Il forum sulla Qualità di QualitiAmo

[ilchannel]

Salve a tutti,
mi chiamo Daniele e ogni tanto seguo gli interessanti dibattiti di questo forum; lavoro come assistente alla Qualità in un'azienda nel vicentino.
ho un quesito su un aspetto commerciale; dopo un recente caso a sfondo legale sulle responsabilità legate alla fornitura di un prodotto difettoso, la Direzione ha voluto dare 'un giro di vite' alla questione 'conferme d'ordine' soprattutto quando rivolte ai ns fornitori di materia prima.
Questo era il meccanismo consueto 'prima':
-Noi inviamo un ordine d'acquisto al fornitore;
-Arrivo dell'eventuale conferma d'ordine, con eventuali modifiche a prezzo, qtà o data di scadenza; se non arriva si considera confermato.
-Aggiornamento dati in ERP e archiviazione dei documenti.

Ora si vuole arrivare a questo sistema:
-Noi inviamo un ordine d'acquisto al fornitore;
-Arrivo dell'eventuale conferma d'ordine, con eventuali modifiche a prezzo, qtà o data di scadenza; se non arriva si considera confermato.
-IN CASO DI MODIFICHE NELLA C.O.: dopo aver aggiornato l'ERP, inviare l'ordine d'acquisto aggiornato al fornitore;
e così via finchè non si ragiunge un accordo da ambo le parti.

Abbiamo delle resistenze da parte del ns ufficio acquisti nel gestire questa nuova situazione, anche in base al riscontro che hanno coi loro contatti dai fornitori.

Volevo sapere se questa gestione può esser considerata buona o troppo burocratica, se in base alla Legge cosa è meglio fare per essere tutelati in caso di lotti difettosi (garanzie, responsabilità ecc.), se le conferme d'ordine sono previste o suggerite dalla norma e così via.

Essendo un punto importante, poichè la conferma d'ordine è di fatto un contratto di valore, penso sia importante rispettarlo..
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"La violenza è l'ultimo rifugio degli incapaci."

[Slender Man]

per me vale l'ultimo documento, se ordino giacche gialle e se arriva la conferma d'ordine con giacche blu, e arrivano giacche blu, tutto funziona, "a punta di diritto".

come corretta gestione è chiaro che mi sembra necessaria una verifica che le giacche blu vadano bene - al limite non la rispedirei al fornitore, ma almeno un visto di conferma degli acquisti sul documento giaccheblu, prima di archiviarlo e processarlo, mi sembra sia utile.
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"It's my way, or the highway." (James Dalton, Esq.)
"Manly hearts to guard the fair" (Job Description)

[QualitiAmo - Alberto]

Ciao Daniele e benvenuto.
Purtroppo spesso gli iter diventano burocratici quando si hanno rapporti con società poco affidabili. Avete avuto un problema col vostro fornitore ed ecco il giro di vite che "ingessa" tutto il processo.
La bravura di chi si occupa di qualità dovrebbe consistere nel garantire a livello legale l'azienda senza però rallentare i processi. Può bastare un visto del responsabile sulla conferma d'ordine, un flag.
La riemissione del documento fa perdere tempo? Prova a proporre un'alternativa veloce come, ad esempio, la sigla e la data.
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Alberto - Staff di QualitiAmo

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HAI DATO UN'OCCHIATA AL REGOLAMENTO DEL FORUM PRIMA DI SCRIVERE IL TUO MESSAGGIO?

[dario]

Per rispondere integralmente a Daniele, le CO NON sono imposte dalla norma, ma solo dal buon senso o dall'organizzazione (processo).
Capita spesso che per un disguido poi si diano dei giri di vite pazzeschi a complicare un processo che andava benone.

Se fate un calcolo costi (ma dovete conoscere i dati per non toppare) potete calcolare quale sarà l'aumento di costi se ora vi mettete a scrivere avanti e indietro ad ogni modifica ordine. Se fai due conti vedi se ha senso modificare la procedura.
Semmai vai dal capo e gli dimostri che (ma solo se è difendibile) la sua scelta vi porterà a costi maggiori di tot. (tieni in considerazione che se dice che ribalta sul fornitore i costi, questi li ribalterà evidentemente di nuovo indietro alla prima discussione commerciale di aumento costi...

Meglio analizzare bene i processi e solo se ha senso, complicarli.

