Il forum sulla Qualità di QualitiAmo

[marual]

Salve a tutti,

Vorrei chiedervi come gestite la documentazione di origine esterna.

Per esempio, viene acquistata una norma - apponete timbro con num. archivio - la distribuite a chi di interesse - la archiviate in apposita area.

Seguite questo iter?

Ormai è tutto in formato elettronico, stampare il documento può essere uno spreco di carta, ma vorrei essere certa che non sia davvero necessario.

[QualitiAmo - Stefania]

Ciao marual e benvenuto/a.

Purtroppo ora sono di corsissima e non riesco a rispondere alla tua domanda ma sono certa che qualcuno degli amici del forum ti dirà qualcosa di più. Al più tardi ci sentiamo domani.
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Stefania - Staff di QualitiAmo

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[marual]

Grazie!
Attenderò i vari suggerimenti

[Paoloruffatti]

Ci sono documenti cartacei ch è bene che rimangano tali e li archivi in un archivio fisico.
Ci sono documenti informatici che gestirai in archivi informatici.

Se si deve girare in fotocopia un documento cartaceo fatti fare un timbretto di forma circolare con tutti gli enti aziendali posti radialmente e lo dai a chi fa la distribuzione (ci deve essere un responsabile (il Capo in Testa ad esempio, dopo che ha dato ordine che gli venga inviata in copia solo la, posta "vera" (vedo spesso AD che ricevono TUTTA la posta compresi i reclame e i giornali/riviste: robe da matti!), poi la posta di tipo anmministrativo non la deve ad esempio nemmmeno sfiorare.

Questi sono ordini da dare alle segretarie che ricevono la posta

Sul documento cartaceo chi è a conoscenza del problema (il capo, o la segretaria che si informa; facile se lavorate per commessa perchè il resposnsabile del ricevimento a questo punto è il Capo commessa) una freccetta con timbretto apposito o con biro, radialmente di fronte all'ente responsabile dell'azione ed eventualmente questo responsabile può scrivere e far duplicare per una nuova ridistribuzione le copie conformi (CC) o le collaborazioni (COL) che il responsabile dell'azione deve contattare per studiare e risolvere i problemi trattati nel documento stesso.

In questo modo qualsiasi pezzo di carta lasciato in giro avrà l'indirizzo del responsabile e/o di chi deve collaborare con lui per risolvere il problema; chi invece ha CC col suo nome/reparto sa che deve essere solo a conoscenza del problema e che non deve fare nessuna azione, se non è invitato dal responsabile dell'azione stessa.

Stessa cosa per le e-mail: se un Cliente /fornitore o un esterno sbaglia a mandare la mail, che NESSUNO dei riceventi sbagliati si sogni di cestinarla ("...tanto non è di mia competenza"!!), ma la chi la riceve erroneamente si deve informare e inviarla al responsabile vero dell'azione, che procederà a fare la distribuzione interna corretta

Da ultimo racomando di creare un archivio generale per il cartaceo in segreteria , magari organizzato per data di ricevimento, ma ciascuno poi deve avere il proprio archivio, informatico o cartaceo, SUDDIVISO PER ARGOMENTO.

E' fondamentale!!

se volete vi spiego il perchè, ma domani!
ciao

[QualitiAmo - Stefania]

Ciao, ho visto che ti ha già risposto benissimo Paolo quindi posso solamente rimandarti ad una ricerca più approfondita sul forum dove abbiamo già parlato altre volte della gestione dei documenti esterni, ad esempio qui.

Non stampare nulla se non è necessario ma cerca di gestire al meglio l'archiviazione e la distribuzione elettronica mettendo per bene nero su bianco le regole che deciderai di seguire.
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Stefania - Staff di QualitiAmo

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[marual]

Grazie!

I miei dubbi sono rivolti soprattutto alla documentazione in formato elettronico.

Quando si acquista una norma, in formato pdf protetto, non è possibile apporre un codice interno evitando di stamparla.

