Il forum sulla Qualità di QualitiAmo

[rhox]

ciao a tutti, nel mio nuovo incarico aziendale come responsabile qualità mi hanno chiesto di valutare se e quali eventuali certificazioni prendere.
l'azienda per cui lavoro è atipica nel campo alimentare in quanto si occupa di un semplice assemblaggio di prodotti preconfezionati per creare cesti regalo. è un'attività prettamente stagionale, quindi per circa 6 mesi l'anno si fanno solo discorsi teorici, per gli altri 6 mesi si corre come pazzi disperati.
ho in mano un manuale iso 9001:2000 fatto quando il volume di affari era circa la metà, lo stabilimento un terzo e la struttura molto famigliare.

nell'ottica di portare l'azienda a una certificazione Iso mi chiedo se sia il caso di farsi aiutare da un consulente esterno per la redazione del manuale oppure se è possibile che riesca a farlo in autonomia.
la mia esperienza nel redarre manuali qualità è pari a zero. ho lavorato in aziende certificate, ho aiutato durante un tirocinio nella preparazione di audit di riesame, ecc. ma niente di realmente approfondito.
inoltre almeno metà azienda lavora per la sua strada, la conosco molto poco (ho sempre collaborato con la funzione produzione e la logistica che sono già sulla buona strada) e per quel poco che vedo non ha nessuna regola o nessun freno rispetto alle varie richieste, ovviamente sarà il grosso scoglio da superare e che mi spaventa di più in quanto poco abituati a lavorare nei ranghi.

insomma davanti a un percorso molto in salita con una norma poco conosciuta, è possibile "fare da sè" armati di tanta voglia di fare e poca conoscenza dell'argomento?

[Guerra]

Tutto è possibile. "Volere è potere".
Dipende dalla complessità dell'azienda.
Potresti leggerti attentamente il manuale esistente, parallelamente alla norma.
Leggerti la documentazione relativa al sistema qualità esistente.
Il problema "freelance" dovresti averlo anche ora.
Potrebbe essere una bella esperienza.
Sicuramente in futuro rileggendo quanto scritto da te in passato, penserai che avresti potuto far meglio, ma questa si chiama appunto esperienza.
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"Le domande non sono mai indiscrete. Le risposte lo sono a volte"
Per qualche dollaro in più

[rhox]

grazie guerra, la questione è che il sistema qualità interno l'ho "inventato" io.. quando sono arrivata 2 anni fa non c'era quasi nulla in merito e ho creato da zero procedure, moduli, relazioni, ecc su quanto concerne la qualità.
solo che mi sono occupata esclusivamente del settore produzione e logistica, non ho avuto nulla a che fare con la questione commerciale e grafica.
ora dovrei ripartire da zero con le due funzioni più sfuggenti e che ad ora non hanno mai avuto nessuna regola in merito.
già li sto affrontando con il discorso etichettatura che però conosco bene.

è l'addentrarmi su un discorso poco conosciuto in generale per ottenere una certificazione che un po' mi frena: io posso lavorare ora sulla teoria perchè l'azienda ora come ora è ferma, posso scoprire se il tutto funziona solo al momento della certificazione tra un annetto. quindi anche mettere alla prova prima i vari servizi rispetto alle richieste della certificazione è quasi utopico (il commerciale lavora per natale quando la produzine si occupa di pasqua e fa pasqua quando l'azienda è immersa nel natale)

[Guerra]

La scelta è tra l'avere un sistema di qualità ed il non averlo. Non puoi avere una parte dell'azienda in passato certificata ed una parte invece fuori da ogni regola.
Dovresti avere un manuale 9001:2008. Dovresti avere avuto delle ispezioni di verifica ed aggiornamento da parte dell'ente che vi certifica.
Cosa ha detto riguardo al commerciale?
In ogni caso visto che il commerciale è "in vacanza" potresti provare a parlarci; come sempre la comunicazione è fondamentale.
Prima però parla con la Direzione: è ancora interessata alla certificazione?
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Per qualche dollaro in più

[rhox]

la richiesta mi arriva dall'amministrazione.
per un paio di anni era tutto certificato con la Vision, ma tra quello che vedo oggi e quello che c'è scritto sul manuale ci passano di mezzo tutti gli oceani del globo.. causa spostamento aziendale, aumento fatturato, cambio personale interno, ecc a quanto pare si sono scordati tutto!
io leggo ora il manuale datato 2007 e un consulente esterno, quello che c'è scritto non è attuale per nessun reparto solo che qualcuno ha mantenuto comunque una discreta impostazione

partirò venerdì con le riunioni col commerciale, in realtà improntate su altri argomenti ad ora purtroppo più urgenti, e proverò a vedere se e quanto la scalata sarà dura.

