta che ci troviamo davanti ad un problema complesso o difficile da comprendere in tutti i suoi aspetti. Un modo intelligente di utilizzare un diagramma di affinità, ad esempio, è quello di sfruttarlo per aiutare un team a raggiungere il consenso sulla soluzione di un problema raggruppando le idee raccolte. I membri del team, a turno, possono scrivere le loro idee su fogli di carta separati che verranno poi raccolti per riunire le idee affini. Raggruppando le idee in questo modo si può partire da concetti specifici e arrivare ad ampie categorie che consentono una migliore comprensione di un problema. Lo strumento permette di condividere le proprie idee sul problema in modo organizzato e rende più facile rimanere concentrati sull'argomento. Lo strumento è estremamente utile anche durante il processo di innovazione che, basandosi pesantemente sul lavoro di persone che spesso appartengono alle diverse aree aziendali, permette a tutti di avere le idee ben chiare su come sta procedendo il lavoro.

Il diagramma di affinità fa parte dei sette nuovi strumenti della qualità che si affiancano ai famosi sette strumenti della qualità classici. In particolare, il nostro diagramma è uno degli strumenti di base utilizzato per stimolare la creatività e dare struttura a un processo progettato per accogliere una gamma di idee diverse.

Costruire un diagramma di affinità

I passaggi per generare in pratica un diagramma di affinità sono i seguenti:

presentare lo strumento del diagramma di affinità e spiegare cosa si intende fare con questo lavoro;
identificare il problema da indagare e scriverlo su una lavagna prima di iniziare il lavoro di raccolta delle idee al riguardo;
servirsi di un facilitatore che sia in grado di condurre al meglio la sessione di lavoro;
avviare un brainstorming per raccogliete le idee cercando di cogliere tutte le sfaccettature della questione da affrontare;
scrivete ogni idea su un foglietto adesivo o su fogli di carta singoli che verranno poi raccolti e analizzati;
una volta raccolti, iniziate a raggruppare in categorie i foglietti con le diverse idee. Chiedetevi: "Quali altre idee sono simili a questa?" e “Questa è un'idea in qualche modo collegata ad un'altra?" Attenzione a non cercare di far rientrare per forza alcune idee nei gruppi che state creando. Lasciatele piuttosto da parte a costituire gruppi a sé. Ogni membro del gruppo lavorerà per riunire le note che ritiene simili, eventualmenter anche spostando quelle posizionate in un gruppo dagli altri membri del team. La cosa fondamentale è che durante questa fase del lavoro non è consentito alcun tipo di conversazione;
date un nome ad ogni categoria individuata e riportatelo in cima al gruppo;
l'identificazione delle categorie può suscitare ulteriori idee, quindi continuate ad aggiungere note mentre le idee continuano a fluire;
discutete sulle categorie individuate;
create un diagramma di affinità per ogni gruppo di idee con una breve descrizione delle idee che rientrano in uno specifico gruppo;
tentate di raggruppare i diversi diagrammi di affinità in gruppi più ampi ("cluster") e continuate fino a quando la definizione di un cluster più ampio perderebbe qualsiasi significato;
completate il diagramma di affinità esponendo tutte le idee su un unico foglio e tracciando i bordi attaorno a ciascuna affinità che definiscono uno specifico gruppo di idee. La struttura risultante fornirà un aiuto prezioso per approfondire il problema

Punti essenziali da ricordare

Prima di iniziare ad utilizzare il diagramma di affinità (o qualunque altro strumento della Qualità) è bene accertarsi di avere ben identificato il problema e di essere certi di condividerne le priorità.

Le idee vanno raccolte e registrate in modo da poter essere spostate senza difficoltà (ad esempio utilizzando post-it, foglietti fissati con una puntina da disegno o altro)

Prima di iniziare ad usare lo strumento, decidete secondo quale modalità avviare la sessione di brainstoming

(L'articolo continua sotto al box in cui ti segnaliamo che alla collana di libri QualitiAmo si è aggiunto un nuovo titolo).

Due esempi pratici

Ipotizziamo ora di essere in procinto di svolgere una lezione sul corpo umano e, precisamente, sulle ossa del nostro scheletro e di voler affrontare con un diagramma di affinità il seguente problema: cosa volete imparare in questa lezione?

Il risultato potrebbe essere qualcosa di molto simile a questo esempio che vi riportiamo.

