Il forum sulla Qualità di QualitiAmo

[anna74]

Buongiorno a tutti.
Vi sottongo questo quesito: come deve essere considerato il fatto che sul sito aziendale sono pubblicati informazioni / documenti che non sono coerenti con quanto "ufficialmente" approvato nell'ambito del sistema qualità?
Mi spiego: in azienda esiste un sistema di gestione documentale che serve, appunto, a gestire la documentazione di sistema, intesa come approvazione da parte delle funzioni opportune e successiva distribuzione della documentazione approvata. Questo vale per tutti i documenti (procedure, istruzioni, modulistica, ecc), di tutti i settori.
Alcuni documenti (modulistica) sono pubblicati anche nel sito web della società, per dare la possibilità ai cllienti di scaricarseli (ad esempio per la moduistica di richiesta del servizio, o per pubblicizzare i prezzi).
Mi accorgo che quanto presente nel sistema gestione documentale non è sempre coerente con quanto pubblicato nel sito: il bello è che nel sito sono presenti informazioni e documenti più aggiornati rispetto all'intranet aziendale, e VICEVERSA.
Aggiungo che, sempre di più con il passare del tempo, le persone tendono ad adottare la gestione "interna" dei documenti di sistema, nel senso che aggiornarli su sist. documentale è l'ultimo dei loro pensieri.
Ora, concordo sul fatto che l'importante è che ogni funzione / reparto si preoccupi di adegurare la documentazione di competenza, e se questa non è resa ufficialmente pubblica all'azienda non ci sono gravi conseguenza. Ma cosi facendo, va a farsi friggere il principio che la documentazione ufficiale (perchè approvata) sta solo in un posto (sw di gestione documentale).
Le difficoltà di "convincimento" riguardano spesso il mondo "commerciale". Tradotto: non rompere le scatole perche tanto i prezzi li decide di DG o il CdA, e la "carta" prevista dalla qualità è fuffa.
Sto preparandomi per un audit interno: che strategia mi suggerite?

[sly_1982]

Ciao Anna.
Bel casino.

Io per il sito internet farei:
1- le schede tecniche di prodotto in pdf, da scaricare. Ovviamente le metti in gestione, nella lista di distribuzione metti "sito internet", così, alla revisione, ti ricordi di modificare anche sul sito.
2- Per i moduli è una questione un po' diversa, visto che potresti non avere la lista di distribuzione. In tal caso basta farsi la lista di distribuzione anche per quelli e il gioco è fatto.
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"La libertà più grande che ho guadagnato è quella di non preoccuparmi più di cosa accadrà domani, perchè sono felice di ciò che ho fatto oggi." - E.Snowden

[anna74]

La lista di distribuzione, concepita alla vecchia maniera tipo elenco, non esiste, nel senso che il sistema di gestione documentale distribuisce a TUTTI, tutti i documenti (questo per facilità di gestione, visto che abbiamo un numero notevole di documenti).
Inoltre non sono io (in qualità di RQ) che curo la revisione e la distribuzione di tutta la documentazione, ma solo quella di stettamente di mia competenza (audit, nc, riesamai ecc). Una volta era cosi, ma poi 11 anni fa abbiamo comprato questo sw, che semplificava la vita, e poi era giusto responsabilizzare le varie funzioni e renderle parte attiva nella gestione delle LORO documentazione. Ora la responsabilizzazione è diventata "farsi i fatti propri".
Il punto è: ci sta una NC? Occhio, a rigor di logica ci sta e come ( 4.3.2 9001), ma vorrei evitare di buttarla sempre sul controllo della documentazione, che tanto non gliene frega niente a nessuno. Sono alla ricerca di un consiglio per una azione più convincente ed incisiva...

[MikiMarru]

Ciao Anna,
è una bella rogna...

Il tuo RdD come la vede? Perchè si possono attuare differenti modalità per risolvere la questione, ma inevitabilemente, per qualcuno dei tuoi colleghi (spero il meno possibile) ci vorrà "la mano forte" della Direzione (colui che gli da lo stipendio) per convincerli.

