GLI AUDIT INTERNI DELLE PERFORMANCE DEL PERSONALE
Un approccio strutturato agli audit delle performance garantisce oggettività, tracciabilità e soprattutto un miglioramento continuo delle competenze del personale
Gli audit interni delle performance rappresentano uno strumento fondamentale per garantire che il personale operi secondo gli standard di qualità definiti. A differenza delle tradizionali valutazioni dell'ufficio del personale, questi audit si focalizzano sull'impatto diretto delle competenze individuali sui risultati della qualità, creando un collegamento diretto tra la gestione delle risorse umane e il sistema qualità aziendale.
Cosa dice la ISO 9001:2015
La ISO 9001:2015 non richiede esplicitamente audit delle performance, ma ne fornisce il modello attraverso tre punti e il loro requisiti:
Punto 7.2 - Competenza: l'organizzazione deve determinare le competenze necessarie per il personale, assicurare che questo sia competente e valutare l'efficacia delle azioni intraprese per garantire questa competenza. Tutto questo, ovviamente, implica un monitoraggio continuo delle performance.
Punto 7.1.6 - Conoscenze organizzative: questo punto richiede di identificare e mantenere le conoscenze necessarie al buon funzionamento dei processi. L'audit delle performance verifica che tali conoscenze siano effettivamente possedute e applicate.
Punto 6.1 - Rischi e opportunità: le competenze inadeguate rappresentano un rischio per la qualità. L'audit delle performance permette di identificare e mitigare questi rischi in maniera preventiva.
Se anche la norma non lo specificasse, è abbastanza intuitivo capire che le performance individuali impattano direttamente su:
- tasso di non conformità
- tempistiche dei processi
- soddisfazione del cliente
- costi della qualità
Un operatore con performance sotto lo standard può generare un aumento delle rilavorazioni. Al contrario, personale altamente performante riduce i tempi ciclo, mantenendo standard qualitativi superiori. Questa correlazione diretta giustifica l'investimento in audit strutturati delle performance.
Definire gli indicatori
Gli indicatori migliori per gestire la competenza del personale saranno:
KPI quantitativi:
- Produttività: pezzi/ora, pratiche gestite/giorno, ecc.
- Qualità: percentuale di conformità, difetti per unità, ecc.
- Conformità: rispetto delle procedure, ecc.
KPI qualitativi
- Precisione documentale
- Proattività nel problem solving: numero di miglioramenti proposti
- Collaborazione: feedback a 360° quantificato
La frequenza della misurazione dipenderà dal ruolo: settimanale per la produzione, mensile per gli uffici, trimestrale per i ruoli manageriali.
Competenze tecniche da valutare:
- la conoscenza delle procedure: verifica tramite test o osservazione diretta
- l'utilizzo degli strumenti: certificazioni, tempi di esecuzione, errori
- l'abilità nel problem solving: numero e qualità delle soluzioni implementate
Competenze comportamentali da valutare:
- l'orientamento alla qualità: attenzione spontanea alla norma
- l'attenzione al dettaglio: errori rilevati sul totale delle attività
- la proattività: suggerimenti di miglioramento al mese
- la comunicazione: chiarezza dei report, efficacia all'interno del team
La valutazione avviene attraverso osservazione diretta, colloqui strutturati e analisi degli output prodotti.
Ovviamente gli audit delle performance possono essere integrati in quelli di processo mediante:
- check-list comuni che includano sia verifiche di processo che di performance
- osservazione simultanea di come il processo viene eseguito e da chi
- domande mirate durante l'audit:
- "Come gestisci questa fase?"
- "Quali controlli effettui?"
- "Come risolveresti questo problema?"
Le non conformità relative al personale vengono classificate come:
- mancanza di competenza (richiede formazione)
- errore occasionale (richiede sensibilizzazione)
- negligenza sistematica (richiede azione disciplinare)
La checklist
Vi lasciamo una checklist di esempio per poter effettuare gli audit interni delle performance del personale.
Personalizzatela e integratela con ciò che vi serve e che vi è utile e fateci sapere se utilizzavate già questa tipologia di audit e, se sì, come l'avete integrata nel vostro programma.
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