ISO 14001- QUANDO LA DISTRIBUZIONE DELLE RESPONSABILITÀ GENERA INEFFICACIA

La maggioranza delle non-conformità ambientali deriva non da carenze tecniche, ma da ambiguità organizzative e una distribuzione delle responsabilità fatta male rientra a pieno titolo in questo ambito

"La responsabilità distribuita è il problema. Una persona dà l'ordine, un'altra lo esegue. Uno può dire di non aver premuto il grilletto, l'altro che stava solo eseguendo degli ordini, e tutti si liberano della responsabilità"
(James S.A. Corey)

"La responsabilità è un concetto unico. Puoi condividerla con altri, ma la tua parte non diminuisce. Puoi delegarla, ma rimane con te"
(Hyman G. Rickover)

"La responsabilità personale è di grande importanza. Quando una persona smette di assumersi la responsabilità delle proprie azioni, l'implicazione non detta è che si aspetta che altri se ne assumano la responsabilità per lei. È una mentalità tossica...la responsabilità si diluisce lentamente fino a non esistere più"
(Dan Crenshaw)

Se le responsabilità ambientali vengono distribuite senza una logica sistemica, si genera un paradosso: più persone sono coinvolte, meno efficace diventa il sistema. Questo, infatti, è uno dei tre paradossi che paralizzano le organizzazioni:

• paradosso della distribuzione della responsabilità: più deleghe = meno responsabilità
• paradosso dell'esperienza: specialisti privi di autorità decisionale
• paradosso della Comunicazione: più riunioni = meno informazioni utili

Un test da fare in 5 minuti: provate a fare questo esperimento nella vostra azienda. Chiedete a un collega di chiamare al telefono 3 persone di aree diverse della vostra organizzazione e fategli dire: "Ho trovato una chiazza d'olio nel parcheggio aziendale, a chi lo segnalo?" Se il collega riceve 3 risposte diverse o nessuno sa dirgli con certezza a chi rivolgersi, avete un problema di responsabilità.

Altri segnali di allarme che indicano un problema nella distribuzione delle responsabilità sono:

✔ email per questioni ambientali con più di 5 persone in copia
✔ decisioni relative alla gestione ambientale che richiedono più di 3 approvazioni
✔ nessuno ha un budget dedicato per azioni correttive immediate
✔ gli audit rivelano sempre gli stessi tipi di non-conformità

I 7 ERRORI PIÙ COMUNI SU RESPONSABILITÀ E ISO 14001

Errore 1: mancanza di una matrice RACI che funzioni

Esempio tipico: avete un piano di emergenza con 3 "Responsabili", 1 "Responsabile per l'approvazione", 4 "Persone da consultare" e 10 "Persone informate".

Rimedio: utilizzate una matrice RACI (qui trovate un esempio per la ISO 45001 ma le cose non cambiano per la ISO 14001) e stabilite: 1 solo Responsible, 1 Responsabile dell'approvazione (solo se davvero necessario, ad esempio per autorizzare una spesa importante).

Errore 2: job description ambientali troppo generiche

Esempio tipico: "Garantisce il rispetto della normativa ambientale"

Rimedio: "Mantiene la conformità dei parametri dello scarico delle acque (riferimenti normativi e di legge) con controllo settimanale e intervento correttivo entro 4h dall'anomalia"

Errore 3: delega senza potere

Un altro problema da non sottovalutare è quello di affidare a qualcuno una responsabilità ambientale senza dargli alcun potere decisionale, almeno entro certi ambiti. Perché non provare a progettare una matrice di questo tipo?

Matrice del potere decisionale di Mario:

• Livello 1 (da 0 a 1.000 euro): Mario può avviare azioni immediate senza alcuna autorizzazione
• Livello 2 (da 1.000 a 10.000 euro): serve un'autorizzazione verbale del responsabile
• Livello 3 (sopra i 10.000 euro): va formalizzata una richiesta di fondi

Nel preparare una matrice di questo genere, chiedetevi se il responsabile può fermare un'attività non conforme, può autorizzare spese per le azioni correttive immediate e può consultarsi immediatamente con il responsabile per discutere azioni che richiedano un'autorizzazione.

