TIME MANAGEMENT: DECISIONI MIGLIORI E PIU' VELOCI PER RISPARMIARE TEMPO

"Tra poche centinaia di anni, quando la storia del nostro tempo sarà scritta da una prospettiva a lungo termine, è probabile che l'evento più importante che gli storici vedranno non sarà la tecnologia, non Internet, non l'e-commerce. È un cambiamento senza precedenti nella condizione umana. Per la prima volta, letteralmente, un numero considerevole e in rapida crescita di persone ha delle scelte . Per la prima volta dovranno cavarsela da soli. E la società è totalmente impreparata"
(Peter Drucker - economista e saggista)

La vita ci mette continuamente davanti a decisioni da prendere e le scelte che facciamo, anche quelle sbagliate, ci fanno crescere, maturare e diventare quelli che siamo, oltre che dare un significato alla nostra esistenza. Se, però, siamo perennemente ostacolati da tante piccole decisioni da prendere, non avremo mai il tempo e l'energia per fare quelle scelte che ci portino ad avere una vita che possa essere migliore. In altre parole, la risolutezza è uno strumento estremamente utile non solo per il time management ma anche per vivere meglio.

L'indecisione, d'altra parte, è un modo per andare alla deriva, arrendendosi al destino. È fin troppo facile impantanarsi nel purgatorio della "paralisi da troppa analisi" ma considerare infinite possibilità e chiedersi in continuazione "Cosa succederebbe se...?" ci fa solamente disperdere le energie che servirebbero per prendere le decisioni importanti.
Come molte importanti abilità che bisognerebbe apprendere nella vita, un processo decisionale efficace non viene insegnato quasi mai a scuola e la maggior parte delle persone impara per tentativi ed errori e attraverso le esperienze di altre persone. Ci sono, però, alcuni meccanismi che, se appresi, ci permettono di prendere decisioni migliori, grazie al nostro livello di discernimento, e di agire più rapidamente, grazie alla nostra capacità di comprendere, valutare e considerare tutti i possibili risultati derivanti dalle opzioni che abbiamo davanti. Una volta che inizieremo a sentirci sicuri nel prendere le decisioni più piccole, troveremo più facile applicare ciò che avremo imparato anche alle decisioni più difficili.

Partiamo cercando di capire perché prendere una decisione è così difficile. Di solito, è dovuto alla paura di fare la scelta sbagliata o di avere dei rimpianti. Prima di iniziare a lavorare sulle nostre capacità decisionali, dunque, bisogna capire dove stia il problema e prendersi un momento per farci qualche domanda:

• "Qual è l'area della nostra vita che vorremmo cambiare ma che abbiamo evitato di affrontare con azioni concrete?"
• "Cosa ci trattiene davvero dall'affrontarla?"
• "Qual è la cosa peggiore che può succedere se decidiamo di agire?"
• "Quali sono le probabilità che accada davvero il peggio?"
• "È probabile che, nonostante una decisione sbagliata in questo campo, potremo comunque continuare la nostra vita abbastanza bene e imparare qualche lezione preziosa?"

Se le risposte a queste domande ci faranno rendere conto che la paura è abbastanza infondata e che il peggio che potrebbe accadere è abbastanza improbabile, possiamo prendere la prima decisione: quella di decidere!

Vediamo ora quali passaggi possono facilitare le nostre decisioni:

