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tati Nuova recluta del forum
Registrato: 06/12/10 10:33 Messaggi: 35
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Inviato: Mer Dic 29, 2010 2:45 pm Oggetto: dubbio: le registrazioni |
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premetto che ho preso in mano da giugno, in qualità di responsabile, un sistema di gestione qualità già avviato, e, a causa di urgenze e criticità non ho potuto confrontarmi con il responsabile precedente... quindi ovviamente mi trovo ad affrontare documenti e procedure scritte con "un'altra testa", e ho diversi dubbi... per cui mi troverete spesso qui a chiedervi aiuto e vi ringrazio in anticipo.
ora: leggo nell'utilissimo riassunto della iso 9001:2008, al punto 4.2.4 che:
Citazione: | Le registrazioni, pur essendo assimilabili a dei documenti, vengono trattate nella norma in un punto diverso perché non vengono emesse come dei documenti veri e propri né hanno degli indici di revisione. |
http://www.qualitiamo.com/set%20normativo/iso%209001/4%202%204.html
ma nel nostro sistema anche nelle registrazioni compare l'intestazione contenente l'indice di revisione, che si riferisce alla data di revisione del layout del registro, di cui teniamo anche una copia non compilata che fa da modello. Ovviamente questo richiede un'ulteriore continua attenzione all'aggiornamento ed un lavoro non indifferente nel controllo degli aggiornamenti e delle revisioni. E' superfluo? Potrei lasciare il lavoro di controllo delle revisioni soltanto per i documenti ed eliminarlo nelle registrazioni?
vi faccio un esempio pratico:
abbiamo un registro che segue la movimentazione interna di alcuni colli di proprietà dei clienti tra i vari settori. Il registro (cartaceo) riporta l'intestazione con l'indice di revisione... quell'indice è superfluo? |
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QualitiAmo - Alberto Moderatore
Registrato: 10/11/09 11:26 Messaggi: 4567
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QualitiAmo - Alberto Moderatore
Registrato: 10/11/09 11:26 Messaggi: 4567
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Inviato: Mer Dic 29, 2010 3:09 pm Oggetto: |
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Rieccomi!
Allora io la vedo così:
- documento (ad esempio procedura) è composto da un layout e testo (o immagini, o diagrammi o altro).
- registrazione è composta da un layout predisposto per l'inserimento di dati che costituiscono, appunto, la registrazione.
Nel primo caso se cambio il testo vado ad alterare il documento stesso, nel secondo, invece, vado semplicemente a inserire una nuova riga di registrazione (ad esempio in un elenco di dati).
Ecco perché nei documenti è importante riportare sul documento stesso l'indice di revisione mentre nelle registrazioni ho il mio layout e con esso posso emettere 10, 20, 30 elenchi di registrazioni con date diverse ma con la stessa revisione di layout.
Il tuo collega ha previsto un altro caso ancora (credo, ovviamente sto provando a indovinare) quello in cui si cambia il layout della registrazione.
In questo caso lui ha predisposto una revisione che te lo indichi, io avrei semplicemente fatto una nota dichiarando il vecchio modello obsoleto e caricando il nuovo al posto del vecchio.
Non si può dire, comunque, che il modo di operare del collega sia errato, è semplicemente diverso da quello che userei io.
In linea generale, comunque, per le registrazioni la revisione non è necessaria (ma nessuno ti impedisce di gestirla). Basta semplicemente che il layout sia modificabile solo a cura del responsabile qualità e che venga prontamente aggiornato in caso di modifiche. I colleghi si limiteranno ad usarlo per introdurre dati (le registrazioni).
Dopo tutta questa tiritera, spero almeno di essere stato chiaro, altrimenti chiedimi pure precisazioni. Ciao!!! _________________ Alberto - Staff di QualitiAmo
ISO 9001:2015 - SI AGGIUNGE ALLA COLLANA DEI LIBRI DI QUALITIAMO IL NUOVO TESTO CHE SVELA I SEGRETI DELLA FUTURA NORMA
IL PRIMO LIBRO NATO SULLE PAGINE DI QUALITIAMO
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tati Nuova recluta del forum
Registrato: 06/12/10 10:33 Messaggi: 35
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Inviato: Mer Dic 29, 2010 3:27 pm Oggetto: |
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grazie mille!
sei stato chiarissimo, in effetti è proprio così, è stato previsto un indice di revisione per modifiche del layout delle registrazioni effettuate dal responsabile qualità.