[Paoloruffatti]

Mi fai sorridere un po' perchè nel 1989-90 ho aiutato una grande azienda del food di alta qualità a preparare la nuova azienda milanese che doveva fare pacchi Natalizi
Il primo anno 500 milioni di lire di fatturato, il secondo anno 1,2 miliardi di lire, ..... poi è diventata così grossa da diventare un'azienda a sè stante del gruppo! (sifdo io ...era organizzata bene da noi!!!)

Ricordo, come curiosità, che proponevano ad esempio dei contenitori che erano dei bauletti in RADICA!! che da soli valevano 5 milioni di lire ciascuno!! .... e io chiesi loro se erano scemi a proporre sprechi simili .... lo scemo ero io perchè ci furono decine e decine di richiesta per preparare i pacchi omaggio con quei bauletti che contenevano cose prelibatissime, ma che non arrivavano al costo del bauletto!!).

.... Poi ho visto che questi pacchi dono erano principalmente richiesti per i politici..... e per altre personalità!

Tornando al tuo problema ti dico che se vuoi posso darti una mano (gratis), dato che c'è tempo, fino a settembre ottobre.

Io butterei quasi tutto quello che hai fatto, a partire dal manuale, perchè "vecchio" e inizierei con il "progetto" che teorizziamo nei nostri due e-book, che avrai già visto in questo sito (non ti sto vendendo nulla e non me ne frega affatto di farlo) se li leggi troverai un sacco di idee per la ristrutturazione del SGQ, che comincerà ad essere obbligatoria da Settembre prossimo, anche se le aziende avranno tempo 3 anni per il passaggio; io ti direi di iniziare (come suggeriscono gli estensori della norma stessa) da subito perchè il cambiamento della 9001 è epocale e ci si deve credere davvero!.

Poi se vuoi puoi fare anche la certificazione 14001 (anche questa norma è in dirittura di arrivo per essere modificata, ma ti richiederà un impegno tale che mi pare di mettere troppa carne al fuoco ed anche questa sarà armonizzata con la nuova 9001 (10 capitoli come la 9001 anzichè 8 e l'uso di termini e concetti uguali e comunanza completa dei processi di supporto tra le due).

Ti consiglierei di pianificarne l'applicazione per l'anno prossimo; invece direi di darti da fare per la 9001: 2015 da subito, cosi attorno ad ottobre potresti essere uno dei primi ad applicarla subito.
Ciao
Paolo

[rhox]

grazie mille Paolo per la disponibilità, penso che la sfrutterò quanto più possibile!
sicuramente è mia idea partire prima possibile con la certificazione, purtroppo ora come ora ho la grossa priorità di organizzare tutta la componente etichettatura in base al nuovo regolamento quindi potrò dedicare alla norma spizzichi e bocconi fino a fine agosto, poi saranno veramente attimi fuggenti fino a dicembre.

prendo per ottimi i tuoi consigli, è già qualche giorno che nei momenti di pausa cerco di capire di più sulla nuova norma per capire come applicarla all'azienda (che conosco ancora molto poco in ambito commerciale).

[Paoloruffatti]

Io direi di iniziare a concentrari soprattutto sul processo di attraversamento di un ordine. .... se l'etichettatura dei prodotti e/o degli scaffali del magazzino è una priorità segui pure quella, ma tieni sempre in mente come farai il picking (dando per fatta, e bene, la etichettatura), la lavorazione, con relative liste dei pacchi da confezionare per cliente e la logistica di consegna.
Sono di per sè ciascuno dei grossi mattoni da digerire, ma tu devi avere sempre in mente anche come organizzare il flusso di informazioni di ritorno (q.ta per prodotto preparato/spedito, con breakdown per codice, nel tempo previsto, i tempi impiegati per ogni fase dell'attraversamento dell'ordine ...e molto altro, che adesso non potrei continuare ad elencare non conoscendo la vostra organizzazione attuale).

