IL KANBAN: UNA SEMPLICE LAVAGNA

Impariamo a conoscere il Kanban: un pilastro del Toyota
Production System

Toyota ha reso famoso nel mondo lo strumento del Kanban. Impariamo a conoscerlo con una semplice lavagna.

Kanban

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Dato che molte persone ci hanno scritto dicendo di essersi appassionate alle idee che stanno alla base della Lean manufacturing e alla loro applicazione per gestire al meglio il lavoro e i progetti, proviamo a prendere in esame uno strumento molto utile per rendere più facile l'avvicinamento alle tecniche "lean": il Kanban.

Per tutti coloro che sono curiosi di applicare uno strumento come quello del Kanban in un contesto non produttivo come può essere, ad esempio, un ufficio, proponiamo la sfida di partire da una semplicissima lavagna plastificata sulla quale attaccare i foglietti adesivi colorati che tutti noi conosciamo benissimo.
Pronti? Allora partiamo!

Questo semplicissimo strumento servirà per rappresentare i flussi di lavoro e, facendo un piccolo passo in più potrà essere facilmente diviso in tre parti:

  • lavori in attesa di essere presi in carico (in inglese "Pending")
  • lavori in corso (in inglese "In Process")
  • lavori completati (in inglese "Completed")

I foglietti adesivi rappresenteranno le varie attività da compiere: ad esempio "prelevare i materiali", "lavorazione 1", "lavorazione 2", ecc.
Se vogliamo visualizzare subito un'informazione in più, sul foglietto potremo riportare anche chi si prenderà in carico (o sta già gestendo) un certo lavoro.

Ovviamente esistono moltissimi sistemi elettronici per fare la stessa cosa ma abbiamo voluto restare sul semplice proprio per farvi capire che lo strumento Kanban può essere utilizzato da chiunque, in qualsiasi contesto.
Oltretutto questa semplice lavagna rappresenta in pieno un paio di concetti che sono fondamentali se vogliamo davvero comprendere fino in fondo i principi della Lean manufacturing:

  • tecnologia semplice o ridotta al minimo
  • controllo visuale

L'utilità immediata di questo semplice metodo di gestione dei flussi di lavoro è che è facile da utilizzare e, cosa ancora più importante, è facile da modificare se ci accorgiamo che sarebbe meglio funzionasse in un modo diverso.

Il monitor di un computer, per quanto bello possa essere, non potrà mai sostituire il piacere anche tattile di maneggiare e posizionare il nostro foglietto adesivo colorato, per non parlare dell'interattività sociale che comporta questo modo di fare.

Il problema principale che potreste avere utilizzando il Kanban è che non vi aiuterà ad evitare di accumulare una grande mole di lavoro. Per sua stessa natura, infatti, questo sistema stabilisce quanto WIP (work in progress) ci possa essere ma non può impedire che se ne accumuli di più.
Il Kanban rappresenta, infatti, solo una porzione del sistema su cui basare la produzione interna e l'economia dell'organizzazione. E' solo un mezzo di scambio per ottenere beni o servizi da parte delle nostre unità produttive: un cartellino in cambio di un lavoro da fare.

Il numero di foglietti in circolazione deve essere controllato da una funzione superiore che si occupi, appunto, di dare la giusta cadenza a tutto il sistema perché non si fermi, perché non giri a vuoto e perché produca esattamente ciò che ci si aspetta.
Per fare in modo che tutto funzioni a dovere dovranno esserci dei limiti ben stabiliti e delle quantità di lavoro da mettere in circolazione ben pesate e meditate.

Una semplicissima regoletta da tenere presente per capire meglio quello che stiamo dicendo è la seguente: un sistema di foglietti che girano per l'azienda senza dei carichi e dei limiti di lavoro fissati a monte non è un sistema Kanban proprio come la fotocopia di un biglietto da 5 euro non è un biglietto da 5 euro! Si assomigliano ma non sono la stessa cosa.

