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Il forum sulla Qualità di QualitiAmo
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Patrizia78
Nuova recluta del forum
Registrato: 20/03/13 22:35
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 Inviato: Dom Dic 06, 2015 11:43 pm Oggetto: Help Help Help - processi |
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Buonasera a tutti,
Dovendo affrontare un colloquio in cui dovrò parlare di alcuni processi nello specifico, è possibile che qualcuno di voi me ne illustri qualcuno esattamente come lo descriverebbe ad un esterno? grazie in anticipo |
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QualitiAmo - Stefania
Moderatore
Registrato: 16/09/07 18:37
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Patrizia78
Nuova recluta del forum
Registrato: 20/03/13 22:35
Messaggi: 16
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| Inviato: Lun Dic 07, 2015 10:00 am Oggetto: |
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| Ciao Stefania, la mia difficoltà è proprio questa: io descriverei una procedura, ma in realtà non mi sono mai occupata di processi e di misurarli o di mapparli... |
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QualitiAmo - Stefania
Moderatore
Registrato: 16/09/07 18:37
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Slender Man
M.A.S.P.
Registrato: 20/04/12 14:28
Messaggi: 3222
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| Inviato: Lun Dic 07, 2015 10:35 am Oggetto: |
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Io parlerei del processo di selezione del personale. 
_________________
"It's my way, or the highway." (James Dalton, Esq.)
"Manly hearts to guard the fair" (Job Description) |
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Patrizia78
Nuova recluta del forum
Registrato: 20/03/13 22:35
Messaggi: 16
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| Inviato: Lun Dic 07, 2015 10:45 am Oggetto: |
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| Ovviamente dovrei averci lavorato su... Ma leggendo qui e là mi sono un po' spaventata, in quanto quando si parla di mappatura e misurazione di processi non si parla di procedure. Provo a girarla così: può essere un processo la gestione della documentazione? Probabilmente si. Ma il controllo del materiale approvvigionato o la valutazione dei fornitori? |
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QualitiAmo - Stefania
Moderatore
Registrato: 16/09/07 18:37
Messaggi: 26589
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| Inviato: Lun Dic 07, 2015 11:08 am Oggetto: |
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| Patrizia78 ha scritto: | | si parla di mappatura e misurazione di processi non si parla di procedure. |
E ha perfettamente senso perché la procedura non è altro che una formalizzazione di come funziona il processo mentre, spesso, si procede al contrario: si scrive la procedura e poi si prova a forzare la mano a chi lavora sul processo perché si adegui a lavorare come descritto. 
| Patrizia78 ha scritto: | | Provo a girarla così: può essere un processo la gestione della documentazione? Probabilmente si. Ma il controllo del materiale approvvigionato o la valutazione dei fornitori? |
Certamente. Un processo è qualcosa che trasforma un input (documento, informazione, materiale, richiesta, ecc.) in un output attraverso una serie di attività che sono una concatenata all'altra.
Fare una torta, per intenderci, è un processo. Prendi la farina, il latte le uova, ecc. e le trasformi in un dolce grazie ad una ricetta, al tuo lavoro di cuoca e al forno.
Il problema non è cosa possa essere un processo ma se, pensare ad una certa serie di azioni come ad un processo, possa o meno fornire valore aggiunto alla tua organizzazione.
Ad esempio, costruire un processo solamente per identificare il prodotto probabilmente non è un'idea delle più furbe se non lavori in realtà particolari perché è qualcosa che, nella quotidianità del lavoro, molto probabilmente farà capo ad una singola attività all'interno di un altro processo.
Non so se sono riuscita a spiegarmi.
Comunque credo che a te serva qualcosa di molto più basilare.
Scegli un processo qualsiasi (uno di quelli che hai indicato va benissimo) e cerca di identificarne gli elementi essenziali che lo caratterizzano:
- input
- output
- attività
- documenti che lo descrivono
- proprietario del processo
- clienti (interni o esterni)
- fornitori (interni o esterni)
- risorse necessarie per farlo funzionare a dovere
Vuoi provarci? Fatto questo lavoro, possiamo proseguire nel discorso. 
