IL METODO DEI POST-IT: RAGGIUNGERE GLI OBIETTIVI CON PICCOLE NOTE

Impariamo a scomporre grandi progetti in mini-task gestibili partendo da un'osservazione di Vincent Van Gogh

raggiungere gli obiettivi con il metodo dei post-it

Vincent Van Gogh diceva che "Grandi cose sono fatte da una serie di piccole cose messe insieme". Come possiamo sfruttare nel nostro lavoro questa intelligente affermazione?

Il potere dei piccoli passi

La storia di John aveva dell'incredibile. Nel 2015, sommerso da scadenze e progetti in sospeso, era sull'orlo di una crisi di nervi. Poi un giorno, quasi per caso, scrisse il suo primo post-it: "Chiamare il fornitore X". Quel semplice gesto cambiò tutto. In poche settimane, la sua scrivania si riempì di decine di foglietti colorati, ognuno con un micro-obiettivo da raggiungere. E funzionò: un passo alla volta, John riuscì a completare tutti i suoi impegni arretrati e a ritrovare la serenità perduta.

Questa storia, raccontata qualche anno fa da Clive Thompson sul New York Times (vi riportiamo l'articolo qui sotto tra le fonti), illustra alla perfezione il principio del kaizen applicato alla pianificazione personale. Il kaizen, termine giapponese che significa "miglioramento continuo", si basa sull'idea che piccoli cambiamenti costanti portino nel tempo a grandi risultati. Ed è proprio questo il segreto dei post-it: scomporre i nostri progetti in tanti piccoli traguardi, concreti e a portata di mano.

Perché proprio i famosi foglietti adesivi si rivelano lo strumento ideale per mettere in pratica questa filosofia? Per diverse ragioni:

  1. concretezza: scrivere un obiettivo su un foglietto lo rende tangibile e reale. Non è più solo un pensiero che vaga nella nostra mente
  2. visualizzazione: vedere i nostri impegni "nero su giallo" ci permette di avere una visione d'insieme chiara e immediata. Sappiamo esattamente cosa dobbiamo fare e in che ordine di priorità
  3. flessibilità: i post-it si possono attaccare, staccare e spostare con estrema facilità. Man mano che completiamo i vari step, possiamo riorganizzare il nostro "muro degli obiettivi" in base alle nuove esigenze
  4. gratificazione: c'è una soddisfazione quasi infantile nello staccare un post-it una volta portato a termine il compito associato. È la ricompensa tangibile per i nostri sforzi

Questo metodo trasforma i nostri obiettivi da montagne invalicabili in tante piccole colline facilmente "conquistabili". E questo non è solo un espediente pratico, ma ha profonde radici psicologiche, come vedremo.

La psicologia dietro al metodo

Il successo di un metodo all'apparenza così semplice e alla portata di tutti affonda le radici nelal psicologia.

Innanzitutto, la visualizzazione degli obiettivi ha un effetto potente sulla nostra motivazione. Vedere concretamente i nostri traguardi ci rende più consapevoli e determinati nel perseguirli. Uno studio condotto dall'Università della California (lo trovate sempre nelle fonti) ha dimostrato che le persone che scrivono i propri obiettivi hanno il 42% di probabilità in più di raggiungerli rispetto a chi non lo fa. I post-it, con la loro immediatezza visiva, amplificano questo effetto.

In secondo luogo, il nostro cervello è naturalmente attratto da compiti piccoli e gestibili. Quando un obiettivo ci sembra troppo grande e complesso, tendiamo a procrastinare e a sentirci sopraffatti. Suddividerlo, invece, in tanti micro-step ci fa percepire il percorso come più abbordabile, aumentando la nostra fiducia di farcela. Questo principio è alla base della tecnica del "micro-produttività", sempre più popolare tra chi si occupa di produttività.