Qualora, invece, ci ponessimo un problema di qualità come, ad esempio, aiutare le persone a capire che una performance che non è delle migliori è un'occasione per apprendere, potremmo raccogliere diverse idee quali, ad esempio:

spiegare la metodologia PDCA;
analisi delle cause;
raccontare storie di errori che sono serviti per avere successo;
imparare a non prendersela con chi evidenzia il problema ma concentrarsi su ciò che non funziona;
condivisione della responsabilità;
incoraggiare l'analisi delle cause;
condividere gli errori fatti;
non punire le persone per gli errori;
capire che quando si sbaglia è il sistema che ha fallito, non si tratta di un fallimento della persona;
ammettere l'errore e focalizzarsi sull'insegnamento che ne deriva;
impostare l'apprendimento dagli errori fatti;
mantenere le cose semplici;
concentrarsi sul processo, non sulle persone;
responsabilizzare tutte le persone facendo loro capire che ognuno ha un ruolo nalla costruzione della qualità;
sviluppare la conoscenza;
usare il più possibile le rappresentazioni visuali;
ricompensare coloro che risolvono i problemi;
lavorare per processi e non per funzioni;
costruire una mentalità che non sia basata sulla paura;
condividere i risultati delle iniziative di miglioramento che seguono gli errori commessi;
sforzarsi di concentrasi sul "perché", non sul "chi";
fornire feedback alle persone;
concentrarsi sulla balanced scorecard;
lezioni apprese dalle varie attività del progetto;
incoraggiare le persone a condividere le lezioni apprese;
trasformare un fallimento in una "best practice";
capire eventuali punti deboli

suddividendole nelle categorie:

cultura e apprendimento;
definire le aspettative e i fallimenti;
impatto sulle persone;
attività di follow-up;
metodologie;
misurazioni

A proposito...voi dove inseireste ogni voce? Se volete, in fondo all'articolo abbiamo riportato come le suddivideremmo noi.

Vantaggi

Il diagramma di affinità è utile per raccogliere in poco tempo moltissime informazioni derivanti da un gruppo di lavoro.

Il secondo vantaggio di questo strumento è che offre a tutti la possibilità di dare un contributo.

Il terzo grande vantaggio dell'affinity diagram è che organizza le informazioni in categorie che possono venire analizzate, poi, con altri strumenti. Serve per mettere ordine nel caos che potrebbe derivare da molte idee.

Quando utilizzare i diagrammi di affinità

I diagrammi di affinità possono essere utilizzati:

come passo successivo nell'organizzazione degli output di un brainstorming in temi o categorie rilevanti per l'analisi;
per coinvolgere attivamente le parti interessate in una tematica in cui siano richieste la loro comprensione ed esperienza come supporto;
per favorire il pensiero innovativo e creativo;
per analizzare ulteriormente dati, idee o osservazioni per verificare le ipotesi, definire le priorità e migliorare il processo decisionale

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Ed ecco, per concludere, le voci elencate sopra suddivise per categorie di affinità:

Cultura e apprendimento:

raccontare storie di errori che sono serviti per avere successo;
imparare a non prendersela con chi evidenzia il problema ma concentrarsi su ciò che non funziona;
capire che quando si sbaglia è il sistema che ha fallito, non si tratta di un fallimento della persona;
ammettere l'errore e focalizzarsi sull'insegnamento che ne deriva;
concentrarsi sul processo, non sulle persone;
responsabilizzare tutte le persone facendo loro capire che ognuno ha un ruolo nalla costruzione della qualità;
costruire una mentalità che non sia basata sulla paura;
sforzarsi di concentrasi sul "perché", non sul "chi";
capire eventuali punti deboli

Definire le aspettative e i fallimenti:

analisi delle cause;
condivisione della responsabilità;
lavorare per processi e non per funzioni;
fornire feedback alle persone

Impatto sulle persone:

non punire le persone per gli errori;
ricompensare coloro che risolvono i problemi;
incoraggiare le persone a condividere le lezioni apprese

Attività di follow-up:

condividere gli errori fatti;
impostare l'apprendimento dagli errori fatti;
sviluppare la conoscenza;
condividere i risultati delle iniziative di miglioramento che seguono gli errori commessi;
lezioni apprese dalle varie attività del progetto;
trasformare un fallimento in una "best practice"

Metodologie:

spiegare la metodologia PDCA;
incoraggiare l'analisi delle cause;
mantenere le cose semplici;
usare il più possibile le rappresentazioni visuali;
concentrarsi sulla balanced scorecardl "chi"

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