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angelo199 Nuova recluta del forum
Registrato: 07/02/12 16:40 Messaggi: 11 Residenza: roma
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Inviato: Mer Feb 08, 2012 11:16 am Oggetto: Problemi con l'implementazione di un SGQ |
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Buongiorno a tutti!
Mi chiamo Angelo e grazie ad un Master sui Sistemi di Gestione per la Qualità, l'Ambiente e la Sicurezza ho avuto accesso ad uno stage presso un'azienda che vuole implementare l'SGQ senza però certificarsi.
Mi ritrovo però ad affrontare uno stage anomalo, senza Tutor o guide che mi insegnino ad applicare praticamente ciò che ho imparato teoricamente in aula. Dopo diversi mesi di tentativi in solitaria sono qui a chiedervi un qualsiasi tipo di aiuto per capire come scrivere procedure ed istruzioni operative in un’azienda, come questa, completamente diversa da altre realtà aziendali, nata da eccezioni e per questo molto particolare nella gestione dei processi.
Ho mappato tutti i processi aziendali ma non riesco a capire come scrivere le procedure, cosa scrivere; tutto a causa di una mia inesperienza a fronte di un ruolo abbastanza difficile e, ripeto, in solitaria.
Qualsiasi aiuto è ben accetto!
Grazie mille anche solo per aver letto il mio post!
Angelo _________________ Angelo Carlucci |
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dario Enigmatico sorridente
Registrato: 27/11/07 16:30 Messaggi: 3701
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Inviato: Mer Feb 08, 2012 11:32 am Oggetto: |
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Ciao Angelo,
Scrivi che hai mappato tutti i processi.
Come?
In solitaria?
Allora un primo consiglio:
Rimappa, ma sempre vicino a e con chi il processo lo vive.
Avrai un sistema reale e non di carta.
Avrai acquisito fiducia.
Avrai già un bagaglio di esperienza più vera.
Avrai letto tra le righe dove sono i problemi veri.
Avrai fatto un enorme passo avanti nella messa in pratica delle teorie che ti abbiamo "insegnato" a scuola. |
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angelo199 Nuova recluta del forum
Registrato: 07/02/12 16:40 Messaggi: 11 Residenza: roma
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Inviato: Mer Feb 08, 2012 12:47 pm Oggetto: |
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dario ha scritto: | Ciao Angelo,
Scrivi che hai mappato tutti i processi.
Come?
In solitaria?
Allora un primo consiglio:
Rimappa, ma sempre vicino a e con chi il processo lo vive.
Avrai un sistema reale e non di carta.
Avrai acquisito fiducia.
Avrai già un bagaglio di esperienza più vera.
Avrai letto tra le righe dove sono i problemi veri.
Avrai fatto un enorme passo avanti nella messa in pratica delle teorie che ti abbiamo "insegnato" a scuola. |
Ovvio che io li abbia mappati al fianco di chi in questa azienda ci lavora.
Dicendo "in solitaria" intendevo che non ho una guida che mi insegni come si fa per bene e quindi sto improvvisando. _________________ Angelo Carlucci |
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2p71828 Qualità è precisione
Registrato: 31/10/08 17:43 Messaggi: 2750
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Inviato: Mer Feb 08, 2012 1:05 pm Oggetto: |
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dicci almeno di che cosa si occupa l'azienda
poi potremmo (sto ragionando scrivendo anche per gli altri frequentatori del forum che sicuramente saranno prodighi di consigli e aiuti) porti delle domande sui come o che cosa dovresti affrontare nelle procedure r vedrai che la cosa verrà da sé. _________________ =fixed(exp(1);5)
sha-1=661bf49e78e9d958032859e811fa1ca27699207a |
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angelo199 Nuova recluta del forum
Registrato: 07/02/12 16:40 Messaggi: 11 Residenza: roma
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Inviato: Mer Feb 08, 2012 1:14 pm Oggetto: |
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2p71828 ha scritto: | dicci almeno di che cosa si occupa l'azienda
poi potremmo (sto ragionando scrivendo anche per gli altri frequentatori del forum che sicuramente saranno prodighi di consigli e aiuti) porti delle domande sui come o che cosa dovresti affrontare nelle procedure r vedrai che la cosa verrà da sé. |
Si è vero ho dimenticato di scrivere che tipo di azienda è.