Infine, anche i colori giocano un ruolo chiave nella memorizzazione e nella motivazione. Ogni tonalità evoca specifiche emozioni e associazioni mentali che possiamo sfruttare per rendere più efficace il nostro sistema di pianificazione. Ad esempio, il rosso è istintivamente associato a urgenza e importanza, perfetto per contrassegnare le scadenze impellenti. Il verde richiama sensazioni di armonia ed equilibrio, ideale per i progetti a lungo termine. L'arancione stimola creatività ed energia, ottimo per le attività che richiedono un pizzico di inventiva.

Sfruttando questi principi psicologici, il metodo dei post-it ci aiuta a superare l'inerzia iniziale, a focalizzarci sull'essenziale e a mantenere alta la motivazione giorno dopo giorno.

Come iniziare

Per iniziare al meglio con il metodo dei nostri foglietti adesivi, è fondamentale dotarsi degli strumenti giusti. Vediamo quali sono gli elementi essenziali per creare un sistema di pianificazione efficace e funzionale.

Partiamo dai protagonisti indiscussi: i post-it. Anche se può sembrare una banalità, scegliere quelli giusti può fare la differenza tra un sistema caotico e uno organizzato e produttivo. Ecco alcuni suggerimenti:

  • dimensioni ottimali: il formato ideale è quello classico 76x76mm. Abbastanza grande da scrivere comodamente, ma non così tanto da occupare troppo spazio. Per obiettivi particolarmente articolati si può optare per il formato 102x152mm.
  • varietà di colori utili: prediligete confezioni assortite con almeno 5-6 tonalità diverse. I Colori essenziali sono il giallo (per gli impegni di routine), il verde (per gli obiettivi a medio-lungo termine), il rosso (per le scadenze urgenti) e l'azzurro (per le idee)

Oltre ai foglietti, per applicare al meglio questo metodo è importante creare uno spazio di lavoro dedicato e ben organizzato:

  • parete dedicata: il posto migliore per il vostro "muro degli obiettivi" è una parete libera, ben illuminata e facilmente accessibile. Scegliete un punto che potete vedere spesso durante la giornata, così da avere sempre ben presenti i vostri compiti. Se non avete una parete adatta, potete optare per una porta o un lato di un armadio
  • lavagna portatile: se, per motivi di spazio o praticità, non potete dedicare un'intera parete ai vostri post-it, una valida alternativa è una lavagna portatile. Scegliete un modello magnetico e abbastanza capiente da contenere tutti i foglietti. Potrete spostarla a seconda delle esigenze e averla sempre a portata di mano

Ora che avete tutti gli strumenti necessari, è il momento di organizzare al meglio il vostro sistema.

Il sistema dei colori

Un aspetto fondamentale del metodo è l'utilizzo strategico dei colori per organizzare e dare priorità ai nostri obiettivi. Assegnando a ogni tonalità un significato preciso, potremo identificare a colpo d'occhio le attività più urgenti e importanti, senza perdere di vista i progetti a lungo termine e le idee creative.

Ecco una possibile codifica cromatica per priorità:

Rosso: urgente e importante, I post-it rossi sono riservati alle scadenze impellenti e alle attività che richiedono un'azione immediata. Esempi: pagare una bolletta in scadenza, completare un progetto urgente per il lavoro, prenotare una visita medica improrogabile. Il rosso cattura subito la nostra attenzione, spronandoci a dare priorità assoluta a questi compiti.

Giallo: importante ma non urgente, I foglietti gialli rappresentano gli obiettivi importanti per il nostro sviluppo personale o professionale, ma che non hanno una scadenza stringente. Esempi: imparare una nuova lingua, leggere un libro che ci interessa, fare networking. Sono attività che non vanno trascurate, ma che possiamo pianificare con più flessibilità.

Verde: progetti a lungo termine. Il verde è il colore della crescita, della speranza e del futuro. Perfetto per rappresentare i nostri progetti a lungo termine, quei sogni e obiettivi ambiziosi che richiedono pianificazione e costanza. Esempi: cambiare carriera, comprare casa, pianificare un viaggio intorno al mondo. I post-it verdi ci ricordano di dedicare del tempo ogni giorno per progredire verso questi traguardi.