Questo elenco deve essere progettato assieme ai flussi informativi di ritorno per la Direzione che deve prendere decisioni.
Se non funzionasse anche questo processo di informazioni di ritorno, quando sarete nel caos di Dicembre [ricordati che oltre il 70-80% dei clienti si sveglia a ordinare i pacchi non dico alla vigilia di Natale, .... ma poco ci manca!] e navigherete a vista, la Direzione non potrà altro che agitarsi e mettervi in condizioni di lavorare ..... infernali a dir poco.

Ricordati anche delle regole del picking e dell'alimentazione da retro degli scaffali e delle regole tipo Pareto (per il posizionamento negli scaffali vicini della classe A, ecc.) che ti permetteranno di avere sempre il materiale a disposizione senza avere o rotture di stock all'ultimo momento o enormi giacenze di magazzino a fine campagna.

A proposito , hai fatto una mappatura delle attività attuali? comincia, se non l'hai fatto, altrimenti non sei in grado di passare dall'organizzazione per funzioni a quella per processi, o per lo meno avrai grosse difficoltà!

Avrai capito che ISO 9001 e organizzazione sono esattamente la stessa cosa, ...spero!
Ricordati inoltre che non è assolutamente vero che prima si deve pensare all'organizzazione del lavoro e poi con tranquillita, alle certificazioni: se la pensa così la tua Direzione crede ancora e disperatamente alle certificazioni come un bollino delle banane, da prendere...se non costa troppo!

Spero che la Direzione abbia capito, invece, che l'organizzazione serve solo e soprattutto ad evadere un ordine Cliente in pochi minuti dalla ricezione (non dal lancio dell'ordine in azienda da parte del commerciale solamente!: vai a vedere come gira il commerciale e ti do subito il permesso di ... ammazzarli!), altrimenti si fa solo del caos e per giunta non si sa nemmeno che cosa sia costato tale malessere!!
ciao
Paolo

[rhox]

attualmente mi sto occupando di approvare le varie etichette dei prodotti (essendo da quest' anno responsabili di quanto riportato sopra) e quanto richiesto dalla normativa per le nostre confezioni . che vuol dire raccogliere ogni scheda tecnica dai fornitori, estrarne gli allergeni e creare dei modelli di etichetta contenenti tutte le informazioni necessarie per.. circa 130 referenze solo nel mercato italiano. poi c'è l'estero
ovviamente il commerciale e il grafico lavorano per la loro strada avendo già preparato un sacco di layout e con i fornitori che pressano per poter stampare i vari pack..

sull'organizzazione delle referenze ho bene o male chiaro il processo di creazione e di per sè non è mal fatto, se non fosse che ovviamente la fiera delle eccezioni fa si che il commerciale dia disposizioni diverse man mano che si avvicina il momento produttivo.
per fortuna lavorando praticamente solo con la gdo i ritiri sono programmati e le produzioni pianificate praticamente ad agosto, i fornitori hanno ad oggi le quantità di prodotto ritirato e la pianificazione delle consegne avviene quotidianamente in campagna produttiva.
anche i dati di feedback alla direzione da parte produttiva e logistica arrivano abbastanza regolarmente e in modo completo, è l'enorme buco commerciale che non conosco e non so bene come valutare se non per i pochi casini di cui sono a conoscenza.

ora come ora per fortuna la direzione e la responsabile di produzione contano su di me perchè in questi anni ho già fatto risparmiare un discreto numero di quattrini con organizzazione e un minimo di attenzione.
però devo lavorare enormemente su gente che pur avendo un gestionale davanti preferisce prendere il telefono o mandare una mail alla prima persona che gli viene in mente per avere informazioni (e che spesso non può/sa rispondere nel modo corretto)

[Paoloruffatti]