Te lo dico proprio perchè in una azienda (dove sono QM in appoggio ad un VERO RdD) abbiamo avuto lo stesso problema, e ne siamo andati fuori (in c.ca 18 mesi) attraverso:
- monitoraggio dei documenti tramite indicatori periodici dei documenti "sbagliati" (con 6/7 tipologie di categorie), ottenuti dal CED tramite query appositamente create
- divulgazione dei risultati senza indicare "tizio o caio", ma solo in termini statistici
- inviti "bonari" da parte mia, sia m/o mail che durante gli audit, che presso incontri "occasionali" alla macchina del caffè (fondamentali)
- solleciti meno "bonari" da parte del RdD
- Colloqui diretti (a porte chiuse) del RdD per "mettere in riga" gli ultimi "guerriglieri resistenti"

Se ci sono di mezzo dei Responsabili che non ti percepiscono come figura dotata di "potestà" (sul loro stipendio), da sola un problema del genere non credo proprio tu possa risolverlo.
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Credo fermamente nel detto: "Non ti do il pesce, ma la canna da pesca, e ti insegno a usarla, perché tu possa pescare da solo". E' possibile che la mia risposta sia da intendere in tal senso.

[dario]

Anna, sei in buona compagnia!
Io audito spesso processi (volevo dire funzioni ma po Paolo mi mette alla gogna) e mi sono corretto subito.
Trovo un sacco di gente che lavora con la fotocopia della copia di un documento obsoleto.
Su ogni documento, in sede di stampa, grazie al pdf stampiamo in grassetto in cima: documento NON valido. Questo perché abbiamo stabilito a procedura gestione docs che la documentazione valida è solo quella pubblicata in intranet.
Questo ci ha permesso di garantire all'auditore conformità per l'utilizzo di doc digitale.
Per far entrare in testa ai collaboratori che è sempre utile verificare a schermo se il documento stampato è ancora attuale o se, come è usuale fare per praticità, si usa una copia salvata sul proprio pc o fotocopiata, invece, è cosa ardua...
Cultura, abitudine, richiami. Non NC.
NC solo quando mi accorgo che il furbo non solo è furbo, ma ci gode a prendere la fuffa per il fondsoschiena.
La NC ci sta, ma solo se davvero serve, qui...
A meno stai parlando di disegni o ricette di produzione, dove se mi usano un disegno superato oltre alla NC scrivo un richiamo formale cattivo... e imparano in fretta...

[QualitiAmo - Stefania]

Ciao Anna.

Quanto avete pagato il vostro sistema di gestione documentale per tenerlo lì a fare la muffa? Gestito in questo modo è del tutto inutile perché siete riusciti a renderlo del tutto inaffidabile.

Se alla Direzione piace buttare i soldi dalla finestra, tu - purtroppo - puoi solamente farglielo notare garbatamente.
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Stefania - Staff di QualitiAmo

ISO 9001:2015 - SI AGGIUNGE ALLA COLLANA DEI LIBRI DI QUALITIAMO IL NUOVO TESTO CHE SVELA I SEGRETI DELLA FUTURA NORMA



IL PRIMO LIBRO NATO SULLE PAGINE DI QUALITIAMO



HAI DATO UN'OCCHIATA AL REGOLAMENTO DEL FORUM PRIMA DI SCRIVERE IL TUO MESSAGGIO?

[anna74]

Il mio RdD ha una attegiamento molto formale (ovviamente quando gli conviene...quando non gli conviene allora sono io che sono troppo razionale).
Considerate inoltre che, in questa faccenda, sono coinvolte persone "intoccabili" assieme a persone "da bastonare" a priori...
Il vero problema è che:
- chi dovrebbe aggiornare il sito non lo fa (perchè ha tanto da fare, perchè tra tutte le cose da fare questa è quella non prioritaria);
- chi dovrebbe coordinare l'aggiornamento di questo tipo di documenti ha le stesse motivazioni di cui sopra;
- chi usa questi documenti perchè gli servono per lavorare, da una parte si è stufato di segnalare la necessità di aggiornamento nel sw documentale e nel sito, e da un'altra parte ha un pochino l'attegiamento del "cane sciolto".
Allora la mia idea è quella di inviatare tutti i coinvolti a sistemare la cosa PRIMA dell'audit previsto fra qualche gg.
Se in sede di audit la situzione non stata sistemata...NC reiterata!

Ad ogni modo farò presente la cosa alla direzione...

[QualitiAmo - Stefania]