Il forum sulla Qualità di QualitiAmo

[Doublepair]

Ciao,
Spero innanzitutto di non creare un doppione con la mia domanda.
Molto semplice :
1) Ogni volta che emetto una procedura nuova e/o revisionata qual'è il requisito minimo per renderlo noto all'organizzazione ?
2) Tale requisito è relativo solo alla notifica o anche alla presa visione del contenuto del documento
3) Il requisito cambia se sono certificato anche ISO TS 16949
4)Ulteriormente, il requisito cambia se sono certificato OHSAS 18001 ?
Grazie per una risposta.
_________________
Davide R

[KK]

[Doublepair]

Grazie,
Quindi a tuo avviso è sufficiente una e-mail.
All'interno della mia azienda fanno firmare un foglio di "Implementazioni" che vale poco di più e ti richiede un discreto lavoro.
Io sarei per eliminarlo, ma questa mia considerazione trova un pò di resistenze ....
_________________
Davide R

[KK]

Se tu hai la firma in originale di chi ha scritto, controllo e approvato la procedura, ritengo sufficiente il fatto che tu garantisca la piena disponibilità della stessa per ogni funzione aziendale.

Se il vostro metodo è quello ormai diffuso di utilizzare una versione pdf sul server aziendale e leggibile da tutti, non credo che serva più di una email di notifica.
_________________
Konsulente Kualità

[QualitiAmo - Stefania]

[2p71828]

vediamo un po' come rispondere

io inizierei a verificare che tutti siano in grado di sapere quale sia l'ultima revisione in vigore almeno come elenco.

passiamo quindi al problema:
hai modificato una procedura o ne hai scritto una nuova e ti chiedi come informare l'azienda.

se la procedura non è "critica" puoi anche mandare una e-mail a tutti gli interessati con ricevuta con cui gli avvisi di andare sul server per -visionarla a patto che:
-tutti abbiano una e-mail
-tutti ti rispondano in tempo
-la procedura non sia "critica" (repetita iuvant)
come puoi anche affidarti all'attività di formazione registrando chi hai informato

Se è critica, vedi sicurezza o controlli sul prodotto, devi essere certo che l'operativo (al 96% non raggiungibile da e-mail) applichi la nuove revisione/procedura, da cui l'unica sicurezza a prova di eventuali cause legali è fargli firmare un modulo in cui dichiara di essere a conoscenza della procedura in revisione (dato che aggiunge lui a mano) del ( altro dato che aggiunge lui a mano), di averla compresa e di essere in grado di applicarla.
Nei settori critici tale modulo viene compilato settimanalmente dagli operatori e controllato dai CQ che controfirmano. Tutt'al più ho un ritardo dell'applicazione di 5 giorni lavorativi.
_________________
=fixed(exp(1);5)
sha-1=661bf49e78e9d958032859e811fa1ca27699207a

[Doublepair]

Grazie, un post molto interessante e ben fatto.
Provo a riassumere per vedere se ho capito :

1) Repository noto per attingere l'ultima revisione in caso di bisogno
2) Semplice notifica per le procedure "normali"
3) Firma su un modulo in caso di procedure "critiche"

Un paio di domande :

La definizione di procedura "critica" come la faresti ?
Nel caso 3) se la firma equivale a comprensione e capacità di applicazione non posso chiedere la firma appena esce la nuova procedura ma devo aspettare che l'operativo abbia letto e applicato la nuova regola.
Questo potrebbe portare ad avere tale modulo firmato dopo un pò di giorni.
_________________
Davide R

[2p71828]

scusatemi il ritardo

[Doublepair]

Innanzitutto grazie.

NC grave mi sembra esagerato.

