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ilchannel Nuova recluta del forum
Registrato: 29/05/12 14:06 Messaggi: 5 Residenza: Vicenza
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Inviato: Mar Mag 29, 2012 2:27 pm Oggetto: Conferma d'Ordine: necessità o peso per l'Azienda? |
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Salve a tutti,
mi chiamo Daniele e ogni tanto seguo gli interessanti dibattiti di questo forum; lavoro come assistente alla Qualità in un'azienda nel vicentino.
ho un quesito su un aspetto commerciale; dopo un recente caso a sfondo legale sulle responsabilità legate alla fornitura di un prodotto difettoso, la Direzione ha voluto dare 'un giro di vite' alla questione 'conferme d'ordine' soprattutto quando rivolte ai ns fornitori di materia prima.
Questo era il meccanismo consueto 'prima':
-Noi inviamo un ordine d'acquisto al fornitore;
-Arrivo dell'eventuale conferma d'ordine, con eventuali modifiche a prezzo, qtà o data di scadenza; se non arriva si considera confermato.
-Aggiornamento dati in ERP e archiviazione dei documenti.
Ora si vuole arrivare a questo sistema:
-Noi inviamo un ordine d'acquisto al fornitore;
-Arrivo dell'eventuale conferma d'ordine, con eventuali modifiche a prezzo, qtà o data di scadenza; se non arriva si considera confermato.
-IN CASO DI MODIFICHE NELLA C.O.: dopo aver aggiornato l'ERP, inviare l'ordine d'acquisto aggiornato al fornitore;
e così via finchè non si ragiunge un accordo da ambo le parti.
Abbiamo delle resistenze da parte del ns ufficio acquisti nel gestire questa nuova situazione, anche in base al riscontro che hanno coi loro contatti dai fornitori.
Volevo sapere se questa gestione può esser considerata buona o troppo burocratica, se in base alla Legge cosa è meglio fare per essere tutelati in caso di lotti difettosi (garanzie, responsabilità ecc.), se le conferme d'ordine sono previste o suggerite dalla norma e così via.
Essendo un punto importante, poichè la conferma d'ordine è di fatto un contratto di valore, penso sia importante rispettarlo.. _________________ "La violenza è l'ultimo rifugio degli incapaci." |
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Slender Man M.A.S.P.
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Registrato: 20/04/12 14:28 Messaggi: 3222
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Inviato: Mar Mag 29, 2012 2:40 pm Oggetto: |
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per me vale l'ultimo documento, se ordino giacche gialle e se arriva la conferma d'ordine con giacche blu, e arrivano giacche blu, tutto funziona, "a punta di diritto".
come corretta gestione è chiaro che mi sembra necessaria una verifica che le giacche blu vadano bene - al limite non la rispedirei al fornitore, ma almeno un visto di conferma degli acquisti sul documento giaccheblu, prima di archiviarlo e processarlo, mi sembra sia utile. _________________ "It's my way, or the highway." (James Dalton, Esq.)
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QualitiAmo - Alberto Moderatore
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Registrato: 10/11/09 11:26 Messaggi: 4567
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dario Enigmatico sorridente
Registrato: 27/11/07 16:30 Messaggi: 3701
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Inviato: Mar Mag 29, 2012 4:06 pm Oggetto: |
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Per rispondere integralmente a Daniele, le CO NON sono imposte dalla norma, ma solo dal buon senso o dall'organizzazione (processo).
Capita spesso che per un disguido poi si diano dei giri di vite pazzeschi a complicare un processo che andava benone.
Se fate un calcolo costi (ma dovete conoscere i dati per non toppare) potete calcolare quale sarà l'aumento di costi se ora vi mettete a scrivere avanti e indietro ad ogni modifica ordine. Se fai due conti vedi se ha senso modificare la procedura.
Semmai vai dal capo e gli dimostri che (ma solo se è difendibile) la sua scelta vi porterà a costi maggiori di tot. (tieni in considerazione che se dice che ribalta sul fornitore i costi, questi li ribalterà evidentemente di nuovo indietro alla prima discussione commerciale di aumento costi...