_________________
Stefania - Staff di QualitiAmo
ISO 9001:2015 - SI AGGIUNGE ALLA COLLANA DEI LIBRI DI QUALITIAMO IL NUOVO TESTO CHE SVELA I SEGRETI DELLA FUTURA NORMA
IL PRIMO LIBRO NATO SULLE PAGINE DI QUALITIAMO
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Patrizia78
Nuova recluta del forum
Registrato: 20/03/13 22:35
Messaggi: 16
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| Inviato: Lun Dic 07, 2015 11:23 am Oggetto: |
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Grazie mille Stefania...
Premetto che ora lavoro in un settore che nulla ha a che vedere con la produzione, ma fino a 3 anni fa lavoravo in un'azienda metalmeccanica. Provo a prendere un processo molto semplice per come me lo ricordo...proviamo con la valutazione dei fornitori.
INPUT direi che sono :
esiti di visite e questionari
certificazioni secondo le norme ISO
monitoraggio degli indici di qualità fornitura e qualità in termini di consegna
OUTPUT:
aggiornamento elenco fornitori
ATTIVITA':
visite a fornitori
controllo del materiale in ingresso
controllo del rispetto dei tempi di consegna
alimentazione tabella contenente questi dati
RESPONSABILE DEL PROCESSO:
Responsabile Ufficio Acquisti
Altre risorse:
Addetti al ricevimento merci
Responsabile Qualità per alimentazione tabella contenente indici qualità fornitura e indici termini di consegna
Cosa ne dici?
Dovrei probabilmente aggiungere qualche parola sull'interazione tra le varie funzioni?
Grazie mille! |
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QualitiAmo - Stefania
Moderatore
Registrato: 16/09/07 18:37
Messaggi: 26589
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| Inviato: Lun Dic 07, 2015 12:01 pm Oggetto: |
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| Patrizia78 ha scritto: | INPUT direi che sono :
esiti di visite e questionari
certificazioni secondo le norme ISO
monitoraggio degli indici di qualità fornitura e qualità in termini di consegna |
Gli esiti delle visite non possono essere un input se poi le visite stesse diventano un'attività del processo.
Prova a ricordarti come funzionavano le cose e decidi se si tratta effettivamente di un input (in questo caso derivante dall'attività di un processo precedente) o di un'attività del processo.
Le certificazioni davano adito a qualche decisione particolare? Ad esempio, un fornitore certificato veniva sottoposto allo stesso processo di selezione di uno non certificato? Se la risposta è no, questo diventa il primo nodo decisionale del tuo processo. Ti devi, cioè, fare la domanda se il fornitore sia o meno certificato e, a seconda della risposta, procedere in due modi diversi.
Non so se sono stata chiara. Dimmi se non mi segui perché non dev'essere facile se sei completamente digiuna di mappatura dei processi, ecc. (tra l'altro ti consiglio davvero di leggerti il materiale che abbiamo pubblicato perché ti aiuterà a capire fino in fondo il lavoro che stiamo facendo).
Il terzo input è ok.
| Patrizia78 ha scritto: | OUTPUT:
aggiornamento elenco fornitori |
Ok
| Patrizia78 ha scritto: | ATTIVITA':
visite a fornitori
controllo del materiale in ingresso
controllo del rispetto dei tempi di consegna
alimentazione tabella contenente questi dati |
Il controllo del materiale in ingresso e quello del rispetto dei tempi di consegna sono attività del tuo processo di valutazione dei fornitori o sono degli input che vi servivano per valutarli?
Anche in questo caso vale il discorso che ho fatto prima.
| Patrizia78 ha scritto: | RESPONSABILE DEL PROCESSO:
Responsabile Ufficio Acquisti |
Ok. Valuta se si trattava di un lavoro che svolgeva da solo o in team con altre funzioni (ad esempio l'Ufficio Tecnico per la valutazione di forniture speciali, ecc.)
| Patrizia78 ha scritto: | Altre risorse:
Addetti al ricevimento merci
Responsabile Qualità per alimentazione tabella contenente indici qualità fornitura e indici termini di consegna |
Ok.
Naturalmente ad ognuna di queste risorse farà capo un'attività del processo. Preparati, eventualmente, a disegnare il diagramma di flusso del processo.
| Patrizia78 ha scritto: | | Cosa ne dici? |
Direi che va bene. mancano da definire:
- eventuali interazioni con altri processi;
- politiche alla base del processo;
- suoi obiettivi;
- indicatori;
- metodologie seguite;
- eventuali requisiti da rispettare
Aggiungerei, per completare il discorso, come avete progettato il processo. Nel tuo caso, mi pare di capire, dovremo improvvisare.