Ciao Rhox, sei fortunatissimo perchè la Gdo ti fa gli ordini ad Agosto e quindi puoi programmare al pezzo i cesti e quindi hai (spero di si!) la distinta base di ciascun tipo di cesto, con cui puoi già ordinare i quantitativi del singolo codice ....semprechè tu sappia dove vanno a finire i cesti.
Se non sbaglio tu ci dicevi che vanno anche all'estero e quindi devi sapere davvero la normativa di quei paesi per dare gli input per scrivere le etichette.
(guarda in che casini si è infilato il produttore della la nota crema spalmabile...., negli USA! )
Però per l'Italia almeno sei già a posto (e mi sa che il problema è già definito per l'80% delle consegne (sbaglio?)

A proposito puoi già organizzare anche la parte logistica: esiste un packaging, o hai dei cesti da stivare così come sono?; ..... questo per risparmiare quattrini a milioni.

Poi devi vedere il tipo di formazione dei pallettoni e relativo stivaggio (regole che conoscrerai certamente).
Forse si tratta di materiale "leggero", cioè sotto i 3,5 q/m cubo, quindi dovrai studiare molto bene il problema, specie se devi fare i carichi dei TIR pluri consegne sempre per la rete delle consegne di linea (ai distributori), mentre per la rete di distribuzione locale avrete dei corrispondenti con deposito (immagino) cioè i "Padroncini", e magari in territori boia come la Toscana! (che è la croce e delizia di tutti i succitati padroncini) ....o per altre ragioni in Calabria!!, anche se li avrete il distributore "unico" e "consigliato" che raggiungete solo con i TIR di linea ....poi ci pensa lui!! ..... occhio ai tir che spariscono, come in Russia, in cui il camionista (con cabine blindate a prova di kalashnikov) deve fare la pipì in camion (con apposito attrezzo) e deve mangiare e dormirci, senza aprire porte e finestrini!!!

Ricordo che a questo proposito il mio grande cliente aveva dei costi maggiorati per le consegne in queste due regioni, del 9% (aveva prodotti misti, leggeri e pesanti) ma andava in consegna di ogni piccolo cliente.

Ciao per ora; tu hai il tuo bel da fare (etichette), ma ritieniti fortunato di consegnare solo alla GDO e con consegne anticipate di molto, perchè se dovevi andare in consegna al dettaglio, e sotto Natale, non ti avrei invidiato affatto!

Paolo

[rhox]

per fortuna Paolo la parte produttiva e logistica sono ormai rodate e funzionali. camminano con le loro gambe da sempre.
ad ora sono stati chiusi gli ordini Russia, stanno finendo di lavorare sull'assortimento estero e sono a metà del lavoro Italia. ad oggi ho quasi disponibili metà distinte base e stanno finendo i contratti di fornitura ai clienti.

a metà luglio inizio tutto il lavoro di revisione di foto ed etichette, quindi a quel punto è fatto il 90% del lavoro (salvo ovviamente clienti speciali o microcommesse eccezionali).

palletizzazioni, cartone, stivaggio ecc sono ormai anni e anni di consolidamento, accordi con clienti, ecc. considerando che la maggior parte delle consegne avviene in piattaforma le problematiche legate a quello per lo più sono solo quando noi inciucchiamo qualcosa per errori settaggio (magari fasciatrice troppo tirata o lenta).

ora come ora il mio grosso blocco di lavoro è creare etichette con allergeni e denominazioni legali per ogni prodotto da apporre sul packaging secondario: ovvero spulciarsi scheda tecnica per scheda tecnica su circa 500 materie prime e comporre circa 130 etichette cesto..
oltre ad approvare ogni singola etichetta di materia prima perchè col nuovo regolamento ognuno naviga a vista

[Paoloruffatti]

Beh: dai sono contento che tu abbia già risolto tutto (salvo il tedioso ed importantissimo problema delle etichette.

Attento alle etichette!: potresti far chiudere l'azienda per un solo errore, specie se esportate negli USA; li c'è sempre una Erin Bronkovich (ricordi la bravissima "pasionaria" Julia Roberts) che sta attenta alle vaccate scritte in etichetta e che vi fa chiudere con delle class action da guerra fredda!
auguri e buon lavoro
Paolo