Se utilizzate dei cartellini plastificati che vengono riutilizzati sempre in numero fisso, sarà facile sapere a che punto è il sistema, se può essere caricato ulteriormente o se è già vicino al collasso. Vi basterà vedere se i cartellini sono già tutti in circolazione o quanti ne restano fermi per avere un'idea immediata di ciò che bisogna fare.
Se, al contrario, preferite utilizzare foglietti adesivi che poi butterete via, allora dovrete trovare un altro sistema capace di regolare a monte tutto il vostro sistema. Ad esempio basterà stabilire in partenza quanti foglietti mettere in circolo.

Questo significa che un sistema Kanban adempie a due funzioni:

  • richiede di fare qualcosa in particolare
  • è un permesso che autorizza a fare qualcosa

Questa seconda funzione è quella che, spesso, confonde chi si è avvicinato da poco alla Produzione snella e ai suoi strumenti ma il Kanban serve anche a questo: ad ottimizzare il sistema e a gestire i conflitti tra eventuali urgenze.

Vediamo ora quale deve essere il giusto approccio per lavorare servendosi di un sistema Kanban. Un modo semplicissimo è quello di porre un limite alla quantità di attività che può compiere ogni persona. Ad esempio, potrebbero essere concepiti principi come questo: "non iniziare un nuovo lavoro fino a quando non si è completato il precedente", oppure "fate un solo lavoro alla volta ma, se siete bloccati per qualche motivo, allora passate ad un nuovo lavoro ma non di più".

Ma proviamo a vedere ora più da vicino come funziona un flusso "pull" (cioè tirato) regolato dal Kanban:

  • Luigi completa il lavoro che gli è stato affidato e sposta il cartellino che rappresenta questo compito nella colonna indicata sulla lavagna con la dicitura "lavoro eseguiti"
  • Luigi prende un nuovo cartellino tra quelli in attesa di essere messi in lavorazione e inizia il nuovo lavoro
  • a questo punto i cartellini in attesa andranno riforniti con uno nuovo che andrà a sostituire quello appena prelevato

Ora che abbiamo un'idea della capacità del nostro processo, è naturale pensare di migliorarne il flusso di lavoro. Cercate di specificare meglio e di suddividere in step ben precisi il nebuloso stato "in progress" in modo da dare a tutti un'idea immediata di eventuali punti di forza, di debolezza e di salute generale del processo.

Nel lavoro che occorre fare per specificare al meglio il processo, cercate di ricordare che, per ogni azione, esistono due momenti ben distinti:

  • specificare: significa definire quali criteri sono necessari per deteriminare quando un certo step del processo può considerarsi completato
  • eseguire: significa fare il lavoro necessario per portare il prodotto / servizio sul quale stiamo lavorando ad uno stato che soddisfi i criteri individuati in precedenza/

Specificando meglio il nostro flusso di lavoro otteremo anche il vantaggio di vedere se occorra o meno specializzarsi per svolgere meglio e più rapidamente alcuni punti particolarmente critici. In questo caso si può parlare di una specializzazione "soft" che consiste nello svolgere solo un tipo di lavoro anche se si sanno fare tutti gli altri per eseguirlo al meglio e in fretta.

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Con un sistema pull in azione, il nostro flusso di lavoro migliorerà e la capacità del processo non potrà che migliorare.
Possiamo utilizzare i diagrammi di flusso per mostrare eventuali punti di debolezza da correggere e opportunità per piccole azioni di miglioramento (Kaizen).

Il passo successivo sarà quello di concentrarsi sul ciclo temporale che occorre per svolgere un certo processo dall'inizio alla fine. Se il ciclo produttivo è sotto controllo e la capacità del processo è bilanciata rispetto alla domanda, infatti, anche il lead time sarà sotto controllo, passo importantissimo per verificare una buona programmazione.

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