Errore 4: comunicazione a silos

Esempio tipico: la produzione invia un'email al responsabile ambiente: "Ieri c'è stata una piccola perdita di olio". Il responsabile ambientale risponde dopo 2 giorni: "Dove? Quanto? È stata pulita?".

Rimedio: stabilite regole chiare per le comunicazioni

Livello 1 - INFORMATIVO (email standard)

• Quando: aggiornamenti di routine, report periodici, comunicazioni pianificate
• Esempi: "Completato training ambientale del turno A", "Consegnato rapporto mensile emissioni"
• Tempistica: una risposta entro 24-48h è del tutto accettabile

Livello 2 - AZIONE RICHIESTA (chiamata + email di conferma)

• Quando: serve una decisione o un'azione specifica entro tempi definiti
• Esempi: "Bidone rifiuti pericolosi quasi pieno, programmare ritiro", "Fornitore smaltimento non è arrivato all'appuntamento"
• Processo:
  1. telefonata per informare subito chi di dovere
  2. email di conferma con tutti i dettagli entro 2h
  3. conferma di ricezione richiesta

Livello 3 - EMERGENZA (chiamata + messaggio + responsabile + stakeholder)

• Quando: la situazione può peggiorare rapidamente o ha impatto immediato
• Esempi: "Perdita visibile da scarico depuratore", "Camion ribaltato con materiale pericoloso nel piazzale"
• Processo:
  1. chiamata immediata al responsabile
  2. messaggio di backup
  3. se non risponde entro 30min., ci si rivolgerà automaticamente al suo responsabile
  4. invio di un'email di sintesi a tutti gli stakeholder

Il livello della comunicazione deve essere proporzionale all'urgenza e al rischio di peggioramento della situazione.

Errore 5: reporting solo ai superiori

Esempio tipico: ogni funzione invia report al proprio manager ma non comunica lateralmente con i colleghi. Come risultato di questo modo di lavorare potremmo avere un responsabile del sistema ambientale che scopre che la manutenzione ha sostituito i filtri del depuratore solo quando trova la non-conformità nell'analisi delle acque. La produzione non sa che gli acquisti hanno cambiato il fornitore per lo smaltimento e continua a separare i rifiuti con il vecchio sistema.

Rimedio: una riunione strutturata di 15 minuti una volta alla settimana (o di più, se serve) con le funzioni fisse da coinvolgere e quelle da convocare solo se necessario. Ad esempio, questi potrebbero essere dei rapidi esempi di condivisione da parte delle diverse aree:

Produzione: "la settimana scorsa abbiamo avuto 2 anomalie per i limiti del rumore sulla linea 3, entrambe dalle 14:00 alle 15:30. Ipotesi: cambio turno coincide con il picco della produzione"

Manutenzione: "Giovedì mattina sostituirò i filtri del depuratore. L'impianto resterà fermo 2 ore. Vi avviso che potrebbero esserci dei residui nell'acqua fino a venerdì"

Acquisti: "Abbiamo approvato un nuovo fornitore per lo smaltimento. La novità è che accetta anche la plastica mista senza pre-lavaggio. Il costo è inferiore del 15% rispetto all'attuale e i tempi di ritiro restano invariati"

Errore 6: mancanza di ruoli di backup

Ogni ruolo critico dovrebbe avere un backup formalmente designato e addestrato. Stiamo parlando delle password dei sistemi, dei contatti con i fornitori, delle procedure emergenza, delle autorizzazioni legali, ecc.

Errore 7: indicatori individuali e obiettivi sistemici

Esempio tipico: la produzione viene premiata per i volumi, l'ambiente per la conformità, la manutenzione per l'uptime delle macchine. Gli obiettivi sono contrastanti.

Rimedio: una balanced scorecard con indicatori condivisi

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