Quindi, io a questo punto, per alleggerire un po' l'infinito lavoro di controllo delle revisioni (le registrazioni sono davvero tante, il sistema è molto complesso), potrei fare una cosa del genere:
- per le registrazioni che distribuisco in forma cartacea o pdf di cui posso modificare il layout solo io: togliere l'indice di revisione, lasciare soltanto dichiarata la data di pubblicazione, dichiarare nel file di elenco delle registrazioni che la vecchia è obsoleta ed assicurarmi che circoli soltanto la copia nuova da compilare,
- per le registrazioni che abbiamo in formato di tabella excel accessibili agli utenti (ad esempio il foglio excel sul personale attivo in azienda, che viene compilato dal responsabile delle risorse umane) mantenere l'indice di revisione ed una copia "in bianco" nel sistema gestione qualità. Anche per essere sicura che non vi siano state fatte modifiche non autorizzate al layout...
Andrebbe bene? O devo mantenere un comportamento univoco per tutte?
P.S. scusa se ho sbagliato sezione, devo ancora orientarmi nel forum! starò più attenta le prossime volte |
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QualitiAmo - Alberto Moderatore
Registrato: 10/11/09 11:26 Messaggi: 4567
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KK King of Kuality
Registrato: 23/04/09 14:36 Messaggi: 10266
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Inviato: Mer Dic 29, 2010 4:04 pm Oggetto: |
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Quanto detto da Alberto è già perfetto quindi non aggiungo altro!
tati ha scritto: | Andrebbe bene? O devo mantenere un comportamento univoco per tutte? |
Per la scelta del modo di gestire documenti e registrazioni è tua (o tua e delle persone con cui prendi le decisioni): per assurdo potresti scegliere di avere un iter differente per ogni tipo di documento o registrazione.
La cosa importante è che quanto decidi sia poi riportato in maniera chiara ai punti 4.2.3 e 4.2.4 del manuale o nella procedura relativa (se esistente).
Ciao _________________ Konsulente Kualità |
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mascalzone79 Masaniello della qualità
Registrato: 03/09/09 17:59 Messaggi: 1347
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Inviato: Mer Dic 29, 2010 4:48 pm Oggetto: |
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Staff QualitiAmo ha scritto: | Sarebbe fantastico se riuscissi a bloccare in qualche modo anche il layout dei documenti elettronici permettendo all'utente di variare solo i dati inseriti e non la struttura ma non so se si può fare. |
Certo che sì. Con Excel si possono bloccare i contenuti di alcune celle, per evitare che si possa scrivere all'interno di esse. Così l'utente può solo compilare i campi che noi gli renderemo modificabili. Inoltre in questo modo è possibile pure obbligare l'utente a compilare tutti i campi, pena l'apertura di una finestrella pop up di errore. _________________ Insisti e resisti, ottieni e conquisti!! |
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2p71828 Qualità è precisione
Registrato: 31/10/08 17:43 Messaggi: 2750
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Inviato: Mer Dic 29, 2010 11:29 pm Oggetto: |
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la mia opinione è dipende da
tipo di attività dell'azienda
tipologia di struttura del template
rischi e responsabilità
partiamo con un esempio estremo
scheda di registrazione delle lavorazioni e dei controlli oppure una check list
devo avere sia l'indice di revisione che il riferimento al piano di controllo utilizzato inteso come revisione e titolo altrimenti ho una registrazione che non riesco ad associare perchè e come sono state effettuate le registrazioni.
secondo esempio il foglio di excel.
le modifiche e le aggiunte devono essere tenute sotto controllo. Sappiamo rispondere alla domanda di come fosse il foglio e quali registrazioni fossero presenti il 15 maggio del 2009?