Si occupa di vendita diretta nel settore dei prodotti della casa e della cosmetica. I prodotti non si trovano nei negozi ma si ordinano attraverso una rete di venditori che organizzano riunioni in casa della cliente _________________ Angelo Carlucci
L'ultima modifica di angelo199 il Mer Feb 08, 2012 1:46 pm, modificato 1 volta |
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2p71828 Qualità è precisione
Registrato: 31/10/08 17:43 Messaggi: 2750
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Inviato: Mer Feb 08, 2012 1:17 pm Oggetto: |
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ti pregherei di togliere il nome dell'azienda e dei prodotti per la privacy _________________ =fixed(exp(1);5)
sha-1=661bf49e78e9d958032859e811fa1ca27699207a |
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2p71828 Qualità è precisione
Registrato: 31/10/08 17:43 Messaggi: 2750
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Inviato: Mer Feb 08, 2012 1:26 pm Oggetto: |
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ti andrebbe di partire con la documentazione o preferisci un altro processo? _________________ =fixed(exp(1);5)
sha-1=661bf49e78e9d958032859e811fa1ca27699207a |
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angelo199 Nuova recluta del forum
Registrato: 07/02/12 16:40 Messaggi: 11 Residenza: roma
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Inviato: Mer Feb 08, 2012 1:45 pm Oggetto: |
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2p71828 ha scritto: | ti andrebbe di partire con la documentazione o preferisci un altro processo? |
Spiego per bene.
Le aree direzionali dell’azienda sono:
Risorse Umane – Corporate Support – Supply Chain – Qualità – Marketing – Vendite – Dir. Finanziaria
Al di sopra il Direttore Generale.
Mi hanno detto che devo implementare il Sistema solo nelle aree: Supply, Qualità, Corporate, Risorse Umane.
Ho individuato quindi questi processi:
PRIMARI: Preparazione e spedizione ordini – Servizio alle Incaricate – Acquisti/Approvvigionamenti – Gestione Stock
DI SUPPORTO: Risorse Umane – Risorse Informatiche – Risorse Materiali
DI MANAGEMENT: Management del Sistema Qualità – Misurazione, sorveglianza e analisi
Ho iniziato dalla Supply, quindi ho visto il processo dal momento dell’arrivo di un ordine fino alla sua spedizione. Fin qui ci sono.
Quello che non ho capito è come scrivere le istruzioni operative lungo questo processo.
L’ordine arriva in azienda per via informatica, C’è un addetto che utilizzando AS/400 fattura questi ordini producendo la stampa della nota di consegna che viene portata sulle linee per il confezionamento. È tutto abbastanza informatizzato.Devo scrivere un’istruzione con i tasti del computer che spingono?
O semplicemente basta fare come ho scritto poc’anzi nella parte evidenziata? _________________ Angelo Carlucci |
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2p71828 Qualità è precisione
Registrato: 31/10/08 17:43 Messaggi: 2750
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Inviato: Mer Feb 08, 2012 3:34 pm Oggetto: |
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angelo199 ha scritto: |
Spiego per bene.
Le aree direzionali dell’azienda sono:
Risorse Umane – Corporate Support – Supply Chain – Qualità – Marketing – Vendite – Dir. Finanziaria
Al di sopra il Direttore Generale.
Mi hanno detto che devo implementare il Sistema solo nelle aree: Supply, Qualità, Corporate, Risorse Umane.
Ho individuato quindi questi processi:
PRIMARI: Preparazione e spedizione ordini – Servizio alle Incaricate – Acquisti/Approvvigionamenti – Gestione Stock
DI SUPPORTO: Risorse Umane – Risorse Informatiche – Risorse Materiali
DI MANAGEMENT: Management del Sistema Qualità – Misurazione, sorveglianza e analisi
Ho iniziato dalla Supply, quindi ho visto il processo dal momento dell’arrivo di un ordine fino alla sua spedizione. Fin qui ci sono.
Quello che non ho capito è come scrivere le istruzioni operative lungo questo processo.
L’ordine arriva in azienda per via informatica, C’è un addetto che utilizzando AS/400 fattura questi ordini producendo la stampa della nota di consegna che viene portata sulle linee per il confezionamento. È tutto abbastanza informatizzato.Devo scrivere un’istruzione con i tasti del computer che spingono?
O semplicemente basta fare come ho scritto poc’anzi nella parte evidenziata? |
la mia opinione:
a rigor di logica le aree in cui devi implementare il sistema dipendono dal campo di applicazione del "tuo" certificato non da che cosa ha deciso l'alta direzione.
Se vi certificate come azienda che organizza la vendita porta a porta come dichiarate nel sito (per poterlo inserire nel sito) è ben diverso dalla gestione degli ordini raccolti dai rappresentanti.
quindi prima chiarisci questo aspetto.
non hai bisogno di scrivere troppo (i tasti per intenderci) , ma devi chiarire cosa succede se qualcosa va storto, quali sono le verifiche, se ci sono approvazioni, se manca la merce etc, chi controlla la corrispondenza tra ordine ricevuto catalogo e richiesta cliente (potrebbero anche essere automatiche dall'as400 con dei sistemi di ridondanza delle informazioni) _________________ =fixed(exp(1);5)
sha-1=661bf49e78e9d958032859e811fa1ca27699207a |
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dario Enigmatico sorridente
Registrato: 27/11/07 16:30 Messaggi: 3701
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Inviato: Mer Feb 08, 2012 4:11 pm Oggetto: |
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e, beh, già che ci siamo, io ti contraddico, che almeno si dibatte, eheh, (ciao mitico!)
