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marual Nuova recluta del forum
Registrato: 18/03/13 17:10 Messaggi: 7
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Inviato: Lun Mar 18, 2013 5:18 pm Oggetto: Gestione documentazione di origine esterna |
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Salve a tutti,
Vorrei chiedervi come gestite la documentazione di origine esterna.
Per esempio, viene acquistata una norma - apponete timbro con num. archivio - la distribuite a chi di interesse - la archiviate in apposita area.
Seguite questo iter?
Ormai è tutto in formato elettronico, stampare il documento può essere uno spreco di carta, ma vorrei essere certa che non sia davvero necessario. |
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QualitiAmo - Stefania Moderatore
Registrato: 16/09/07 18:37 Messaggi: 26589
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marual Nuova recluta del forum
Registrato: 18/03/13 17:10 Messaggi: 7
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Inviato: Lun Mar 18, 2013 5:46 pm Oggetto: |
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Grazie!
Attenderò i vari suggerimenti |
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Paoloruffatti Yoda
Registrato: 26/07/08 11:05 Messaggi: 4071
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Inviato: Lun Mar 18, 2013 5:54 pm Oggetto: |
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Ci sono documenti cartacei ch è bene che rimangano tali e li archivi in un archivio fisico.
Ci sono documenti informatici che gestirai in archivi informatici.
Se si deve girare in fotocopia un documento cartaceo fatti fare un timbretto di forma circolare con tutti gli enti aziendali posti radialmente e lo dai a chi fa la distribuzione (ci deve essere un responsabile (il Capo in Testa ad esempio, dopo che ha dato ordine che gli venga inviata in copia solo la, posta "vera" (vedo spesso AD che ricevono TUTTA la posta compresi i reclame e i giornali/riviste: robe da matti!), poi la posta di tipo anmministrativo non la deve ad esempio nemmmeno sfiorare.
Questi sono ordini da dare alle segretarie che ricevono la posta
Sul documento cartaceo chi è a conoscenza del problema (il capo, o la segretaria che si informa; facile se lavorate per commessa perchè il resposnsabile del ricevimento a questo punto è il Capo commessa) una freccetta con timbretto apposito o con biro, radialmente di fronte all'ente responsabile dell'azione ed eventualmente questo responsabile può scrivere e far duplicare per una nuova ridistribuzione le copie conformi (CC) o le collaborazioni (COL) che il responsabile dell'azione deve contattare per studiare e risolvere i problemi trattati nel documento stesso.
In questo modo qualsiasi pezzo di carta lasciato in giro avrà l'indirizzo del responsabile e/o di chi deve collaborare con lui per risolvere il problema; chi invece ha CC col suo nome/reparto sa che deve essere solo a conoscenza del problema e che non deve fare nessuna azione, se non è invitato dal responsabile dell'azione stessa.
Stessa cosa per le e-mail: se un Cliente /fornitore o un esterno sbaglia a mandare la mail, che NESSUNO dei riceventi sbagliati si sogni di cestinarla ("...tanto non è di mia competenza"!!), ma la chi la riceve erroneamente si deve informare e inviarla al responsabile vero dell'azione, che procederà a fare la distribuzione interna corretta
Da ultimo racomando di creare un archivio generale per il cartaceo in segreteria , magari organizzato per data di ricevimento, ma ciascuno poi deve avere il proprio archivio, informatico o cartaceo, SUDDIVISO PER ARGOMENTO.
E' fondamentale!!
se volete vi spiego il perchè, ma domani!
ciao |
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QualitiAmo - Stefania Moderatore
Registrato: 16/09/07 18:37 Messaggi: 26589
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marual Nuova recluta del forum
Registrato: 18/03/13 17:10 Messaggi: 7
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Inviato: Mar Mar 19, 2013 10:29 am Oggetto: |
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Grazie!
I miei dubbi sono rivolti soprattutto alla documentazione in formato elettronico.
Quando si acquista una norma, in formato pdf protetto, non è possibile apporre un codice interno evitando di stamparla.
Quando la distribuisco al personale interessato tramite email, che sistema avrei per mantenere copie controllate?
Finora ho stampato tutto, messo timbro+firma+codice interno, distribuito e archiviato.
Però molte norme/guidelines/ecc. contengono tante pagine ed è un peccato stampare tutto. Poi magari esce un aggiornamento dopo poco... |
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QualitiAmo - Stefania Moderatore
Registrato: 16/09/07 18:37 Messaggi: 26589
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MikiMarru Come da manuale
Registrato: 21/11/07 22:34 Messaggi: 1318 Residenza: Brescia
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Inviato: Mar Mar 19, 2013 1:26 pm Oggetto: |
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Occhio che ho saputo che ultimamente viene inserito un DRM che consete la fruizione del file solo su un pc.