Quando la distribuisco al personale interessato tramite email, che sistema avrei per mantenere copie controllate?

Finora ho stampato tutto, messo timbro+firma+codice interno, distribuito e archiviato.
Però molte norme/guidelines/ecc. contengono tante pagine ed è un peccato stampare tutto. Poi magari esce un aggiornamento dopo poco...

[QualitiAmo - Stefania]

Hai la possibilità di mettere la norma in un luogo protetto della vostra rete aziendale in modo che sia accessibile solamente alle persone che hai selezionato tu e che hai avvisato tramite e-mail?
A questo punto ti sarebbe anche molto facile sostituire la copia obsoleta con una nuova...

Mi viene in mente una cartella condivisa e protetta da accessi non autorizzati ma gli esperti informatici sicuramente ti sapranno dare dritte migliori!
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Stefania - Staff di QualitiAmo

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[MikiMarru]

Occhio che ho saputo che ultimamente viene inserito un DRM che consete la fruizione del file solo su un pc.
Qualcuno ha informazioni "di prima mano"?

Le copie controllate le hai se tieni un elenco in cui annoti a chi hai spedito cosa; alcuni sw per l'invio della mail te lo creano in automatico nel momento in cui richiedi la conferma di lettura per invii multipli. Altrimenti lo scrivi tu.
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Credo fermamente nel detto: "Non ti do il pesce, ma la canna da pesca, e ti insegno a usarla, perché tu possa pescare da solo". E' possibile che la mia risposta sia da intendere in tal senso.

[MikiMarru]

[MikiMarru]

[Paoloruffatti]

Secondo me la cartella condivisa con tutti è la strada giusta; al momento di dover sostituire la norma modificata, mandi una mail di avvertimento a tutti come dice bene Stefania, ma puoi farne anche a meno: basta che al punto 4.2 del tuo manuale tu scriva che "E' PROIBILTO FARE COPIE/STAMPARE QUALSIASI DOCUMENTO INFORMATICO CONDIVISO E CHE QUALSIASI STAMPA CHE SI RENDESSE NECESSARIA (per motivi particolari) DEVE ESSERE CONSIDERATA OBSOLETA; quindi chi deve ri-usare quel documento per le sue attività deve assicurarsi ogni volta che non sia stato modificato l'originale residente in cartella".
Scusa sai Miki, ma dare un "codice interno" a qualsiasi documento proveniente dall'esterno è una aberrazione mentale, bella e buona: a cosa serve questa codifica?: scusa ma sono duro di comprendonio, non ne vedo nessuna utilità.... a meno che tu non faccia parte di qualche ministero della Repubblica Italiana o tu abbia letto "il Castello di Kafka" !
Ciao a tutti
Paolo

[MikiMarru]

[Paoloruffatti]

Scusa se insisto: perchè fare un elenco di documenti?: a cosa serve? se poi archiviano sia i documenti interni che esterni per ARGOMENTO e non per n° riga o peggio, per data di arrivo, allora non servono più di 20 secondi per trovare qualsiasi cosa senza nessun codice.
Un elenco di 5-600- 1000 righe si fa presto a farlo su: ti sfido a trovare qualsiasi cosa con qualsiasi sistema in meno di 20 secondi!

Non volermene se il mio fraseggiare ti sembra secco (e forse irritante) ma da vecchio (tra 11 giorni compio 70 anni) non ho più molta pazienza e queste cose le ho dette, non qui ma dappertutto, qualche centinaio di volte.
ciao, un abbraccio!

[MikiMarru]

[Paoloruffatti]

Ciao Miky,
certo, funziona tutto se adoperi la funzione cerca.... ma se ti ricordi il nome del documento che ti è arrivato sei mesi fa!: mi pare, e correggimi se sbaglio, che la funzione "cerca" sia un po' stupida e se sbagli nome ... .auguri a trovarlo dentro alle 1000 righe in 20 secondi.
E' così ?
Ciao e buon lavoro
Paolo