ISO 9001:2015 E SOSTENIBILITA'
Si può usare la ISO 9001 per migliorare la sostenibilità della propria organizzazione?
La ISO 9001:2015, lo standard internazionale di riferimento per la gestione della qualità, contiene diversi concetti che possono aiutare un'organizzazione a migliorare la propria sostenibilità. Brevemente, possiamo riassumere le idee della norma più vicine alla sostenibilità in questo modo:
- la necessità di comprendere il contesto in cui si opera;
- l'obbligo di utilizzare un modo di pensare che sia basato sul rischio e di avvalersi di processi tesi a considerare rischi e opportunità;
- i principi della qualità;
- la necessità di riesaminare e aggiornare la propria mission e la propria vision;
- la necessità di riconsiderare come si affrontano e integrano gli obiettivi
Tutti questi concetti portano l'attenzione sulla pianificazione e sullo sviluppo dei processi che offrono l'opportunità non solo di incorporare tutte le attività dell'organizzazione integrandole nel sistema qualità ma anche di considerare come il sistema qualità possa essere implementato per garantire che l'organizzazione esista e abbia successo nel lungo termine.
Un elemento essenziale della sopravvivenza nel lungo termine di un'azienda, cioè della sua sostenibilità nel tempo, è la capacità di progettare il futuro attraverso una pianificazione strategica. Un elemento basilare all'interno di un sistema di gestione della qualità è quello di garantire che un'organizzazione disponga di processi per comprendere il mercato futuro e come condizionerà la capacità di fare affari dell'azienda, in modo da pianificare le modifiche al proprio sistema, ai propri prodotti e ai propri servizi per soddisfare le esigenze future.
La sostenibilità si basa anche su tre concetti chiave che possono essere raggiunti attraverso un sistema di gestione della qualità ben funzionante. Questi concetti sono: ambiente, comunità ed economia. Quindi, il primo passo per pianificare un'organizzazione sostenibile è chiedersi come la propria azienda possa gestire il suo impatto sull'ambiente circostante. Qui, le aziende dovrebbero iniziare da uno o più regolamenti che descrivono i requisiti ambientali a cui le organizzazioni devono conformarsi se stanno facendo affari nel loro paese o in un paese straniero. Tuttavia, l'ambiente riguarda molto di più della semplice conformità normativa.
La maggior parte dei clienti vuole fare acquisti da organizzazioni che stanno riducendo il loro impatto sull'ambiente, quindi l'azienda può decidere di adottare misure volontarie. Il sistema qualità può aiutare questo processo determinando se ci siano rischi ambientali che debbano essere gestiti in modo da non affrontare una grande crisi se non si interviene ma è altrettanto importante considerare l'ambiente come un'opportunità, ad esempio riducendo l'utilizzo di materiale di imballaggio potrebbe essere ritenuta un'azione che espande in modo positivo l'immagine aziendale nella mente dei clienti mentre riduce anche i costi di imballo. Si tratta di un cambiamento win-win che porta sia benefici all'ambiente che all'azienda.
Il secondo aspetto della sostenibilità, la comunità, dovrebbe essere al primo posto per la maggior parte dei modelli di business perché siamo tutti, anche nel mondo degli affari, guidati dalle persone. Così, nell'interesse della sostenibilità, le aziende hanno bisogno di trattare le persone equamente e fornire condizioni di sicurezza. Per espandere questo concetto e renderlo più pertinente per la sostenibilità, le aziende dovrebbero progettare delle politiche sui diversi aspetti della responsabilità sociale. Le aziende che non hanno politiche di questo tipo, alla fine, potrebbero trovarsi ad affrontare problemi di boicottaggio, pubbliche relazioni negative o di fare causa per non aver trattato le persone in modo equo e etico.
Il terzo aspetto della sostenibilità è l'economia. L'economica riguarda la capacità di un'organizzazione di rimanere in attività nel corso di condizioni di difficoltà.
Questi tre punti dovrebbero portare al cambiamento, sia per quanto riguarda la pianificazione di nuovi processi del sistema qualità per affrontare meglio ambiente, comunità ed economia, sia per soddisfare i nuovi requisiti che continuano a sorgere man mano che le circostanze cambiano. Se da un lato ci si dovrebbe preparare ad accogliere il cambiamento facendo in modo che si integri con i processi esistenti, dall'altro potrebbe esserci la necessità di cambiare la strategia aziendale di base quando si verificano importanti cambiamenti esterni che potrebbero avere un impatto sulla fornitura di prodotti o servizi da parte dell'azienda. Il passo successivo sarebbe quello di condurre un'autovalutazione interna per innescare il cambiamento. Bisognerebbe compiere questo percorso almeno una volta l'anno ed esaminare gli indicatori chiave delle prestazioni per vedere come il sistema interno interagisca con il mondo esterno per identificare i cambiamenti necessari per mantenere un sistema capace di essere rilevante nelle nuove condizioni che stanno emergendo. Anche l'autovalutazione può portare al desiderio di cambiare, ad esempio perché si vuole un sistema di gestione migliore che possa consentire all'organizzazione di attrarre più clienti, per conquistare nuovi mercati, per lanciare nuove linee di prodotto, perché il prodotto di punta sta diventando obsoleto e ha bisogno di rinnovarsi, ecc.
Il piano d'azione per la revisione organizzativa è una responsabilità del top management perché fa parte del processo di pianificazione strategica. In questo processo vanno considerati i principi di base dell'organizzazione e i valori fondamentali dell'organizzazione confrontandoli con le esigenze per il futuro. Se poi c'è un cambiamento importante nelle strategie aziendali, bisognerà rivedere anche la mission e la vision. il modello di business che ne uscirà dovrà riuscire a descrivere come l'organizzazione intende ottenere risultati finanziari adeguati.
Per raggiungere e mantenere una condizione di sostenibilità, un'altra importante attività da compiere è garantire l'attribuzione delle responsabilità per la revisione degli obiettivi dell'organizzazione. Se, infatti, ci si rende conto che sono necessari cambiamenti importanti, c'è la necessità di rivedere gli obiettivi a sostegno dei nuovi impegni dell'azienda necessari per soddisfare la nuova vision. Stabilire gli obiettivi e garantire l'allineamento con l'operatività quotidiana sono attività che possono essere svolte solo dai vertici dell'organizzazione ma il top management non può farle da solo. Vanno coinvolti tutti i responsabili e, in misura adeguata, tutti i lavoratori che contribuiranno a definire i nuovi processi chiave che sono importanti per raggiungere la vision e i risultati desiderati. Un piano d'azione descriverà le responsabilità per lo sviluppo di questi processi e l'integrazione con gli altri processi del sistema in modo che il sistema di gestione venga nuovamente ottimizzato per raggiungere i suoi nuovi obiettivi. Tutto questo è un lavoro difficile ma, se ben fatto, costruisce una base solida sulla quale un'organizzazione può essere costruita e prosperare nel tempo
I sistemi di gestione possono diventare stantii, inflessibili o addirittura irrilevanti e per assicurare un successo di lungo termine bisogna che un'organizzazione sia in grado di riconoscere quando si verificano cambiamenti di mercato importanti e di agire in tempo per garantire almeno la sopravvivenza, se non la prosperità.