Solitamente le azioni descritte in una procedura documentata ( è questo di cui si parla ...) sono il frutto di un Problem Solving e quindi per loro natura sono azioni correttive permanenti che possono impiegare anche settimane per essere implementate (si pensi all'acquisto di una nuova attrezzatura o semplicemente una modalità di lavoro che deve essere prima simulata poi valutata da svariate funzioni).
Nel frattempo (noi abbiamo la regola delle 24h max) vengono definite e attuate azioni di contenimento che però lavorano sulla detection e non sulla prevenction ....
Non si configura alcuna NC, tantomeno grave ....
_________________
Davide R

[Slender Man]

per me la NC non sta nel fatto che la procedura descrive un processo non verificato (quello sta nella scelta, nello strumento che usi per valutare il rishcio correlato)... ma nel fatto che il processo descritto nella procedura non è conosciuto dalle persone che lo devono porre in essere.

in procedura descrivi un modo di sfilettare il pesce prima di mangiarlo, che magari non è il migliore possibile, ma poi se giri per i tavoli trovi gente che stacca la testa a morsi e la manda giu'.
_________________
"It's my way, or the highway." (James Dalton, Esq.)
"Manly hearts to guard the fair" (Job Description)

[2p71828]

penso che Slender abbia compreso il mio appunto, ma forse è meglio descrivere un po' meglio il processo.

premessa:
se la procedura è stata approvata il giorno X non dovrebbe essere scritto in nessun documento che il giorno X stresso deve essere effettiva e quindi applicata.
Nelle grandi aziende esiste un ente apposito che si occupa di distribuire i nuovi documenti approvati e, sulla base della logistica di distribuzione e di conferma di ricevuta, determina la data di applicazione.
In casi estremi, per essere sicuri sulla data effettiva su un prodotto, si arriva a produrre una revisione del disegno, se non un cambio codice.
Nelle piccole realtà si sottintende normalmente che la data di approvazione coincida con la data di applicazione, ma, ripeto, è solo una presunzione.


In generale, quindi anche al di fuori di casi come NC, quello che non dovrebbe mai accadere è che si dia per effettiva una procedura, quando ancora degli operatori/applicativi non siano stati formati completamente. Non si può dire " la procedura è effettiva e aspettiamo che applicandola (=tentando di applicarla) la capisca anche l'operativo", a meno che tu non abbia qualcuno o qualcosa che parallelamente o in flusso ricontrolli. Non esistono margini per il debug della formazione o meglio devi valutare accuratamente i rischi.
_________________
=fixed(exp(1);5)
sha-1=661bf49e78e9d958032859e811fa1ca27699207a

[dario]

Interessante.
Mi accodo con un paio di riflessioni...
NC grave o lieve o suggerimento...
Grave senza dubbio, per esempio se si tratta di una modifica a prodotto con forte impatto sulla salute delle persone...
NC lieve se l'impatto sulla qualità si fa sentire, ma non è determinante (non perdo batch di produzione, non inficiamo la soddisfazione del cliente, non mettiamo a rischio l'ambiente di lavoro ecc.
Semplice suggerimento, per non aprire inutili NC (in certi ambienti una NC è vissuta molto male e un semplice suggerimento invece è visto con positività) se si tratta di una piccola modifica di miglioramento di un servizio di backoffice con minimo impatto sulla qualità riferita al cliente esterno.

Da ritenere anche che a seconda del contesto, dell'ambiente, magari ci si accorge a mesi di distanza, in sede di audit, che gli operatori continuano ad avere la procedura superata come riferimento. Mi collego ai post di Paolo quando spiega come funzionano (ops, NON funzionano) le officine che basano la qualità sulla conoscenza dei bravi operatori che se ne fanno un baffo delle procedure, delle NC e dei manuali ella qualità.

[KK]

Mi sa che stavolta vado in parte contro corrente.

Cioè la teoria c'è tutta e concordo con tutto quello che affermate, poi penso a tutte le aziende dove ho fatto qualità e a quante volte mi è capitato di aggiornare davvero una procedura che avesse impatto sulla salute e la sicurezza del cliente.... mai!
Allora penso a quelle volte in cui se non inoltravo immediatamente la procedura verso le figure operative rischiavo di compromettere la conformità del prodotto.... mai!

Per farla breve, io continuo a scontrarmi contro lo scoglio tutto italiano che le persone lavorano a prescindere dalle procedure della qualità, che inseguono inesorabilmente i cambiamenti dei processi e non li impongono, con un management che non si conforma e non pretende che ci si conformi.
Questo è il comune denominatore delle aziende nonostante settori, dimensioni e strutture organizzative completamente differenti.

Se dovessi aprire una NC per operatori non ancora formati sarebbe un disastro.

Comunque è solo la dura realtà che ho incontrato io, magari a voi va meglio!
_________________
Konsulente Kualità

[2p71828]

[Slender Man]