Meglio analizzare bene i processi e solo se ha senso, complicarli. |
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ilchannel Nuova recluta del forum
Registrato: 29/05/12 14:06 Messaggi: 5 Residenza: Vicenza
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Inviato: Mer Mag 30, 2012 1:41 pm Oggetto: |
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Vi ringrazio per le risposte, era solo per capire quanto fossimo tenuti a spingerci in là per arrivare al nostro scopo.
Mi sembra evidente che quindi già il primo metodo può essere considerato più che sufficiente... _________________ "La violenza è l'ultimo rifugio degli incapaci." |
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Slender Man M.A.S.P.
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Registrato: 20/04/12 14:28 Messaggi: 3222
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Inviato: Mer Mag 30, 2012 1:48 pm Oggetto: |
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ilchannel ha scritto: | Mi sembra evidente che quindi già il primo metodo può essere considerato più che sufficiente... |
a me sembra evidente di no ![Confused](images/smiles/think_smiley_16.gif) _________________ "It's my way, or the highway." (James Dalton, Esq.)
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2p71828 Qualità è precisione
Registrato: 31/10/08 17:43 Messaggi: 2750
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Inviato: Mer Mag 30, 2012 3:07 pm Oggetto: |
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Slender Man ha scritto: | ilchannel ha scritto: | Mi sembra evidente che quindi già il primo metodo può essere considerato più che sufficiente... |
a me sembra evidente di no ![Confused](images/smiles/think_smiley_16.gif) |
i dubbi di slender per me sono molti di più
va bene che esistono prodotti e prodotti e un'analisi del rischio potrebbe catalogare gli approvvigionamenti in critici/rilevanti e minori
ma l'ottenere una conferma d'ordine revisionata firmata da entrambe le parti per le forniture critiche considerarlo un aumento dei costi mi sembra una forzatura eccessiva (chiedete a quelli dell'amministrazione come sono contenti di registrare fatture a fronte di ordini differenti cercare di capire come giustificare il tutto)
d'altro canto se fosse realmente un aumento dei costi o abbiamo un ufficio acquisti non avvezzo all'uso efficiente ed efficace dei sistemi informatici oppure ci affidiamo a fornitori senza struttura, pseudo certificati ove un solo omino fa programmazione, offerte, etc etc anche lui senza dimestichezza con i sistemi informatici salvo poi scoprire che entrambi posseggono telefonini e tablet di ultima generazione con applet per il controllo dello sfoltimento delle ciglia (sarcasmo gratuito) _________________ =fixed(exp(1);5)
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Slender Man M.A.S.P.
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Inviato: Mer Mag 30, 2012 3:19 pm Oggetto: |
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in realtà è tutto molto coerente con il tema del topic:
- lui chiede se va bene fare cosi'
- noi rispondiamo di no
- lui dice ok, va bene fare cosi'
insomma, ci ordina una risposta
ne diamo una che è il contrario di quella che voleva
e lui dice che è contento che gli abbiamo dato la risposta che voleva
non fa una piega. ![Wink](images/smiles/emoticon_wink.gif) _________________ "It's my way, or the highway." (James Dalton, Esq.)
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2p71828 Qualità è precisione
Registrato: 31/10/08 17:43 Messaggi: 2750
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Inviato: Mer Mag 30, 2012 5:50 pm Oggetto: |
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Slender Man ha scritto: | in realtà è tutto molto coerente con il tema del topic:
- lui chiede se va bene fare cosi'
- noi rispondiamo di no
- lui dice ok, va bene fare cosi'
insomma, ci ordina una risposta
..... |
spero che al massimo cercasse un avallo e invece parte di noi erano totalmente contrari.
ritornando sulle resistenze dell'ufficio acquisti dei fornitori etc
non si ingessa il sistema o lo si burocratizza a causa di una conferma d'ordine per un ordine di centinaia di migliaia di euro o per un materiale che potrebbe causare ritardi nelle consegne con fermi linee etc.