...non sono d'accordo quando dici che non devi dettagliare troppo...
io parto dall'identificazione del livello di chi batte sulla tastiera...
Chiaro che se è bravo, con buone basi, basta scrivere "inserire ordine", mentre se è poco formato e sa appena o nemmeno la differenza tra PC e AS400 meglio dettagliare precisamente.
La regoletta > grado di capacità e < grado di dettaglio...
Dalle spiegazioni di Angelo, mi sa che deve dettagliare bene per un target di utente, mentre può benissimo rimanere ad alto livello per un altro.
Dipende dall'organizzazione, dalle politiche di management delle RU.
Investono sui collaboratori? Li formano bene? Li fanno crescere a medio termine? Allora poco dettaglio...
Li "usano" per ottimizzare i costi a breve? Allora maggior dettaglio. OK? |
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2p71828 Qualità è precisione
Registrato: 31/10/08 17:43 Messaggi: 2750
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Inviato: Mer Feb 08, 2012 5:15 pm Oggetto: |
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cerchiamo un compromesso:
nella procedura che gestisce formazione/addestramento ci mettiamo la formazione di come fare ad inserire l'ordine nell'AS400 etc per gli operatori come prerequisito al loro impiego
sul carico degli ordini diamo un po' di informazioni almeno di come si chiama il programma che tipo di pasword ci aspettiamo, quali siano i campi obbligatori, ma molto dipende da chi ha fatto il software _________________ =fixed(exp(1);5)
sha-1=661bf49e78e9d958032859e811fa1ca27699207a |
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Fagus Forumista di Alta Qualità
Registrato: 17/05/11 13:04 Messaggi: 767
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Inviato: Mer Feb 08, 2012 9:18 pm Oggetto: |
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Perchè non distinguere l'aspetto gestionale da quello operativo?
Se mi cambia di un niente (= non ha impatto sulla qualità del prodotto e del processo) la maschera di input di AS/400 revisiono una procedura gestionale anche se a livello gestionale non è cambiato nulla?
Mi sembra un po' forzato.
Io ho preferito demandare "come gestire mouse e tastiera" in istruzione operativa che revisionano al caso gli operatori. Io la verifico e solo allora se ho impatto gestionale intervengo a livello documentale più alto.
Per la formazione concordo e le password concordo. _________________ Agostino |
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michela87 Amico/a di QualitiAmo
Registrato: 10/11/11 09:56 Messaggi: 298 Residenza: prov Ferrara
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Inviato: Gio Feb 09, 2012 12:20 pm Oggetto: |
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ciao ragazzi, io vi dico come mi è stato consigliato di procedere.
1 - identificazione dei processi (mappatura) con fornitore, cliente, input, output, responsabili, indicatori, norme/leggi di riferimento, sistemi informatici, riferimenti al altri processi
2 - flusso del processo (con colonna delle note per riportare i riferimenti a istruzioni/moduli/processi)
3 - istruzioni --> dettagliano alcune attività presenti nel flusso che richiedono qualche info di più (sono istruzioni di lettura, non operative) con riferimento all'esecutore, ai sistemi utilizzati e ad eventuali moduli
4 - elenco degli indicatori, con dettaglio di tempistiche, auditor, strumenti utilizzati
5 - elenco delle registrazioni
Per le procedure operative, mi è stato consigliato di tenerle fuori dal SGQ, ma di mettere opportuni riferimenti a questi.
Le procedure operative le faremo a "prova di stupido", passo a passo, con stampa delle schermate, in modo che anche un nuovo assunto possa avere un riferimento valido da cui imparare. |
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michela87 Amico/a di QualitiAmo
Registrato: 10/11/11 09:56 Messaggi: 298 Residenza: prov Ferrara
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Inviato: Gio Feb 09, 2012 12:58 pm Oggetto: |
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E aggiungo: le istruzioni operative le faremo fare agli operatori stessi e poi le controlleremo assieme. |
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Fagus Forumista di Alta Qualità
Registrato: 17/05/11 13:04 Messaggi: 767
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Inviato: Gio Feb 09, 2012 3:00 pm Oggetto: |
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michela87 ha scritto: | Per le procedure operative, mi è stato consigliato di tenerle fuori dal SGQ, ma di mettere opportuni riferimenti a questi. |
Questo mi sorprende un po'; c'è un perchè a questo consiglio? _________________ Agostino |
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