Blu: idee e ispirazioni. L'azzurro è il colore della creatività, dell'immaginazione e dell'innovazione. Usiamolo per annotare le nostre idee più brillanti, le intuizioni improvvise e le ispirazioni da approfondire. Esempi: un'idea per un nuovo business, uno spunto per un articolo, il titolo per un libro che vorremmo scrivere. Questi post-it ci invitano a non reprimere mai il nostro lato creativo.

Rosa: attività di routine. Infine, il rosa è perfetto per tutte quelle attività ricorrenti e di routine che sono parte integrante della nostra vita ma che spesso diamo per scontate. Esempi: fare la spesa, andare in palestra, preparare la pianificazione dei pasti settimanali, ecc. Inserire anche queste attività nel nostro sistema ci aiuta a essere più consapevoli di ogni aspetto della nostra quotidianità.

La tecnica di scomposizione: dal macro al micro

Ora che abbiamo un sistema di codifica cromatica, è il momento di passare all'azione e iniziare a scomporre i nostri macro-obiettivi in micro-azioni concrete. Questo processo è il cuore del metodo e ci permette di trasformare i nostri sogni in realtà, un passo alla volta.

Il primo passo è identificare chiaramente il nostro obiettivo principale, quello che vogliamo raggiungere nel medio-lungo termine. Esempi: scrivere un libro, avviare un'attività in proprio, perdere 10 kg. Prendiamo un post-it verde e scriviamo questo macro-obiettivo in modo sintetico ma preciso. Questo sarà il nostro punto di riferimento per tutto il processo.

Ora viene il bello: scomporre il nostro macro-obiettivo in tanti micro-traguardi più abbordabili. Ecco alcune tecniche efficaci:

  1. il metodo delle domande - Partendo dal nostro obiettivo principale, chiediamoci ripetutamente "Come posso realizzarlo?". Ogni risposta sarà un sotto-obiettivo da scrivere su un post-it giallo. Esempio:
  • Macro-obiettivo: Scrivere un libro
  • Come? Definire la trama e i personaggi principali
  • Come? Creare una scaletta dei capitoli
  • Come? Scrivere 1000 parole al giorno E così via, fino a ottenere una serie di azioni concrete e realizzabili.
  1. la regola dei 15 minuti - Un'altra tecnica efficace è suddividere il nostro obiettivo in task che richiedono al massimo 15 minuti per essere completati. Questa durata è perfetta per vincere la procrastinazione e mantenere alta la motivazione. Esempi:
  • Macro-obiettivo: Imparare lo spagnolo
  • Task da 15 minuti: fare una lezione sull'applicazione che ho scelto
  • Task da 15 minuti: guardare un video in spagnolo
  • Task da 15 minuti: studiare 10 nuovi vocaboli
  1. il principio della singola azione - Infine, possiamo scomporre il nostro obiettivo in singole azioni molto specifiche, che possono essere completate in un'unica sessione. Questo ci aiuta a focalizzarci su un compito alla volta senza disperderci. Esempi:
  • Macro-obiettivo: creare un sito web
  • Singola azione: scegliere il nome di dominio
  • Singola azione: scrivere la pagina "About"
  • Singola azione: selezionare le immagini per la home page

Non esiste una tecnica migliore in assoluto, l'importante è scegliere quella che funziona meglio per noi e per il tipo di obiettivo che vogliamo raggiungere.

Layout e disposizione

Ora che abbiamo scomposto i nostri obiettivi in tante micro-azioni, è fondamentale organizzarle in modo efficiente nello spazio a nostra disposizione. Una disposizione intelligente dei post-it ci aiuterà a visualizzare il nostro percorso, monitorare i progressi e mantenere alta la motivazione.