Potrebbe accadere se per esempio l'acquisitore scrivesse ogni volta partendo da un documento vuoto, lo stampasse e poi usasse il fax per spedirlo e aspettasse il fax di ritorno dimenticandosi i pdf e le email, i template, i db etc
Nel mercato tedesco mi risulta essere una abitudine così come per le grosse aziende internazionali (molto spesso via web). In alcuni settori è un must e la gente impara a conviverci senza creare costi aggiuntivi _________________ =fixed(exp(1);5)
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Slender Man M.A.S.P.
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Inviato: Mer Mag 30, 2012 6:04 pm Oggetto: |
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si', stavo pazziando
io non capisco tutto questo imbarazzo
tempo necessario a "gestire" la conferma d'ordine con un flag da parte acquisti: 3 minuti
leggi mail
stampa
apri ordine
confronta
vista
archivia
oppure
leggi mail
apri ordine
confronta
inoltra ad archivio
dove sarebbero i costi, la burocratizzazione?
non vedo alcun motivo per soprassedere, esaminando costi (irrilevanti) e benefici (enormi, nel senso di mancati potenziali danni)
mi sa che mi perdo qualcosa io, per me la questione proprio non si pone. _________________ "It's my way, or the highway." (James Dalton, Esq.)
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2p71828 Qualità è precisione
Registrato: 31/10/08 17:43 Messaggi: 2750
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Inviato: Mer Mag 30, 2012 6:19 pm Oggetto: |
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potrebbe non essere così semplice
ordine di acquisto: consegna per il 5 luglio
risposta fornitore telefonica: consegna il 10 luglio
da quanto capito, attualmente, se acquisti accetta il 10 luglio, aggiorna l'ERP,
se invece non gli va bene qualche cosa intavola una discussione senza traccia formale con il fornitore fino a un compromesso che viene riportato nell'ERP.
ora così manca un documento ufficiale/ufficioso in cui entrambe le parti dichiarano di essere in accordo. Basta che uno si ammali sia in ferie o non abbia ricevuto l'informazione di ritorno e nascono i problemi. Nell'esempio di cui sopra il fornitore da per scontato che il 10 vada bene mentre l'acquisitore aveva parlato con la segretaria dicendo che al massimo sarebbe potuto essere il 9 luglio etc _________________ =fixed(exp(1);5)
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Slender Man M.A.S.P.
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Registrato: 20/04/12 14:28 Messaggi: 3222
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Inviato: Mer Mag 30, 2012 6:25 pm Oggetto: |
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è corretto, ma io oversemplifico.
se la conferma è = all'ordine, si archivia in tempo zero come detto prima.
se la conferma introduce una modifica che puo' essere accettata talquale, si verifica all'interno (attività che va fatta comunque) e poi si archivia con un flag (e l'attività aggiunta, quest'ultima, è velocissima)
se come nel tuo esempio la conferma introduce una modifica sostanziale inaccettabile, si apre una discussione con il fornitore (che si farebbe comunque, di nuovo).. e poi quando si giunge alla fine si restituisce la conferma al fornitore con la postilla frutto del compromesso e lui la rende confermata
la parte in rosso porta via... un'ora di lavoro?
non farla mi pare un rischio di ordini di grandezza superiori, come costo. ecco perche' in qualche modo mi stride tutta la questione...
perche' l'unica parte "nuova" è il secondo giro di conferma, da fare solo nei casi critici (= conferma diversa in modo inaccettabile). l'alternativa quale sarebbe? non far nulla e sperare in Padre Pio?
o concordare a voce con il fornitore un compromesso fattibile e poi non formalizzarlo? e varrebbe la pena fare il 95% del lavoro (la discussione) e mettere tutto a rischio per quel 5% che mancherebbe?
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ilchannel Nuova recluta del forum
Registrato: 29/05/12 14:06 Messaggi: 5 Residenza: Vicenza
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Inviato: Mar Giu 12, 2012 8:20 am Oggetto: |
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2p71828 ha più o meno capito il centro della discussione.
Invece Slender Man nel suo messaggio ironico non ha capito proprio niente.
" insomma, ci ordina una risposta
ne diamo una che è il contrario di quella che voleva
e lui dice che è contento che gli abbiamo dato la risposta che voleva "
Ma anche no.