Qualcuno ha informazioni "di prima mano"?
Le copie controllate le hai se tieni un elenco in cui annoti a chi hai spedito cosa; alcuni sw per l'invio della mail te lo creano in automatico nel momento in cui richiedi la conferma di lettura per invii multipli. Altrimenti lo scrivi tu. _________________ Credo fermamente nel detto: "Non ti do il pesce, ma la canna da pesca, e ti insegno a usarla, perché tu possa pescare da solo". E' possibile che la mia risposta sia da intendere in tal senso. |
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MikiMarru Come da manuale
Registrato: 21/11/07 22:34 Messaggi: 1318 Residenza: Brescia
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Inviato: Mar Mar 19, 2013 2:16 pm Oggetto: |
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QualitiAmo - Stefania ha scritto: | Hai la possibilità di mettere la norma in un luogo protetto della vostra rete aziendale in modo che sia accessibile solamente alle persone che hai selezionato tu e che hai avvisato tramite e-mail?
A questo punto ti sarebbe anche molto facile sostituire la copia obsoleta con una nuova...
Mi viene in mente una cartella condivisa e protetta da accessi non autorizzati ma gli esperti informatici sicuramente ti sapranno dare dritte migliori! |
Nelle realtà in cui non c'è una infrastruttura informatica di un certo livello e qualcuno che la segue quotidianamente è una soluzione di difficile attuazione.
Finchè si tratta di norme tecniche o documenti non soggetti a particolari condizioni di riservatezza si può anche mettere tutto in una cartella pubblica (solo nella rete aziendale) con protezioni limitate a mettere/cancellare i files, ordinando bene i nomi dei file, e con un file ("nominato" in modo tale che risulti in cima) con l'indicazione delle figure a cui le diverse norme sono destinate (a questi notifichi via mail gli aggiornamenti, il documento se lo devono "pescare" da soli). Se anche altri li vedono in azienda non vedo il problema, (anzi .... magari capitasse).
Così ti trovi:
facilità nel rendere disponibili i documenti,
nessuno che accampa scuse di vario genere in merito
un elenco delle figure interne a cui devi notificare i diversi documenti per controllare la distribuzione
Se nell'elenco linki i documenti ti viene pure più facile trovarli (qui qualcuno ha fatto un file html, cerca il suo post, è recente) _________________ Credo fermamente nel detto: "Non ti do il pesce, ma la canna da pesca, e ti insegno a usarla, perché tu possa pescare da solo". E' possibile che la mia risposta sia da intendere in tal senso. |
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MikiMarru Come da manuale
Registrato: 21/11/07 22:34 Messaggi: 1318 Residenza: Brescia
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Inviato: Mar Mar 19, 2013 2:20 pm Oggetto: |
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marual ha scritto: |
Finora ho stampato tutto, messo timbro+firma+codice interno, distribuito e archiviato.
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Timbro + firma sono superati per il fatto che l'inserimento delle norme nella cartella è consentito solo agli autorizzati. Il codice interno lo puoi mettere nel nome del file (oppure farne a meno). _________________ Credo fermamente nel detto: "Non ti do il pesce, ma la canna da pesca, e ti insegno a usarla, perché tu possa pescare da solo". E' possibile che la mia risposta sia da intendere in tal senso. |
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Paoloruffatti Yoda
Registrato: 26/07/08 11:05 Messaggi: 4071
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Inviato: Mar Mar 19, 2013 9:16 pm Oggetto: |
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Secondo me la cartella condivisa con tutti è la strada giusta; al momento di dover sostituire la norma modificata, mandi una mail di avvertimento a tutti come dice bene Stefania, ma puoi farne anche a meno: basta che al punto 4.2 del tuo manuale tu scriva che "E' PROIBILTO FARE COPIE/STAMPARE QUALSIASI DOCUMENTO INFORMATICO CONDIVISO E CHE QUALSIASI STAMPA CHE SI RENDESSE NECESSARIA (per motivi particolari) DEVE ESSERE CONSIDERATA OBSOLETA; quindi chi deve ri-usare quel documento per le sue attività deve assicurarsi ogni volta che non sia stato modificato l'originale residente in cartella".
Scusa sai Miki, ma dare un "codice interno" a qualsiasi documento proveniente dall'esterno è una aberrazione mentale, bella e buona: a cosa serve questa codifica?: scusa ma sono duro di comprendonio, non ne vedo nessuna utilità.... a meno che tu non faccia parte di qualche ministero della Repubblica Italiana o tu abbia letto "il Castello di Kafka" !
