Il forum sulla Qualità di QualitiAmo

[gibbosky]

Salve a tutti,
mi trovo alle prese con un sistema già implementato ( anche se davvero poco utilizzato) in un'organizzazione.
Il sistema di cui parlo, è di una pesantezza estrema... ma per la sorveglianza imminente, la direzione mi ha chiesto di mantenerlo, previe alcune modifiche...minime, per poi cambiarlo radicalmente e renderlo più fruibile da tutti...
Per farvi capire, vi porto un esempio, data l'implementazione risalente al 2001, alcuni documenti, procedure, istruzioni e moduli, sono stati revisionati... (in effetti dato il palese inutilizzo non ne capisco il motivo), comunque colui che ha la responsabilità di mantenere attivo il sistema sapete cosa ha ben pensato di fare ?
Ebbene per il manuale, procedure... ed in genere per ogni documento, ha pensato bene di introdurre ogni modifica ( anche le virgole) riportate sul documento di sistema !!
In sostanza ogni procedura ( tutta descrittiva e già pesante di se) consta di almeno 20 pagine nelle quali si descrivono le modifiche fatte alla riga tot ...in riferimento alla versione precedente.
Mi domando, colui che deve leggere la procedura... al quale necessita sicuramente l'ultima versione... cosa cavolo frega delle modifiche apportate rispetto alle versioni precedenti ?
Secondo me è da pazzi!
Cosa mi suggerite ?
Pensavo di rivedere tutte le procedure ( dato che qualcuna la devo cambiare) togliendo questa introduzione allucinante... e mi chiedevo come poterlo fare.
Cosa dite, faccio due righe nel manuale, e menziono il fatto che si smette di utilizzare quella prassi, e dico che le procedure a cui possono accedere sono quelle ultime rialsciate ed apporovate...?
Oppure anzichè nel manuale lo dico nella procedura relativa al 4.2.3 ?

Saluti

Grazie a tutti

gibbosky

[papero]

Lascia il manuale com'è, se almeno quello è fatto decentemente, e modifica la procedura sulla tenuta della documentazione.
Capisco tenere traccia delle modifiche ai vari documenti, anzi è doveroso, ma certo ci sono modi meno ferruginosi
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There's a new man in town!

[bull]

io mi limito ad evidenziare con un carattere corsivo i pezzi che sono stati cambiati all'interno della procedura, in modo da attirare l'attenzione proprio su questi brani.

se poi qualcuno ha voglia e tempo da perdere andrà, per confronto con il vecchio documento, a vedere cosa è cambiato esattamente

[Stregatto]

Anch'io come bull. Certo che una metodologia del genere è a dir poco delirante! Per fortuna che bisogna fare delle istruzioni e un manuale chiari!!!

[gibbosky]

grazie ragazzi... come sempre siete preziosi

[dario]

Mi è capitato qualcosa di simile... 20 pagine sono follia... forse che il capo ha una fabbrica di carta o vende harddisk da 160 giga?
Io ho suggerito di preparare 2 versioni di revisione: una tagliata con la scure, con l'essenziale e basta ed una intermedia, per tre procedure scelte.
Poi ho fatto usare dal personale le procedure e chiesto un parere.
Hanno scelto la corta con molta soddisfazione.... rifatto tutto ed il sistema era leggero e usato...
cura drastica di bellezza...

[gibbosky]

Ciao Dario, è la migliore cosa... anche secondo me !