Io esponevo un sistema introdotto recentemente in azienda per 'coprirci' in ambito di contestazione, in caso di problemi con i fornitori, e tutto questo non perchè ce lo siamo sognato di notte, ma perchè ci è successo un precedente.
Chiedevo all'utenza del forum di dirmi se poteva essere un metodo accettabile o tutto sommato inutile (dato che non sono stato io a deciderlo), e chiedevo magari pareri su come si svolge la pratica delle conferme d'ordine in altre realtà.
In media i primi a rispondermi mi sembra considerassero il nuovo sistema superfluo, che la norma non prevede niente di tutto ciò quindi non era necessario complicare più del dovuto.
Ho ringraziato per la cortesia e per il parere.
Mi sembra semplice.
Un'altra cosa. Dici che in caso di 'incongruenza' può andar via un'ora di lavoro. OK. Pensa che noi abbiamo decine e decine di fornitori, gestiamo centinaia di codici in acquisto, molti fornitori sono anche esteri, e con i tempi che corrono posticipi/annullamenti ecc. sono sempre più frequenti.
Mi sembrava naturale domandarsi se un sistema può o meno esser considerato ottimale...
Io sto cercando un giusto compromesso tra burocrazia snella e un minimo di sicurezza 'legale' in caso di controversie. _________________ "La violenza è l'ultimo rifugio degli incapaci." |
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KK King of Kuality
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Registrato: 23/04/09 14:36 Messaggi: 10266
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Inviato: Mar Giu 12, 2012 8:34 am Oggetto: |
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Non sono un esperto in materia di diritto commeciale, pertanto non so dirti che valore legale possa avere la conferma d'ordine, però sento spesso dire che l'unico sistema per sensibilizzare i fornitori (a torto o a ragione non lo so) è quello di bloccargli i pagamenti.
Il dubbio che mi viene quindi è che la CO, pur firmata, non abbia grande valore legale.
Quindi il macchinoso sistema che avete messo in piedi, forse è superfluo, ma tutto è legato al primo dubbio esposto. _________________ Konsulente Kualità |
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QualitiAmo - Stefania Moderatore
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Registrato: 16/09/07 18:37 Messaggi: 26601
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Inviato: Mar Giu 12, 2012 8:49 am Oggetto: |
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ilchannel ha scritto: | Io esponevo un sistema introdotto recentemente in azienda per 'coprirci' in ambito di contestazione, in caso di problemi con i fornitori, e tutto questo non perchè ce lo siamo sognato di notte, ma perchè ci è successo un precedente. |
Mi sembra che Daniele confermi quanto avevano già intuito Alberto e Dario: si verifica un problema ed ecco che si passa da zero a cento, col rischio di ingessare il processo.
Ora, non conoscendo la realtà di Daniele (compra penne biro o astronavi?) mi sembra che il consiglio più logico da seguire sia quello di Dario perché solo con un'analisi costi-benefici possiamo decidere se il lavoro aggiuntivo abbia senso o meno.
ilchannel ha scritto: | In media i primi a rispondermi mi sembra considerassero il nuovo sistema superfluo, che la norma non prevede niente di tutto ciò quindi non era necessario complicare più del dovuto. |
No, Daniele, ti è stato detto che la norma non prevede le conferme d'ordine non che il nuovo sistema implementato dalla tua azienda fosse superfluo anche perché non abbiamo abbastanza elementi per giudicarlo. Se l'azienda si deve oggettivamente tutelare dal punto di vista legale, come ha scritto Alberto, è giusto farlo. Se il tutto, invece, viene imposto su ogni fornitura solamente perché una volta c'è stata una rogna, beh allora è meglio pensarci bene perché rischiate solamente di perdere del tempo.
Probabilmente ci saranno forniture per le quali dovrete applicare una procedura più accurata (vedi i consigli di Slender Man e di 2p71828) e altre che potrete gestire con più disinvoltura ma questo lo potete decidere solamente voi analizzando per bene il vostro processo, i prodotti acquistati e i fornitori che avete qualificato. _________________ Stefania - Staff di QualitiAmo
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IL PRIMO LIBRO NATO SULLE PAGINE DI QUALITIAMO
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