IL TIME MANAGEMENT COME SISTEMA DI TRIAGE NELLE AZIENDE
Il principio di funzionamento dei Pronto Soccorso per i sistemi di gestione
"Il tempo è l'ombra del metodo"
(dal libro: "Implementing Standardized Work" di Alain Patchong)
"Chi non ha fretta di correre ovunque riesce sempre a trovare il tempo per tutto", spiegò il padrone di casa con tono pedagogico. "Ovviamente se mi mettessi a saltare da una riunione all'altra e passassi la giornata a cantare come un usignolo invece di occuparmi delle mie faccende non riuscirei ad andare da nessuna parte"
(da: "Cuore di cane" di Michail Bulgakov)
Se vi occupate di sistemi di gestione, ogni mattina, quando varcate la soglia del vostro ufficio, entrate in un pronto soccorso invisibile. Non ci sono barelle nei corridoi né sirene in lontananza, ma la pressione è la stessa. Ogni email è un potenziale codice rosso, ogni telefonata potrebbe annunciare un'emergenza, ogni scadenza non rispettata rischia di trasformarsi in una non conformità maggiore che metterà a rischio la certificazione.
Rimanendo nella metafora, siete una sorta di medici d'urgenza dell'organizzazione aziendale, quelli che devono mantenere in vita tre pazienti cronici particolarmente esigenti: ISO 9001, ISO 14001 e ISO 45001. E mentre tutti in azienda vedono solo "carte e burocrazia", voi sapete che state gestendo l'operatività dell'intera organizzazione.
Passiamo le giornate a progettare sistemi di gestione perfetti per gli altri, mentre il nostro sistema personale di gestione del tempo è spesso in stato comatoso. Questo articolo vuole essere una sorta di protocollo di emergenza per chi ogni giorno deve decidere se salvare prima la scadenza dell'audit, rispondere alla non conformità urgente o completare l'aggiornamento normativo che aspetta da settimane.
Perché i sistemi di gestione collassano senza time management
La vostra settimana è iniziata male: l'ente certificatore ha anticipato l'audit della ISO 14001 di due settimane. Mentre state ancora metabolizzando la notizia, entra il responsabile produzione: "Abbiamo un problema con quel fornitore, serve subito che tu vada a fare un audit straordinario". E l'e-mail che lampeggia in alto nella vostra casella di posta? L'RSPP che segnala un near miss nel reparto verniciatura e che richiede analisi immediata.
Questo è quello che possiamo chiamare "infarto organizzativo": quando il sistema cardiovascolare della gestione aziendale va in fibrillazione perché ogni organo reclama sangue ossigenato contemporaneamente. E voi, il cuore del sistema, rischiate l'arresto.
Per cercare di stare dietro a tutto, molti commettono l'errore classico: provano ad affrontare tutte e tre le emergenze contemporaneamente col risultato che l'audit al fornitore viene rimandato e crea tensione con la produzione, l'analisi del near miss è superficiale e rischia che in futuro si ripresenti il problema, magari con conseguenze più gravi e la preparazione per l'audit anticipato è partita con il piede sbagliato.
Tutto sembra urgente, critico e prioritario. Ma se niente può aspettare, nulla è davvero prioritario.
I sintomi del sovraccarico
Provate a tracciare ogni vostra attività per due settimane. La scoperta potrebbe sconvolgervi: contate le ore settimanali spese in "false emergenze" - richieste che sembravano urgenti ma che, a posteriori, avrebbero potuto attendere o addirittura essere delegate.
I 4 segnali che il vostro sistema delle priorità non funziona bene:
- tutto viene fatto all'ultimo momento utile
- passate da un'emergenza all'altra senza respiro
- non ricordate gli obiettivi annuali del sistema di gestione
- "Faccio prima a farlo io" è il vostro mantra
Il triage applicato ai sistemi di gestione
Nel pronto soccorso, i codici colore salvano vite decidendo chi trattare prima. Nel vostro lavoro, possono salvare la sanità mentale e la certificazione aziendale. Ma servono criteri chiari e non negoziabili.
Codice rosso (Urgente E importante): intervento immediato
Caratteristiche:
- impatto diretto sui fondamentali della certificazione se non gestito entro 24-48 ore
- rischi immediati per la sicurezza/l'ambiente
- scadenze normative non prorogabili
Protocollo codice rosso:
- stop a tutto il resto
- comunicazione immediata agli stakeholder coinvolti
- allocazione risorse dedicata
- monitoraggio continuo fino a risoluzione
Codice giallo (Non urgente MA importante): priorità programmata
Caratteristiche:
- fondamentale per il mantenimento/miglioramento del sistema
- scadenze note con anticipo > 1 mese
- attività di prevenzione e di miglioramento continuo
Protocollo codice giallo:
- blocchi di tempo dedicato nel calendario
- suddivisione in obiettivi settimanali
- revisione avanzamento ogni settimana
- buffer del 20% per eventuali imprevisti
Codice verde (Urgente + Non importante): delega o differimento
Caratteristiche:
- richieste che "sembrano" urgenti ma non impattano sul sistema
- pressioni esterne senza reali conseguenze
- attività che altri potrebbero/dovrebbero gestire
Protocollo codice verde:
- prima domanda: "Cosa succede se aspetta 48 ore?"
- seconda domanda: "Chi altro può gestirlo?"
- se proprio necessario: slot dedicato ore 16-17
- template standardizzati per risposte ricorrenti
Codice bianco (Non urgente + non importante): eliminazione
Caratteristiche:
- attività senza valore aggiunto
- duplicazioni e ridondanze
- "Abbiamo sempre fatto così"
Protocollo codice bianco:
- lista "Smettere di farlo" aggiornata mensilmente
- negoziazione con gli stakeholder per l'eliminazione
- automazione se proprio indispensabile
- revisione trimestrale delle attività eliminate
Vi ricorda qualcosa? Siamo certi di sì: date un'occhiata alla matrice di Eisenhower!