Il forum sulla Qualità di QualitiAmo

[tati]

premetto che ho preso in mano da giugno, in qualità di responsabile, un sistema di gestione qualità già avviato, e, a causa di urgenze e criticità non ho potuto confrontarmi con il responsabile precedente... quindi ovviamente mi trovo ad affrontare documenti e procedure scritte con "un'altra testa", e ho diversi dubbi... per cui mi troverete spesso qui a chiedervi aiuto e vi ringrazio in anticipo.
ora: leggo nell'utilissimo riassunto della iso 9001:2008, al punto 4.2.4 che:

[QualitiAmo - Alberto]

Ciao tati, intanto ti sposto nella sezione "documenti" e poi provo a risponderti.

Ci vediamo fra qualche minuto.
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Alberto - Staff di QualitiAmo

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[QualitiAmo - Alberto]

Rieccomi!

Allora io la vedo così:

- documento (ad esempio procedura) è composto da un layout e testo (o immagini, o diagrammi o altro).

- registrazione è composta da un layout predisposto per l'inserimento di dati che costituiscono, appunto, la registrazione.

Nel primo caso se cambio il testo vado ad alterare il documento stesso, nel secondo, invece, vado semplicemente a inserire una nuova riga di registrazione (ad esempio in un elenco di dati).

Ecco perché nei documenti è importante riportare sul documento stesso l'indice di revisione mentre nelle registrazioni ho il mio layout e con esso posso emettere 10, 20, 30 elenchi di registrazioni con date diverse ma con la stessa revisione di layout.

Il tuo collega ha previsto un altro caso ancora (credo, ovviamente sto provando a indovinare) quello in cui si cambia il layout della registrazione.
In questo caso lui ha predisposto una revisione che te lo indichi, io avrei semplicemente fatto una nota dichiarando il vecchio modello obsoleto e caricando il nuovo al posto del vecchio.

Non si può dire, comunque, che il modo di operare del collega sia errato, è semplicemente diverso da quello che userei io.
In linea generale, comunque, per le registrazioni la revisione non è necessaria (ma nessuno ti impedisce di gestirla). Basta semplicemente che il layout sia modificabile solo a cura del responsabile qualità e che venga prontamente aggiornato in caso di modifiche. I colleghi si limiteranno ad usarlo per introdurre dati (le registrazioni).

Dopo tutta questa tiritera, spero almeno di essere stato chiaro, altrimenti chiedimi pure precisazioni. Ciao!!!
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Alberto - Staff di QualitiAmo

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[tati]

grazie mille!
sei stato chiarissimo, in effetti è proprio così, è stato previsto un indice di revisione per modifiche del layout delle registrazioni effettuate dal responsabile qualità.
Quindi, io a questo punto, per alleggerire un po' l'infinito lavoro di controllo delle revisioni (le registrazioni sono davvero tante, il sistema è molto complesso), potrei fare una cosa del genere:

- per le registrazioni che distribuisco in forma cartacea o pdf di cui posso modificare il layout solo io: togliere l'indice di revisione, lasciare soltanto dichiarata la data di pubblicazione, dichiarare nel file di elenco delle registrazioni che la vecchia è obsoleta ed assicurarmi che circoli soltanto la copia nuova da compilare,

- per le registrazioni che abbiamo in formato di tabella excel accessibili agli utenti (ad esempio il foglio excel sul personale attivo in azienda, che viene compilato dal responsabile delle risorse umane) mantenere l'indice di revisione ed una copia "in bianco" nel sistema gestione qualità. Anche per essere sicura che non vi siano state fatte modifiche non autorizzate al layout...

Andrebbe bene? O devo mantenere un comportamento univoco per tutte?


P.S. scusa se ho sbagliato sezione, devo ancora orientarmi nel forum! starò più attenta le prossime volte

[QualitiAmo - Alberto]

Non preoccuparti per l'errore di sezione, noi moderatori serviamo proprio a questo.

Direi che la tua gestione va bene se la spieghi per bene (così come l'hai spiegata a me) nella parte del manuale (o procedura) dove parli della gestione documentale.

