Il forum sulla Qualità di QualitiAmo

Alessandro84 · Nuova recluta del forum Registrato: 05/06/13 18:33 Messaggi: 14

Salve a tutti mi sono iscritto da qualche giorno in questo forum in quanto da pochi giorni ho iniziato uno stage su analisi, mappatura e miglioramento dei processi. Dico subito che mi hanno selezionato malgrado io non avessi alcuna esperienza lavorativa in tale ambito e conosco l'argomento solo in minima parte per via di un esame sostenuto all'università.
Vengo subito al punto...dopo essermi ritrovato scaraventato, senza alcun affiancamento e/o formazione, in questo lavoro mi sono documentato ed ho cercato di capirne qualcosa in più ma molti sono i dubbi che permangono.
Per primo mi ritrovo a dover descrivere e mappare attività che a primo impatto non sembrano (per me) avere alcun valore aggiunto in quanto, dato il servizio, si tratta solo ed esclusivamente di documentazione.
Inoltre molte attività quali la gestione degli archivi o del parco macchine sono gestite tramite tool informatici e quindi non so se nella descizione (nel diagramma di flusso) vanno inserite e come...
Questi sono solo due esempi ma la confusione è davvero tanta...grazie in anticipo a tutti coloro che mi sapranno aiutare o sostenere Smile

QualitiAmo - Stefania · Moderatore Registrato: 16/09/07 18:37 Messaggi: 26589

Alessandro84 · Inviato: Gio Giu 06, 2013 4:02 pm Oggetto:

Parlo di documentazione perchè ho notato che molti si occupano di report...ovvero inseriscono dei dati presi da altri colleghi e non fanno altro che inserirli nella intranet aziendale (in un tool) e mandarli alla casa madre...

Alessandro84 · Inviato: Gio Giu 06, 2013 4:06 pm Oggetto:

Per rendere meglio l'idea...alle domande di cosa ti occupi e cosa fai quotidianamente mi sono anche sentito rispondere (tra le tante cose): mi occupo della gestione delle chiavette dei distributori di alimenti. Ovviamente prima di portare una cosa del genere sul tavolo del mio responsabile ci penso due volte (e chiedo a voi xD) vista la mia totale inesperienza.
Altro esempio è la gestione degli abbonamenti per i trasporti...ecc...

QualitiAmo - Stefania · Moderatore Registrato: 16/09/07 18:37 Messaggi: 26589

Ah, ok...semplice input dati quindi. Direi che puoi evitare tranquillamente di mappare a meno che non ci sia un lavoro per reperire questi dati ma da ciò che hai scritto direi di no.
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Stefania - Staff di QualitiAmo

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Alessandro84 · Inviato: Gio Giu 06, 2013 4:44 pm Oggetto:

Ok...quindi le attività di reportistica le posso evitare di mappare se non prevedono un lavoro a monte...giusto??? Cercherò di informarmi meglio a tal riguardo (sono al mio quarto giorno di lavoro).
Un'altra domanda: all'interno del servizio ci sono il facility manager e l'RSPP i quali non hanno avuto molto tempo da dedicarmi per cui vi chiedo: sapete dirmi quali sono le attività che generalmente svolgono queste figure? Se si, sono da mappare o di sola responsabilità per cui devo pensare a mappare solo quelle dei loro collaboratori?
Ad esempio uno di loro si occupa a quanto ho intuito di spostamenti logistici (tutto ciò che concerne layout di strutture e arredamenti) in relazione a cambiamenti di politiche aziendali...devo mappare il processo? E se in output avrò un nuovo layout, cosa dovrò mettere in input?
Scusate ma sono in piena confusione...spero di non fare domande troppo banali!

QualitiAmo - Stefania · Moderatore Registrato: 16/09/07 18:37 Messaggi: 26589

Alessandro84 · Inviato: Ven Giu 07, 2013 8:49 am Oggetto:

Stefania grazie per il sostegno e soprattutto per i suggerimenti... Smile

2p71828 · Inviato: Lun Giu 10, 2013 3:53 pm Oggetto:

scusami Alessandro,
ho letto solo oggi che operi presso una multinazionale in campo farmacologico, la qual cosa cambia tutta la prospettiva.

Fagus · Inviato: Mar Giu 11, 2013 7:46 pm Oggetto:

QualitiAmo - Stefania · Moderatore Registrato: 16/09/07 18:37 Messaggi: 26589

Alessandro84 · Inviato: Gio Giu 13, 2013 11:23 am Oggetto:

Scusate per l'assenza dalla discussione ma pensavo si fosse arenata...e ringrazio 2p71828 per averla rianimata ripresa.

