Il forum sulla Qualità di QualitiAmo

[bagaroz]

Buongiorno,
devo scrivere (senza poter commentare a parole aihmè) come intendo suddividere le attività del reparto che "dirigo" (un ufficio tecnico).
La situazione è la seguente:
1. 2 risorse operative con mansioni "stabilite"
2. 1 risorsa di profilo più tecnico
3. 1 risorsa di profilo più tecnico e ad ora a capo del reparto (io)

Per quanto riguarda le attività di Ricerca e Sviluppo, assistenza tecnica pre e post vendita, e l'ingegnerizzazione del prodotto speciale (processiamo circa 5-6 nuovi codici al giorno) l'idea è di far confluire su di me le richieste e che io di volta in volta decida se farmene carico od assegnarle alla risorsa mia alternativa (la numero due) o se occuparmene io.
Al di là di una descrizione avete in mente qualche strumento, schema da poter utilizzare anche in forma più grafica?

PS: so che la suddivisione così fatta può sembrare strana ma non abbiamo trovato alternative che ci convincessero maggiormente

Grazie

[Portello]

Fai un diagramma di flusso.
Poi "disegna" il processo.
_________________
Portello
Più è semplice, meglio è

[dario]

Ciao, Bagaroz, come stai? Prima di iniziare a disegnare flussi e schemi, non puoi discutere con i tuoi (se siete in 4 non dovrebbe essere difficile) in modo da chiarire bene la situazione e chiarire a tutti come si svolge la R&D, il servizio al cliente e la progettazione "standard"? Poi, tenuto conto che tutti hanno capito cosa dovete elaborare, magari non servono flussi, ma una semplice processino, come ti suggerisce Portello (ciao :-) ).

[QualitiAmo - Stefania]

Un saluto di cuore a bagaroz e a dario. E' sempre un piacere rivedervi da queste parti!
_________________
Stefania - Staff di QualitiAmo

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[KK]

Ciao Bagaroz, è un bel po' che non ti leggo da queste parti!
E pure Dario!!

Per tutti, è vero che Bagaroz è a capo di un ufficio tecnico ma può non essere vero che tutte le risorse dell'ufficio tecnico svolgano tutte attività afferenti a un unico processo.

Se non ho capito male la domanda iniziale è: "devo scrivere come intendo suddividere le attività del reparto", senza commenti.
Disegnare un processo non la vedo come la soluzione, a meno che bagaroz stesso non ci possa confermare la supposizione precedente oppure che non disegni i flussi di tutti i processi in cui lui e i suoi sono coinvolti.
Come richiesta, la vedo più una via di mezzo tra un organigramma e un mansionario, pur con tutti i limiti che questi strumenti possono avere.

Se volessi perderci un po' di tempo, io sfrutterei il suggerimento di Dario e Portello, creando un flusso di processo ma di tutta l'azienda, come una catena di processi, e posizionando le caselline sequenziali sulla riga della funzione che le svolge.
Quelle non inerenti all'ut le lasci grigie, quelle inerenti a ut le colori in modo diverso a seconda della persona che le svolge.

Ti ho complicato abbastanza la vita?

[bagaroz]

Io tutto bene, faccio parecchia fatica ad essere più presente.
L'idea del flusso mi piace, ma la terrò per mia personale esercitazione.
In pratica abbiamo assunto un collega che mi "sgravi" dal carico di lavoro e devo presentare al CDA (siamo una realtà medio piccola e il mio capo diretto é direttamente AD) come penso di dividermi il lavoro con lui.
Una "chiacchierata" sarebbe l'ideale ma vogliono qualcosa di scritto

[KK]

Beh, per come lo hai raccontato ora, direi che basta anche qualcosa di molto meno strutturato.
Prendi tutti i tuoi compiti e, dando per assodato che sarete uno il back up dell'altro, dividi in due colonne almeno i principali.
Rimarrà ovvio che dove non arriva uno, l'altro darà supporto.

Il tuo AD ragiona per processi o fa fatica?

[bagaroz]

AD fa un po' di fatica ma ci prova.
Il resto del CDA fa moooolta più fatica, non essendo in alcun modo coinvolti nell'azienda stessa se non per la parte più di bilancio (siamo una realtà a conduzione famigliare e nel CDA ci sono presidente 85enne, il figlio, la figlia minore, la figlia maggiore ed AD che è suo marito...)

[KK]

Allora non avventurarti in voli pindarici e lascia stare i processi!
Schemino a due colonne: bagaroz, collega di bagaroz.
Sono a ognuno dei due metti i compiti principali

[QualitiAmo - Stefania]

Bagaroz, io partirei da un'analisi del lavoro da svolgere (sintetica e schematica con particolare riferimento al contesto, alle attività e ai requisiti) per poi passare alla descrizione delle mansioni di ognuno.

Niente di troppo complicato, uno schemino bello chiaro ma che sia sequenziale partendo dalle vostre esigenze.

Cosa ne pensi? Se ti serve qualche dritta, chiedi pure.
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Stefania - Staff di QualitiAmo

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