Si dovrebbe seguire il ciclo di Deming:
- PLAN: è la fase di vera e propria pianificazione del processo;
- DO: in questa fase si fa lavorare il processo;
- CHECK: è la fase di controllo, quella - cioè - in cui si verifica che il processo sia effettivamente in grado di raggiungere i risultati attesi;
- ACT: si apportano le azioni correttive necessarie se i risultati sono stati diversi da quelli attesi
Tutto ok o ti sei persa in qualche punto?
_________________
Stefania - Staff di QualitiAmo
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Patrizia78
Nuova recluta del forum
Registrato: 20/03/13 22:35
Messaggi: 16
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| Inviato: Lun Dic 07, 2015 12:30 pm Oggetto: |
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Gentilissima Stefania,
grazie per il prezioso supporto.
Per quanto riguarda la valutazione mediante visita o questionario, il monitoraggio ed il fatto di possedere o meno le certificazioni, questi sono tutti metodi per valutare i fornitori.
Non c'è traccia documentale che insegni che il possesso o la mancanza di certificazione è un imput. Quindi come dici tu è un'attività del processo.
All'interno della procedura che ho recuperato la responsabilità è attribuita esclusivamente al resp. acquisti, anche se a mio avviso potrebbero delinearsi responsabilità a carico delle risorse che ho individuato come "Altre risorse".
Per quanto riguarda politiche ed obiettivi direi che si possono riassumere nella volontà di approvvigionare materiale di qualità in tempi brevi.
Mi è un pò difficile capire cosa intendi per metodologie seguite.
Gli indicatori potrebbero essere quelli che ti dicevo? Indice qualità fornitura e indice tempi di consegna?
Le interazioni con altri processi potrebbero essere la produzione, la qualità, l'ufficio commerciale?
Inoltre, perdonami, ma non ho mai mappato un processo. Il vostro libro l'ho acquistato pochi giorni fa, ma tra capo e collo mi è capitata l'occasioned i questo colloquio, dove credo di raggiungere il mio "livello di incompetenza", come disse un giorno Paolo...:-)
Grazie di nuovo |
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QualitiAmo - Stefania
Moderatore
Registrato: 16/09/07 18:37
Messaggi: 26589
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| Inviato: Lun Dic 07, 2015 3:25 pm Oggetto: |
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| Patrizia78 ha scritto: | | Per quanto riguarda politiche ed obiettivi direi che si possono riassumere nella volontà di approvvigionare materiale di qualità in tempi brevi. |
Magari vi interessa anche che sia acquistato ad un prezzo che ritenete ragionevole. Valuta ed, eventualmente, inserisci negli obiettivi.
| Patrizia78 ha scritto: | | Mi è un pò difficile capire cosa intendi per metodologie seguite. |
Intendo i metodi eventualmente utilizzati nello svolgimento del processo. Ad esempio controlli sulla merce in ingresso.
| Patrizia78 ha scritto: | | Gli indicatori potrebbero essere quelli che ti dicevo? Indice qualità fornitura e indice tempi di consegna? |
Potrebbero, sì.
| Patrizia78 ha scritto: | | Le interazioni con altri processi potrebbero essere la produzione, la qualità, l'ufficio commerciale? |
Per interazioni intendo le volte in cui il tuo processo si trova ad interagire con altri processi. Ad esempio, l'output di questo processo a cosa serve? Diventa l'input di un processo a valle? E gli input del processo che stiamo esaminando da quali altri processi derivano? E, ancora, durante lo svolgimento delle attività, il processo si relaziona con altri?
| Patrizia78 ha scritto: | | Inoltre, perdonami, ma non ho mai mappato un processo. |
Lo so, per questo ti ho elencato il materiale da leggere sull'argomento, così ti fai almeno un'idea visto che sarebbe un po' impossibile riassumerti tutto qui.
Leggi bene gli articoli, così ti fai un'idea di ciò di cui dovrai parlare. Sarà solo un'infarinatura e nulla che derivi da un'esperienza diretta ma, se il tuo esaminatore non andrà troppo a fondo, potrai farcela almeno a dimostrare che la teoria la conosci ed è comunque qualcosa da cui partire per approfondire l'argomento.
Facci sapere come andrà, ok? Ciao! 
_________________
Stefania - Staff di QualitiAmo
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