Si ho specificato che lavoro in ambito farmacologico ma sono nella sede legale dell'azienda per cui, almeno fino ad oggi (poco meno di due settimane), non sto avendo a che fare con pratiche inerenti farmaci.
Infatti voglio raddrizzare il tiro in quanto quando parlo dei trasporti intendo la gestione (dalle nuove pratiche ai rinnovi) degli abbonamenti per i dipendenti che si devono recare in sede con i mezzi pubblici...allo stesso modo specifico che c'è ancora qualcuno che investe in formazione in quanto un'altra attività che ho potuto riscontrare è la gestione di corsi di formazione in ambito sicurezza e benessere.
Detto questo mi accodo a Stefania per mettere l'accento su quella che è la mia necessità...ossia il metodo da utilizzare per la mappatura di un processo. C'è una procedura schematizzata? Una metodologia da seguire? Devo mappare tutte le attività o no? Se no, in base a cosa le scelgo quelle da mappare?
Gia che ci siamo faccio anche un passo avanti in quanto la finalità del mio stage è il miglioramento delle attività interne all'ufficio (servizi generali). Il metodo di mappatura utilizzato lo devo scegliere ( o inventare qualora non esista) in base ad un obiettivo che mi devo prefiggere (per esempio: diminuzione tempo dell'attività)???
Scusatemi ancora per le tante domande...

MikiMarru · Inviato: Ven Giu 14, 2013 6:02 pm Oggetto:

Ciao,
scusa ma non ho capito del tutto la questione nel suo complesso.
Obiettivo: miglioramento delle attività interne all'ufficio (servizi generali)
Ovvero?
Migliorare cosa? lead time (tempi) di qualcosa, ma di cosa?
Elminare attività non a valore aggiunto?
Ho capito male o hai "carta bianca"?

Se possibile cercherei di capirne di più, in quanto il modo più opportuno di "fare una mappatura" è funzione del "a cosa serve".

Inoltre qual'è il punto partenza? un elenco, un qualcosa o il nulla assoluto (solo le persone lavorano)?

Diversamente, se serve solo per iniziare a capire "dove mettere le mani", non è che in via preliminare può bastare una elenco di processi/attività, input/output, "chi fa cosa"?.

Poi, dopo, si fa una valutazione in termini di valore aggiunto,criticità, importanza, ecc. e si decide una priorità di intervento. E lì parte l'approfondimento con indicatori, analisi (mappatura di dettaglio) ecc.

In buona sostanza: quello che fai a cosa deve servire (in concreto)?
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Credo fermamente nel detto: "Non ti do il pesce, ma la canna da pesca, e ti insegno a usarla, perché tu possa pescare da solo". E' possibile che la mia risposta sia da intendere in tal senso.

Alessandro84 · Inviato: Dom Giu 16, 2013 4:32 pm Oggetto:

Ciao MikiMarru intanto ti ringrazio dell'intervento perché cosi posso spiegarmi meglio rispondendo alle tue domande...
Un altro mio amico con cui mi confronto mi ha fatto la stessa domanda ovvero "migliorare cosa?"...ebbene non ho una risposta concreta a questa domanda in quanto sono stato preso per mappare le attività di un ufficio (attività da scrivania che vanno dal girare mail al compilare report o ancora gestione del parco auto aziendale piuttosto che l'assegnazione dei parcheggi aziendali) con lo scopo di migliorarne l'organizzazione/gestione interna...ovvero per me il vuoto più totale in quanto non so come meglio posso tradurre queste parole in termini di mappatura.
Rispondo alla tua seconda domanda, "hai carta bianca?", dicendoti che fin dal primo giorno sono stato lasciato solo, malgrado ovunque io cerchi qualcosa sulla mappatura dei processi si parla di "team di mappatura", quindi in buona sostanza mi hanno lasciato carta bianca e questo è per me motivo di smarrimento essendo alla mia prima esperinza.
Per quanto riguarda il punto di partenza, appena entrato, ho chiesto se ci fosse da qualche parte un prima mappatura da cui partire ma mi è stato risposto che non c'era nulla.
Momentaneamente non sapendo cosa fare di meglio sto facendo interviste alle persone che lavorano all'interno dell'ufficio per capire cosa fanno ma i risultati non sono dei migliori in quanto vengo visto come una specie di controllore/spia...
Spero che qualcuno mi possa dare un input un qualche punto da cui partire...grazie sempre per l'interesse.

MikiMarru · Inviato: Dom Giu 16, 2013 6:10 pm Oggetto:

Ciao,
è possibile che più che vedere in te una spia o un controllore, penso che abbiamo timore delle ragioni per cui ti è stato chiesto di farlo (che potrebbero essere varie): che però non ti riguardano.

Il tuo modo di procedere, partendo dal nulla assoluto in termini documentali, mi pare sensato.

Più che una mappa in termini grafici, penserei ad una serie di schede con indicate il processo, le attività, input/output,e responsabile.
Magari anche quanto tempo impegna (ma sarà un dato potenzialmente falsissimo quello che ti verrà indicato)
Sarei esauriente nell'elenco, ma non necessarimente adotterei un livello estremo di dettaglio nella descrizione della singola attività.
Come primo step.
Poi presenterei l'opera e mi farei dire come sviluppare il lavoro, dove approfondire ed in quale maniera.
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Credo fermamente nel detto: "Non ti do il pesce, ma la canna da pesca, e ti insegno a usarla, perché tu possa pescare da solo". E' possibile che la mia risposta sia da intendere in tal senso.