[ilchannel]

Vi ringrazio per le risposte, era solo per capire quanto fossimo tenuti a spingerci in là per arrivare al nostro scopo.
Mi sembra evidente che quindi già il primo metodo può essere considerato più che sufficiente...
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[Slender Man]

[2p71828]

[Slender Man]

in realtà è tutto molto coerente con il tema del topic:

- lui chiede se va bene fare cosi'
- noi rispondiamo di no
- lui dice ok, va bene fare cosi'

insomma, ci ordina una risposta
ne diamo una che è il contrario di quella che voleva
e lui dice che è contento che gli abbiamo dato la risposta che voleva

non fa una piega.
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[2p71828]

[Slender Man]

si', stavo pazziando

io non capisco tutto questo imbarazzo

tempo necessario a "gestire" la conferma d'ordine con un flag da parte acquisti: 3 minuti

leggi mail
stampa
apri ordine
confronta
vista
archivia

oppure

leggi mail
apri ordine
confronta
inoltra ad archivio

dove sarebbero i costi, la burocratizzazione?
non vedo alcun motivo per soprassedere, esaminando costi (irrilevanti) e benefici (enormi, nel senso di mancati potenziali danni)

mi sa che mi perdo qualcosa io, per me la questione proprio non si pone.
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[2p71828]

potrebbe non essere così semplice

ordine di acquisto: consegna per il 5 luglio

risposta fornitore telefonica: consegna il 10 luglio

da quanto capito, attualmente, se acquisti accetta il 10 luglio, aggiorna l'ERP,
se invece non gli va bene qualche cosa intavola una discussione senza traccia formale con il fornitore fino a un compromesso che viene riportato nell'ERP.
ora così manca un documento ufficiale/ufficioso in cui entrambe le parti dichiarano di essere in accordo. Basta che uno si ammali sia in ferie o non abbia ricevuto l'informazione di ritorno e nascono i problemi. Nell'esempio di cui sopra il fornitore da per scontato che il 10 vada bene mentre l'acquisitore aveva parlato con la segretaria dicendo che al massimo sarebbe potuto essere il 9 luglio etc
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=fixed(exp(1);5)
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[Slender Man]

è corretto, ma io oversemplifico.

se la conferma è = all'ordine, si archivia in tempo zero come detto prima.
se la conferma introduce una modifica che puo' essere accettata talquale, si verifica all'interno (attività che va fatta comunque) e poi si archivia con un flag (e l'attività aggiunta, quest'ultima, è velocissima)

se come nel tuo esempio la conferma introduce una modifica sostanziale inaccettabile, si apre una discussione con il fornitore (che si farebbe comunque, di nuovo).. e poi quando si giunge alla fine si restituisce la conferma al fornitore con la postilla frutto del compromesso e lui la rende confermata

la parte in rosso porta via... un'ora di lavoro?

non farla mi pare un rischio di ordini di grandezza superiori, come costo. ecco perche' in qualche modo mi stride tutta la questione...

perche' l'unica parte "nuova" è il secondo giro di conferma, da fare solo nei casi critici (= conferma diversa in modo inaccettabile). l'alternativa quale sarebbe? non far nulla e sperare in Padre Pio?

o concordare a voce con il fornitore un compromesso fattibile e poi non formalizzarlo? e varrebbe la pena fare il 95% del lavoro (la discussione) e mettere tutto a rischio per quel 5% che mancherebbe?


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[ilchannel]

2p71828 ha più o meno capito il centro della discussione.

Invece Slender Man nel suo messaggio ironico non ha capito proprio niente.

" insomma, ci ordina una risposta
ne diamo una che è il contrario di quella che voleva
e lui dice che è contento che gli abbiamo dato la risposta che voleva "

Ma anche no.

Io esponevo un sistema introdotto recentemente in azienda per 'coprirci' in ambito di contestazione, in caso di problemi con i fornitori, e tutto questo non perchè ce lo siamo sognato di notte, ma perchè ci è successo un precedente.
Chiedevo all'utenza del forum di dirmi se poteva essere un metodo accettabile o tutto sommato inutile (dato che non sono stato io a deciderlo), e chiedevo magari pareri su come si svolge la pratica delle conferme d'ordine in altre realtà.

In media i primi a rispondermi mi sembra considerassero il nuovo sistema superfluo, che la norma non prevede niente di tutto ciò quindi non era necessario complicare più del dovuto.

Ho ringraziato per la cortesia e per il parere.

Mi sembra semplice.

Un'altra cosa. Dici che in caso di 'incongruenza' può andar via un'ora di lavoro. OK. Pensa che noi abbiamo decine e decine di fornitori, gestiamo centinaia di codici in acquisto, molti fornitori sono anche esteri, e con i tempi che corrono posticipi/annullamenti ecc. sono sempre più frequenti.

Mi sembrava naturale domandarsi se un sistema può o meno esser considerato ottimale...
Io sto cercando un giusto compromesso tra burocrazia snella e un minimo di sicurezza 'legale' in caso di controversie.
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[KK]

Non sono un esperto in materia di diritto commeciale, pertanto non so dirti che valore legale possa avere la conferma d'ordine, però sento spesso dire che l'unico sistema per sensibilizzare i fornitori (a torto o a ragione non lo so) è quello di bloccargli i pagamenti.
Il dubbio che mi viene quindi è che la CO, pur firmata, non abbia grande valore legale.
Quindi il macchinoso sistema che avete messo in piedi, forse è superfluo, ma tutto è legato al primo dubbio esposto.
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Konsulente Kualità

[QualitiAmo - Stefania]