Il forum sulla Qualità di QualitiAmo

[quadrifogliocop]

salve a tutti!

sempre nell'ottica del rinnovamento totale della documentazione del Sistema ho un altro quesito da sottoporvi:

al momento (siccome fin'ora ho mantenuto a grandi linee l'impostazione che ho trovato quando sono entrato a lavorare in cooperativa) il Sistema prevede 3 tipi di moduli per le Non Conformità:

-Segnalazione di Non Conformità (cioè quella che adoperano i vari servizi per dare traccia di Non Conformità che vengono aperte e chiuse direttamente da loro)

- Verbale di non Conformità ( che apro io quando rilevo una Non Conformità nei servizi)

- Rapporto di Non Conformità ( inserito nella procedura degli audit, per segnalare una Non Conformità emersa durante le verifiche)

Ora secondo me sono troppi moduli per segnalare la stessa cosa all'interno di un Sistema, e siccome con l'occasione della revisione vorrei scremare e razionalizzare la documentazione, vorrei magari creare un unico modulo che faccia le veci dei tre che vi ho elencato sopra.

sarebbe possibile secondo voi? oppure è necessario diversificare le tre situazioni di cui sopra?

grazie in anticipo per i consigli

[Quality]

Un unico modulo va più che bene.

La domanda che devi farti è: "Cosa mi serve per lavorare bene e in fretta (ossia con efficacia ed efficienza)?"

Senza un modulo perdi efficacia, con più di un modulo perdi efficienza.
Efficacia ed Efficienza non possono che stare dunque in un unico modulo.

Scegli te come farlo.

Ciacciao!
_________________
Se lo puoi sognare, lo puoi fare.

[sly_1982]

Concordo al 200% con Quality: un unico modulo va benissimo.

Buona giornata!
_________________
"La libertà più grande che ho guadagnato è quella di non preoccuparmi più di cosa accadrà domani, perchè sono felice di ciò che ho fatto oggi." - E.Snowden

[2p71828]

alcune considerazioni personali

Inizio con un paradosso: si può fare un modulo che vada bene per tutte le stagioni e tutti gli scopi ed è un foglio bianco con la sola intestazione modulo di sistema di gestione per la qualità
Se proprio ci fa paura tutto quel bianco lo chiamiamo comunicazione interna

di contro abbiamo nella vita reale molti moduli perchè con il modulo vogliamo aiutare chi lo scrivere ad essere esauriente e preciso mentre chi lo legge deve trovare con facilità le informazioni che gli servono.

ritorniamo al tuo caso:
analizza se i tre moduli contengono le medesime informazioni o se alcune risultano ridondanti e specifiche di casi particolari.
Ricordiamoci che nei moduli tutti i campi andrebbero compilati altrimenti esso perde la sua funzione di check list. Da questo, sempre nel caso di un solo modulo, andrebbero specificati almeno a piè di pagina quali sono i campi facoltativi o specifici di casi particolari.
Se il tutto non diviene un ginepraio con l'utilizzatore che compila a caso a meno di avere la procedura sottomano, allora puoi avere un solo modulo
_________________
=fixed(exp(1);5)
sha-1=661bf49e78e9d958032859e811fa1ca27699207a

[quadrifogliocop]

dunque:

i tre moduli in linea di massima sono più o meno simili.

diciamo che quello per le segnalazioni dalle strutture è molto più semplice...estremamente semplice....forse un po troppo semplice...

gli altri due sono pressochè uguali, tranne che uno ha lo spazio per l'eventuale azione correttiva richiesta, mentre l'altro ha un campo per la semplice chiusura della NC.

Ora, io non sono sicuramente un guru della Qualità, però pensavo che riuscire a ricavare un modulo unico esaustivo che possano compilare sia dalle strutture per le NC di servizio che si aprono e chiudono in struttura, sia da me nel momento in cui rilevo una NC che richieda un'azione o una NC di sistema potrebbe essere una buona razionalizzazione della documentazione.

