Il forum sulla Qualità di QualitiAmo

[Alessandro84]

Quindi, secondo te, non dovrei attuare nessun metodo particolare ma solo la costruzione di alcune schede???
E poi come potrei calcolare il tempo necessario? Vedendo quando inizia la lavorazione di un documento (input) e quando si arriva al documento in uscita (output)???
E poi mi sai dire quali indicatori si possono utilizzare per analizzare attività di ufficio il cui unico input sono informazioni/documenti?

Grazie per i suggerimenti...

[MikiMarru]

Si, te lo fai anche dire da chi lo fa ogni giorno.
Se ci sono attività "spezzettate", sommi i tempi. Non è un risultano raffinato, ma un dato grezzo è già qualcosa.
Io poi mi aspetto che qualcuno bari per "gonfiare" il suo lavoro, ma quello non è un problema tuo.
Indicatore: "lead time di processo" Quanto tempo serve per realizzare l'output (detto malamente) in ore/uomo.

Presta attenzione a evidenziare eventuali "colli di bottiglia", situazioni in cui una attività si ferma perchè per proseguire ha bisogno che ne finisca un'altra, o magari che avvenga una decisione di un "capo", spesso in questi punti si creano tempi morti.

Comunque scegli un approccio, un metodo e sottoponilo al tuo referente: se non va bene almeno lo saprai prima di iniziare e potrai cambiarlo secondo le sue indicazioni.
Anche perchè sino ad ora, a quanto pare, è solo lui che conosce la ragione del tuo lavoro.
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Credo fermamente nel detto: "Non ti do il pesce, ma la canna da pesca, e ti insegno a usarla, perché tu possa pescare da solo". E' possibile che la mia risposta sia da intendere in tal senso.

[Alessandro84]

Ok...proverò a seguire i tuoi consigli...grazie!
Mi puoi dire il tuo parere su quello che ho raccolto nelle prime due settimane...
Tra le cose che si fanno all'interno dei servizi generali in questa azienda si sono: assegnazione e consegna macchina aziendale, assistenza drivers, servizio posta PEC, servizio archiviazione documenti, creazione reportistica, gestione parcheggi aziendali, gestione corsi di formazione, prenotazione sale aziendali per riunioni, stipula abbonamenti trasporti per dipendenti,ecc...queste secondo te sono attività da collegare per creare processi o sono già analizzabili come tali???
Inoltre ognuna di queste voci le devo trattare unitamente o le devo scindere? Ti faccio un esempio per farmi capire...
Servizio mail PEC = gestione posta entrata + gestiona posta uscita?
Servizio archiviazione documenti= richiesta archiviazione + richiesta consultazione documenti + richiesta distruzione documenti scaduti?
Scusa se ti faccio domande stupide ma ho le idee totalmente confuse...

[MikiMarru]

Alessandro,
scusa, ma più le domande sono specifiche e meno sono in grado di darti risposte precise: perchè non ho mai visto cosa accade nella tua realtà.

Non saprei, cerca di "raggruppare" le attività con un legame comune, mi pare che alcune siano attività ripetute per n dipendenti ogni tot tempo (es. arriva un nuovo dipendente e ci possono essere alcune cose che gli affari generali devono predisporre più o meno ogni volta).

La gestione della formazione potrebbe essere un processo articolato, ma dipende da cosa fanno: registrano e basta o organizzano, magari monitorano le scadenze di corsi cogenti, e segnalano a chi di dovere di predisporre il corso. Oppure organizzano tutto.

Io non so come sia organizzata nel dettaglio la realtà dove sei, non ho neppure idea dei numeri e della "consistenza" delle attività che hai indicato.
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Credo fermamente nel detto: "Non ti do il pesce, ma la canna da pesca, e ti insegno a usarla, perché tu possa pescare da solo". E' possibile che la mia risposta sia da intendere in tal senso.

[Alessandro84]

Si si...ne sono consapevole solo che è tale lil bisogno di aiuto che mi sono fatto prendere la mano xD
Ti ringrazio ancora per l'interessamento...magari mi faccio vivo per qualche altro dubbio speriamo più concreto per chi non conosce la realtà in cui lavoro