Un metodo efficace è creare una griglia temporale, suddividendo la nostra bacheca o parete in quattro sezioni orizzontali:

  1. Oggi: qui posizioneremo i post-it delle azioni da completare entro la giornata. In genere saranno task urgenti (rossi) o legati alle nostre routine (rosa)
  2. Questa settimana: in questa sezione metteremo gli obiettivi da raggiungere entro i prossimi 7 giorni. Potremo inserire task importanti ma non urgenti (gialli) e alcune azioni legate ai nostri progetti a lungo termine (verdi)
  3. Questo mese: qui troveranno spazio gli obiettivi da completare entro i prossimi 30 giorni circa. Sarà una combinazione di task gialli e verdi, con qualche idea creativa (blu) da approfondire
  4. Prossimo trimestre: in questa sezione posizioneremo i nostri obiettivi a medio-lungo termine, quelli da realizzare nei prossimi 3-6 mesi. In genere saranno post-it verdi, con qualche task giallo propedeutico.

Questa suddivisione ci permette di avere una visione chiara delle nostre priorità a breve, medio e lungo termine, aiutandoci a organizzare al meglio il nostro tempo e le nostre energie.

Un'altra stratega efficace è creare delle zone funzionali, dedicando specifiche aree della nostra bacheca a specifiche fasi dei progetti. Le tre zone principali sono:

  1. Area "In corso": qui posizioneremo i post-it delle azioni che stiamo portando avanti. Potranno essere compiti da completare oggi o in settimana, ma anche obiettivi a lungo termine su cui stiamo lavorando. Sarà la nostra area di focus principale
  2. Area "Completato": man mano che completeremo le nostre micro-azioni, sposteremo i relativi post-it in questa zona. Vedere quest'area riempirsi progressivamente sarà una grande fonte di soddisfazione e motivazione
  3. Area "Idee future": in questo spazio metteremo i nostri post-it blu, quelli delle idee e delle intuizioni creative che vogliamo approfondire in futuro. Avere un'area dedicata ci ricorda di non trascurare mai il nostro lato creativo

Gestione pratica e ostacoli

Nonostante i suoi innegabili vantaggi, anche il metodo dei post-it può presentare alcuni problemi. Vediamo come affrontare gli ostacoli più comuni e mantenere il nostro sistema sempre efficiente e funzionale.

Uno dei rischi è ritrovarsi con una bacheca troppo affollata e caotica, con decine di post-it che richiedono la nostra attenzione. Per evitare questo sovraccarico:

  • assicuriamoci di scomporre i nostri obiettivi in azioni davvero micro che richiedano al massimo 1-2 ore per essere completate. Compiti troppo grandi generano procrastinazione
  • stabiliamo un limite massimo di post-it per ogni sezione della bacheca, ad esempio 3 per "Oggi", 5 per "Questa settimana", 10 per "Questo mese". Questo ci costringe a essere selettivi e a focalizzarci solo sulle priorità
  • se un progetto richiede più di 10-15 post-it, consideriamo di creare una bacheca separata dedicata solo a quell'obiettivo.

Può capitare che un post-it rimanga nella nostra bacheca per settimane senza progressi. In questo caso:

  • chiediamoci se quell'azione è davvero necessaria per raggiungere il nostro obiettivo. Se non lo è, eliminiamola senza sensi di colpa
  • se l'azione è importante ma ci spaventa, proviamo a scomporla ulteriormente in micro-task ancora più piccoli e abbordabili
  • consideriamo di chiedere aiuto se l'azione richiede competenze che non abbiamo
  • fissiamo una scadenza precisa per completare l'azione e premiamoci con una ricompensa se la rispettiamo

Non tutti hanno a disposizione un'intera parete o un armadio per la propria bacheca. Ma niente paura, il metodo può essere adattato anche agli spazi più piccoli:

  • utilizziamo un grande quaderno o un'agenda come base per i nostri post-it
  • creiamo una versione digitale della nostra bacheca che permetta di creare "schede" colorate e organizzarle

FONTI:

Clive Thompson, "Meet the Life Hackers"
Gail Matthews, "Goals Research Summary"

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