[2p71828]

nemmeno io sono un guru, esprimo solo le mie idee

personalmente non mi piace il termine razionalizzare con l'accezione di ridurre, razionalizzare per me è darne una ragione e una forma razionale e intuitiva per l'utilizzatore.

se pensi di aver ottenuto un modulo unico onnicomprensivo provalo su una decine di NC e vedi se sia facilmente applicabile.

due dubbi:

qual'è la politica dell'azienda per le NC? Vanno tutte risolte con azioni di contenimento, correttive e preventive? Esistono alcune NC che si chiudono solo con il contenimento, altre con contenimento e correttive altre etc.

quali informazioni hai sul modulo ovvero cosa ti viene indicato dalle strutture data, autore servizio svolto/prodotto, destinatario del servizio, estensione della NC, gravità, conseguenze ?


PS
quando avrai una ventina di clienti che impongono i moduli secondo il proprio standard un modulo in più o in meno non farà alcuna differenza.
_________________
=fixed(exp(1);5)
sha-1=661bf49e78e9d958032859e811fa1ca27699207a

[MikiMarru]

[Paoloruffatti]

Ciao Quadrifogliocop,

abbiamo discusso spesso questo argomento nel forum, anche recentemente.

Abbiamo pubblicato più volte il modulo che tu chiedi (che assomiglia al modulo 8D che conosce benissimo chi, come 2p, lavora nell'automotive.

Ho visto che voi avete nella isitituzionalizzato nella vostra azienda una castronata che non sta nè in cielo nè in terra!, cioè la NC che aprono e chiudono direttamente i vostri dipartimenti!. "Robe de matt!", dicono a Milano

Detta così significa che nessuno li dentro ha capito un boia a che cosa serve gestire le NC: che sono l'unico modo per migliorare veramente e continuamente.
Se, invece continuate a dire al ladro: "ruba, ma poi fermati, pentiti e restitusici la refutiva; poi mettiti la divisa da carabiniere e scrivi che è stato commesso un furto, ma c' è già il pentimento, quindi la galera non serve più", mi sa che non sono molto lontano dalla verità.

Ripeto che l'unica ragione per aprire una NC è di fare, oltre la risoluzione immediata del caso topico, una azione correttiva per RIMUOVERE LE CAUSE CHE L'HANNO GENERATA, altrimenti siamo sempre punto e a capo.

Se NON si apre la AC è un disastro annunciato ...se poi il ladro ed il carabiniere SONO LA STESSA PERSONA ..... immaginati tu in che cosa può consistere l'AC !! (.... forse ad allargare il buco nel pollaio per portare via più agevolmente i polli senza rompersi il maglione? ...dai!!)

Un unica cosa potrei suggerirti invece per il caso delle segnalazioni: può capitare, e non so se è il vostro caso, che la segnalazine la faccia il cliente , ma spesso il cliente scrive o telefona cavolate, magari perchè è vecchio e solo e ha bisogno di parlare con qualcuno (come mi è successo di vedere nella società dei servizi di raccolta rifiuti della città di Jesolo, per l'ISO 14001).
In questi casi si è visto che prima di aprire un reclamo e/o una NC e relativa susseguente AC per migliorare il servizio, si faceva prima un passo per capire se la Segnalazione era un problema vero, o se si trattava della Vecchietta sola e triste.
Si istituì un servizio di pronto intervento, dal forte impatto di marketing del servizio, per cui arrivava un tecnico a verificare entro un'ora la vera consistenza del problema: dalle 200- 350 telefonate al giorno si passò nel giro di un mese a 15-20 e poi divenne una rarità: la gente non telefonava più per cavolate e le vecchiette sole impararono il n° di telefono-amico o andavano direttamente in parrocchia.
Però ricorda anche le famigerate NC "minori!!!", cioè quelle che "non vale nemmeno la pena di trattare" come ti diranno molti qui e altrove, spessissimo nascondono una voragine; io utilizzo spesso il parallelo con quella storia del bambino olandese che tenne chiuso con il suo ditino il buco in una diga, salvando la Città intera dall'essere sommersa se la diga fosse crollatadopo aver allargato il buchino fino a diventare una marea.

Ciao

[quadrifogliocop]

[2p71828]