Ciao a tutti
Paolo |
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MikiMarru Come da manuale
Registrato: 21/11/07 22:34 Messaggi: 1318 Residenza: Brescia
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Inviato: Mar Mar 19, 2013 9:30 pm Oggetto: |
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Paoloruffatti ha scritto: |
Scusa sai Miki, ma dare un "codice interno" a qualsiasi documento proveniente dall'esterno è una aberrazione mentale, bella e buona: a cosa serve questa codifica?: scusa ma sono duro di comprendonio, non ne vedo nessuna utilità...
Ciao a tutti
Paolo |
Ciao Paolo, anche per me è inutile, l'ho indicato in quanto hanno detto di farne uso, in qs. modo hanno una continuità.
Poi il "codice interno" può anche essere l'indice di riga nell'elenco, che metto nel nome del file per trovarlo più facilmente. _________________ Credo fermamente nel detto: "Non ti do il pesce, ma la canna da pesca, e ti insegno a usarla, perché tu possa pescare da solo". E' possibile che la mia risposta sia da intendere in tal senso. |
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Paoloruffatti Yoda
Registrato: 26/07/08 11:05 Messaggi: 4071
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Inviato: Mer Mar 20, 2013 12:51 am Oggetto: |
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Scusa se insisto: perchè fare un elenco di documenti?: a cosa serve? se poi archiviano sia i documenti interni che esterni per ARGOMENTO e non per n° riga o peggio, per data di arrivo, allora non servono più di 20 secondi per trovare qualsiasi cosa senza nessun codice.
Un elenco di 5-600- 1000 righe si fa presto a farlo su: ti sfido a trovare qualsiasi cosa con qualsiasi sistema in meno di 20 secondi!
Non volermene se il mio fraseggiare ti sembra secco (e forse irritante) ma da vecchio (tra 11 giorni compio 70 anni) non ho più molta pazienza e queste cose le ho dette, non qui ma dappertutto, qualche centinaio di volte.
ciao, un abbraccio! |
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MikiMarru Come da manuale
Registrato: 21/11/07 22:34 Messaggi: 1318 Residenza: Brescia
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Inviato: Mer Mar 20, 2013 10:08 am Oggetto: |
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Paoloruffatti ha scritto: | Scusa se insisto: perchè fare un elenco di documenti?: a cosa serve? se poi archiviano sia i documenti interni che esterni per ARGOMENTO e non per n° riga o peggio, per data di arrivo, allora non servono più di 20 secondi per trovare qualsiasi cosa senza nessun codice.
Un elenco di 5-600- 1000 righe si fa presto a farlo su: ti sfido a trovare qualsiasi cosa con qualsiasi sistema in meno di 20 secondi!
Non volermene se il mio fraseggiare ti sembra secco (e forse irritante) ma da vecchio (tra 11 giorni compio 70 anni) non ho più molta pazienza e queste cose le ho dette, non qui ma dappertutto, qualche centinaio di volte.
ciao, un abbraccio! |
Elenco in un Foglio di calcolo, funzione filtro, oppure funziona trova: ti porta alla riga, fai clik e si apre il documento.
Proprio nel caso in cui siano tanti, a maggior ragione secondo me aiuta. Esperienza personale.
Ti serve un elenco in base all'argomento?: ordini per argomento.
Questo con un foglio di calcolo.
Nessun problema per il fraseggio, ci si confronta su aspetti tecnici, la "diplomazia" in questi casi appesantisce.
Aggiungo: capisco anche la perdita di pazienza - A volte sono stato tentato di rispondere: "usare la funzione cerca del forum". _________________ Credo fermamente nel detto: "Non ti do il pesce, ma la canna da pesca, e ti insegno a usarla, perché tu possa pescare da solo". E' possibile che la mia risposta sia da intendere in tal senso. |
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Paoloruffatti Yoda
Registrato: 26/07/08 11:05 Messaggi: 4071
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Inviato: Mer Mar 20, 2013 1:25 pm Oggetto: |
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Ciao Miky,
certo, funziona tutto se adoperi la funzione cerca.... ma se ti ricordi il nome del documento che ti è arrivato sei mesi fa!: mi pare, e correggimi se sbaglio, che la funzione "cerca" sia un po' stupida e se sbagli nome ... .auguri a trovarlo dentro alle 1000 righe in 20 secondi.
E' così ?
Ciao e buon lavoro
Paolo |
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