• diamoci una scadenza - quando non c'è tempo per decidere, ovviamente si decide in fretta. I medici in ospedale, ad esempio, prendono spesso decisioni in queste condizioni. Per fortuna, poche decisioni devono essere prese così rapidamente ma questo è, probabilmente, il motivo per cui la maggior parte delle persone le procrastina. Partiamo, quindi, col darci una scadenza ragionevole per considerare le principali opzioni a nostra disposizione, permettendoci di analizzare la situazione con comodo ma in una quantità di tempo finita, anche in un'ottica di gestione del tempo.
  Ecco alcune domande da porci quando valutiamo un tempo ragionevole per prendere una decisione:
  • "C'è una data entro la quale prendere questa decisione?"
  • "Succederà qualcosa di positivo se prenderemo la decisione entro una certa data?"
  • "Succederà qualcosa di negativo se non lo faremo?"
  • "Cosa è probabile che accada se prendiamo la decisione sbagliata entro questo lasso di tempo?"
  • "Quali sono le conseguenze del rinvio della decisione?"
  • "Ci possiamo convivere?"
  • "I nostri colleghi, i nostri dipendenti, i nostri collaboratori e le nostre famiglie possono conviverci?"
• riduciamo le opzioni - se ci troviamo di fronte a una scelta difficile, aiuta restringere le opzioni. la cosa migliore sarebbe restringere la scelta a solo due opzioni, in modo da evitare il più possibile la confusione. I decisori più veloci e migliori sono quelle persone che allineano le loro decisioni con i propri obiettivi personali o aziendali perché avere questa base semplifica di molto le cose. Identificare i nostri obiettivi, avere una chiara visione di dove vorremmo essere fra qualche anno, dare retta ai nostri valori fondamentali e a quello che consideriamo lo scopo principale della nostra vita è un primo passo importante per prendere buone decioni e per farlo più in fretta.
  Iniziamo, quindi, ad eliminare tutte le opzioni che non sono in linea con i nostri obiettivi. Per fare una valutazione preliminare delle opzioni rimaste, bisognerà fare un po' di ricerca. Concediamoci un limite di tempo per esaminare le possibilità e, in base al nostro esame superficiale, decidiamo quali due opzioni sono le migliori in base ai nostri obiettivi, alle nostre priorità e ai nostri valori;
• raccogliamo tutti i dati necessari a supportare la decisione - ridotte le opzioni a nostra disposizione, è importante avere a disposizione tutti i dati che ci servono per prendere la decisione migliore perché questo è un modo per farci sentire più sicuri di fronte all'incertezza. Per avere le informazioni che ci servono, a seconda dei casi, può essere utile sentire il parere di un esperto o leggerne i consigli, fare una ricerca approfondita sul web, raccogliere il contributo di familiari e persone che saranno interessati da nostra decisione.
  Durante la raccolta dei dati prestiamo attenzione alla loro veridicità e stiamo attenti a non annegare nel mare di informazioni a nostra disposizione;
• quantifichiamo i costi della decisione - un altro passaggio importante è cercare di quantificare, ove possibile, quanto ci costerà la nostra decisione in termini di tempo, impegno e risorse, sia a breve che a lungo termine. E' un passaggio da non sottovalutare perché i "costi" non sono uguali per tutti e ciò che per me può valere la pena potrebbe essere diverso per un'altra persona. Come si misura il costo di un risultato derivante da una decisione presa è un percorso unico per ogni persona. Per alcuni, ad esempio, avere il posto di lavoro sotto casa è importante, mentre per altri è più importante guadagnare di più. Alcuni preferiscono un orario flessibile, altri un ambiente di lavoro sereno. Alcune persone sono soddisfatte da un certo livello di successo, altre da un livello inferiore o superiore. Alcuni non hanno problemi a investire denaro sulla loro decisione, altri potrebbero averne.
  Siccome la soluzione ideale si trova difficilmente, è bene tenere conto di ciò che per noi è importante e ricordarcelo al momento di prendera la nostra decisione;
• ascoltiamo anche il nostro corpo - può sembrare assurdo dare retta ai segnali che ci invia il nostro corpo quando dobbiamo prendere una decisione importante ma è bene prendere nota di ciò che sentiamo in profondità a livello di intuizione, di disagio o - in generale - di malessere relativamente a una specifica decisione. Purtroppo tutti i dati positivi del mondo probabilmente non cambieranno il nostro istinto riguardo al risultato della decisione presa ed è bene tenerne conto

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In base ai passaggi elencati, dovremmo essere in grado di avere a disposizione tutti gli elementi necessari per prendere la nostra decisione. Il lavoro, però, non finisce qui, come molti credono. Dopo aver implementato la nostra decisione, dovremmo assicurarci di valutarne i risultati nel tempo per essere in grado di invertire la rotta se ci accorgiamo di andare nella direzione sbagliata. La valutazione a intervalli regolari dei risultati portati dalla nostra decisione ci aiuterà a fare tutti i piccoli aggiustamenti necessari prima che sia troppo tardi.
Tra le domande che possiamo farci in questa fase abbiamo:

• "Il risultato è all'altezza delle aspettative?"
• "Stiamo raggiungendo gli obiettivi che avevamo delineato?"
• "Come potremmo migliorare i risultati che stiamo cercando di ottenere?"
• "Se avessimo saputo all'inizio quello che sappiamo ora, avremmo ancora agito nello stesso modo?"
• "Se dovessimo apportare un cambiamento, quale sarebbe?"
• "Quale risultato varrebbe lo sforzo di apportare questa modifica?"
• "Quali sono le probabilità che il cambiamento porti al nuovo risultato desiderato?"

PER SAPERNE DI PIU':