Sarebbe fantastico se riuscissi a bloccare in qualche modo anche il layout dei documenti elettronici permettendo all'utente di variare solo i dati inseriti e non la struttura ma non so se si può fare. Mi sa che per questo dubbio dobbiamo aspettare che intervenga un utente più informatizzato di me.
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Alberto - Staff di QualitiAmo

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[KK]

Quanto detto da Alberto è già perfetto quindi non aggiungo altro!

[mascalzone79]

[2p71828]

la mia opinione è dipende da
tipo di attività dell'azienda
tipologia di struttura del template
rischi e responsabilità

partiamo con un esempio estremo
scheda di registrazione delle lavorazioni e dei controlli oppure una check list
devo avere sia l'indice di revisione che il riferimento al piano di controllo utilizzato inteso come revisione e titolo altrimenti ho una registrazione che non riesco ad associare perchè e come sono state effettuate le registrazioni.

secondo esempio il foglio di excel.
le modifiche e le aggiunte devono essere tenute sotto controllo. Sappiamo rispondere alla domanda di come fosse il foglio e quali registrazioni fossero presenti il 15 maggio del 2009?
per i fogli di excel è buona pratica oltre a bloccare il formato e "guidare" pesantemente l'utente alla compilazione, avere un foglio di log dove vengono riportate le modifiche, gli aggiornamenti,con data e autore in modo da generare un indice di revisione in automatico e poter ripristinare il foglio a qualsiasi data e in qualsiasi momento


solo due pensioeri veloci poi ritorno
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[QualitiAmo - Alberto]

Ciao 2p71828. Sono d'accordo con te che la gestione documentale debba seguire la pratica quotidiana di ogni organizzazione e quindi essere in linea con ciò che ci è più comodo. Fatti, dunque, salvi i paletti della normativa di riferimento, per il resto possiamo cavarcela come vogliamo.

Fatta questa premessa mi sa che non ho capito i tuoi casi specifici.

[2p71828]

iniziamo con il primo caso:
scheda di registrazione delle lavorazioni e/o dei controlli in produzione
la scheda come modello funge anche da guida per l'operatore
quindi è fondamentale che sia sempre all'ultimo esponente utilizzabile (che a volte non è l'ultimo esponente disponibile se ci sono modifiche in corso del prodotto per esempio). Teniamo a mente che a parità di piano di controllo il modello può essere evoluto, per esempio a causa di un errore che non ha fatto riportare la casella per un controllo invece previsto. Il secondo punto è legare quel foglio al piano di controllo (piano che avrà un indice di revisione), altrimenti in caso di necessità di stabilire cosa significasse la casella X e come venisse effettuata la misurazione metodi e tempi dopo alcuni mesi dovreste ricostruire tutta la storia del piano di controllo e sperare di non essere in un momento transitorio.

secondo caso
i fogli di excel sono molto ma molto infidi in quanto sono l'emblema della precarietà, del continuo divenire incontrollato:
è vero che se ad ogni registrazione richiedo di mettere la data e la firma nelle caselle accanto sono a buon punto, ma, se come accade spesso, la stessa cella viene modificata più volte da persone diverse?
stiamo parlando di registrazioni, non del foglio della spesa di cancelleria o degli ordini di lavoro per la giornata scritti sulla lavagna dell'officina.
alcuni impongono ad excel di registrare le modifiche, ma penso che il foglio ricordi solo l'ultima. Secondariamente un errore di battitura non può avere lo stesso peso e deve essere distinguibile da un aggiornamento di un dato. Se non si vuole ricorrere al file di log consiglio che almeno si faccia una stampa in pdf ad ogni aggiornamento e modifica
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[QualitiAmo - Alberto]

Perfetto, sono d'accordo che una gestione debba crescere in difficoltà se serve e se torna utile per rispettare i requisiti. In caso contrario contribuisce a creare un sistema elefantiaco che nella piccola/media azienda senza esigenze particolari appesantirebbe il tutto senza dare valore aggiunto.

Ho cercato di dare a tati una risposta che si adattasse a tutte le realtà dicendo che una revisione del layout delle registrazioni non è obbligatoria ma ricordando che, se ritenuta utile, può benissimo essere implementata.

Sui casi specifici non sono ancora convinto ma credo che alla nostra amica basti quello che abbiamo detto fin qui.

Grazie per il contributo, ciao!
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Alberto - Staff di QualitiAmo

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