per i fogli di excel è buona pratica oltre a bloccare il formato e "guidare" pesantemente l'utente alla compilazione, avere un foglio di log dove vengono riportate le modifiche, gli aggiornamenti,con data e autore in modo da generare un indice di revisione in automatico e poter ripristinare il foglio a qualsiasi data e in qualsiasi momento
solo due pensioeri veloci poi ritorno _________________ =fixed(exp(1);5)
sha-1=661bf49e78e9d958032859e811fa1ca27699207a |
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QualitiAmo - Alberto Moderatore
Registrato: 10/11/09 11:26 Messaggi: 4567
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Inviato: Gio Dic 30, 2010 9:13 am Oggetto: |
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Ciao 2p71828. Sono d'accordo con te che la gestione documentale debba seguire la pratica quotidiana di ogni organizzazione e quindi essere in linea con ciò che ci è più comodo. Fatti, dunque, salvi i paletti della normativa di riferimento, per il resto possiamo cavarcela come vogliamo.
Fatta questa premessa mi sa che non ho capito i tuoi casi specifici.
2p71828 ha scritto: | devo avere sia l'indice di revisione che il riferimento al piano di controllo |
Se ho una scheda di registrazione dei controlli posso avere un layout generale privo di revisione e personalizzarlo aggiungendo il riferimento al piano di controllo. Oppure posso preparare più layout specifici adatti a diverse tipologie di controllo. Il layout resta fisso e privo di revisione mentre i dati cambiano (con la data di registrazione).
Ovviamente sta alla singola realtà capire come sia meglio muoversi, infatti ho premesso che la gestione delle revisioni non è errata, ma può sicuramente essere evitata dalla maggioranza delle organizzazioni.
Venenendo al foglio di excel, anche qui dipende da ciò che ci serve. Posso sapere com'era il foglio ad una certa data perché ogni registrazione sarà associata ad una data specifica. Certo, se parliamo di settori specifici come il tuo, allora le cose si complicano notevolmente e può servire un controllo ulteriore con i log, ecc. ma in un'azienda piccola dove una persona registra una serie di dati non legati a sicurezza, gestione dei rischi, ecc., ecc. è inutile.
Credo che il buon senso, come sempre, ci indichi la strada corretta. _________________ Alberto - Staff di QualitiAmo
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2p71828 Qualità è precisione
Registrato: 31/10/08 17:43 Messaggi: 2750
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Inviato: Gio Dic 30, 2010 10:58 am Oggetto: |
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iniziamo con il primo caso:
scheda di registrazione delle lavorazioni e/o dei controlli in produzione
la scheda come modello funge anche da guida per l'operatore
quindi è fondamentale che sia sempre all'ultimo esponente utilizzabile (che a volte non è l'ultimo esponente disponibile se ci sono modifiche in corso del prodotto per esempio). Teniamo a mente che a parità di piano di controllo il modello può essere evoluto, per esempio a causa di un errore che non ha fatto riportare la casella per un controllo invece previsto. Il secondo punto è legare quel foglio al piano di controllo (piano che avrà un indice di revisione), altrimenti in caso di necessità di stabilire cosa significasse la casella X e come venisse effettuata la misurazione metodi e tempi dopo alcuni mesi dovreste ricostruire tutta la storia del piano di controllo e sperare di non essere in un momento transitorio.
secondo caso
i fogli di excel sono molto ma molto infidi in quanto sono l'emblema della precarietà, del continuo divenire incontrollato:
è vero che se ad ogni registrazione richiedo di mettere la data e la firma nelle caselle accanto sono a buon punto, ma, se come accade spesso, la stessa cella viene modificata più volte da persone diverse?
stiamo parlando di registrazioni, non del foglio della spesa di cancelleria o degli ordini di lavoro per la giornata scritti sulla lavagna dell'officina.
alcuni impongono ad excel di registrare le modifiche, ma penso che il foglio ricordi solo l'ultima. Secondariamente un errore di battitura non può avere lo stesso peso e deve essere distinguibile da un aggiornamento di un dato. Se non si vuole ricorrere al file di log consiglio che almeno si faccia una stampa in pdf ad ogni aggiornamento e modifica _________________ =fixed(exp(1);5)
sha-1=661bf49e78e9d958032859e811fa1ca27699207a |
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QualitiAmo - Alberto Moderatore
Registrato: 10/11/09 11:26 Messaggi: 4567
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