LA GESTIONE DELLE REGISTRAZIONI

La gestione delle registrazioni della Qualità non è altro che un controllo sistematico di tutti questi documenti dalla loro la creazione (o dal loro ricevimento), attraverso la loro trasformazione, distribuzione, gestione, organizzazione e archiviazione.

Poiché le informazioni sono una risorsa importante per le organizzazioni (soprattutto per quelle che vogliono lavorare in Qualità), la gestione delle registrazioni include necessariamente anche la gestione più ampia delle informazioni. Pertanto, la gestione delle registrazioni potrebbe essere impostata anche nell'ottica di una più generica ed estesa gestione delle informazioni.

La nascita della gestione delle registrazioni

La gestione delle registrazioni non è nuova. La ritroviamo, ormai, da parecchi anni all'interno delle organizzazioni più avvedute tanto che si è trasformata in un vero e proprio requisito all'interno della ISO 9001: punto 4.2.4 della norma: tenuta sotto controllo delle registrazioni.

Addirittura è stato pubblicato uno standard apposito, la ISO 15489, suddiviso in due fascicoli:

• ISO 15489 - Informazione e documentazione - Gestione dei documenti di archivio (record) - Principi generali
• ISO 15489-2 - Informazione e documentazione - Gestione dei documenti di archivio (record) - Parte 2: Linee guida

che altro non è che uno standard per le politiche di gestione delle registrazioni e che ha come scopo quello di garantire un'attenzione adeguata all'argomento e la garanzia che la protezione dei dati si applichi a tutte le registrazioni.

Cosa significa "registrazione"?

Il termine "registrazione" ha un significato specifico all'interno di una generica gestione dei dati, in quanto definisce un'informazione memorizzata, indipendentemente dal supporto o dalle sue caratteristiche, che è la prova delle operazioni di un'organizzazione e che ha valore in quanto richiede il suo mantenimento per un periodo di tempo ben specificato.

Alcuni esperti hanno stimato che, di tutti i documenti creati da un'organizzazione, solamente il 10-15% può essere definito come "registrazione". Ogni organizzazione dovrebbe, quindi, stabilire come prima cosa quali documenti e quali informazioni (oltre a quelli specificati dalla ISO 9001 se si tratta di azienda certificata) debbano diventare delle registrazioni da gestire in un certo modo.

Impariamo a gestire le registrazioni

Le registrazioni possono appartenere a diversi ambiti perché possono essere lettere, promemoria, report, apparire su carta o su supporti ottici o digitali, essere visualizzabili su una Intranet aziendale, ecc. Un'organizzazione può riceverle attraverso la posta ordinaria, la posta elettronica, il fax, i corrieri, Internet, ecc.
Altre tipologie di registrazioni da considerare sono quelle orali che possono venire memorizzate su CD, DVD o le immagini che possono essere conservate tramite fotografie.

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LA COLLANA DEI LIBRI DI QUALITIAMO

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Di solito, le registrazioni vengono classificate in due gruppi:

• in base al tipo di utilizzo
• in base al luogo in cui vengono utilizzate

Sta, poi, a noi scegliere quella che giudichiamo la migliore per la nostra organizzazione.

Una classificazione in base all'utilizzo che si fa della registrazione comprende i documenti relativi alle transazioni (fatture, ordini, assegni, preventivi, dichiarazioni, contratti, documenti di spedizione, fogli di presenza, cataloghi, listini, ecc.) e tutti i documenti di riferimento che, invece, contengono tutte le informazioni necessarie per portare avanti le operazioni di un'azienda nel lungo periodo.

Un classificazione che si basi sul luogo di utilizzo comprenderà sia i documenti interni che i documenti esterni. Esempi classici di registrazioni di questo tipo sono quelle che contengono le informazioni necessarie per operare in un certo posto all'interno dell'organizzazione (registrazioni di magazzino, richieste di acquisto, ecc.)

PER SAPERNE DI PIU':