Il forum sulla Qualità di QualitiAmo

[Alo]

Ciao
volevo sapere voi come gestite la codifica dei documenti singoli, come ad esempio l'organigramma nominativo, che non sono parte di documenti codificati come il manuale.
Create una codifica specifica per questa categoria? Oppure?

[QualitiAmo - Alberto]

Ciao Alo, la codifica può essere la stessa anche per l'organigramma, perchè no? Dato che i nomi non li cambi tutti i giorni, avrai le tue revisioni esattamente come per tutti gli altri documenti.
Diverso è il discorso se ti riferisci ai moduli che vengono compilati quotidianamente (o quasi) e che non puoi - ovviamente - avere in revisione ogni volta che li compili. In questo caso il tuo documento non sarà composto dal modello + il testo inserito (come, ad esempio, una procedura) ma semplicemente dal modello o layout. Questo avrà una sua codifica e una sua revisione che andrà cambiata solamente quando cambierà l'impostazione del modulo.

Se non mi sono spiegato abbastanza bene, fammelo sapere. In ogni caso puoi trovare più informazioni leggendo tutto quello che abbiamo scritto sulla gestione documentale , sulle procedure, sui moduli e sui documenti in generale.

Per fare ulteriori ricerche per parole chiave, vai sull'homepage di QualitiAmo e clicca sull'icona dell'omino con la lente di ingrandimento. Ti si aprirà la ricerca personalizzata di Google fatta su tutto il nostro sito e il forum.
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Alberto - Staff di QualitiAmo

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[Alo]

Grazie Alberto.
Temo di non essermi spiegato bene io.

Il manuale di solito lo si codifica con MQ e si usa la sigla per richiamarlo nei vari documenti
Le procedure spesso le si chiam PRO-7.5 o PG-7.5
E così con le istruzioni di lavoro (IL) e i moduli (MOD).

Il mio problema sono quei documenti singoli che di solito non fanno parte dei precedenti: l'organigramma nominativo (non il funzionale) è uno di questi, vive di vita propria e viene revisionato dalla direzione a prescindere dal resto.
Ma anche il riesame della direzione solitamente non è un documento codificato.
Questi documenti "singoli" voi li codificate? Se sì, come? Se no, come li gestite?

[QualitiAmo - Alberto]

Scusami, non avevo capito io perchè avevo letto in fretta.

Sì, anche questi documenti vanno codificati. La tipologia di codifica la puoi tranquillamente inventare tu. Ad esempio, potrebbe essere "ORG" (organigramma) o "RIES" (riesame) o quello che vuoi. La cosa importante è che anche questa tipologia di documenti rientri nella tua gestione documentale.
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Alberto - Staff di QualitiAmo

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[Alo]

Ecco hai centrato il punto.
visto che vanno codificati trovo un po' assurdo creare nuove categorie di documenti per un documento solo di una pagina.
Volevo capire chi li usa da tempo come fa, se crea una codifica generica per tutto (ad es documento unico DU) oppure se effettivamente crea tante categorie a seconda dei documenti usati.

[rhox]

io ho creato un prefisso DQ: documento qualità.. dentro c'è organigramma, politica, ex manuale qualità, mansionari vari, ecc..

[Alo]

Ecco, mi sembra un'idea furba.
Grazie a tutti e due per l'aiuto!

[sly_1982]

Ciao Alo.
Anche noi per la documentazione di sistema noi utilizziamo la codifica "DQ". Ti sconsiglio di mettere tutto in un Manuale, senza dividerlo in sezioni o allegati, perchè la revisione di un solo punto ti porta a dover rivedere tutto.

PS: i "Documenti Singoli" non esistono, perchè fanno parte di un Sistema Qualità. Sono delle specifiche/integrazioni/linee guida/etc necessarie a chi lavora, che completano i Processi e le Istruzioni (che ovviamente le richiamano). Vedila un po' come la segnaletica stradale. Devono servire a voi! (In alternativa agli appunti sulle "agende segrete del banco popolare", che vengono "redatti" dagli operativi, di nascosto, in azienda !)
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"La libertà più grande che ho guadagnato è quella di non preoccuparmi più di cosa accadrà domani, perchè sono felice di ciò che ho fatto oggi." - E.Snowden

[2p71828]

scusatemi, ma non capisco

perchè dovrei codificare il riesame?
che valore aggiunto ho mettendo a piè di pagina un codice?

avete forse un template per il riesame che vi siete imposti di utilizzare?

in generale la codifica dovrebbe essere un mezzo per facilitare/attuare una serie di operazioni/richieste della norma, ma di per se non è richiesta specificatamente
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=fixed(exp(1);5)
sha-1=661bf49e78e9d958032859e811fa1ca27699207a

[Portello]

[sly_1982]

Secondo me alcune parti del Riesame sono da gestire come modulistica, e quindi vanno codificate. (Almeno la tabella con gli indicatori, obiettivi, e il Piano d'Azione.)
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[Slender Man]

crea una categoria generica nuova DOC_CH_NN_S_CM_CDFCR e l'auditor sarà felicissimo
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"Manly hearts to guard the fair" (Job Description)

[rhox]

[sly_1982]

OTTIMO!!!
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[Paoloruffatti]

Ciao Rhox,
per stare sul poetico, ma con la misurazione di un parametro, io aggiungerei una codifica più lunghetta perchè la sigla CZZ non dà l'idea di quanto sia lungo quindi io aggiungerei un altro parametro che potrebbe essere la lunghezza allora per lo meno, senza cadere dal poetico allo scurrile, io ci scriverei CZZZ, per significare che ........
chiaro?
Paolo