Il forum sulla Qualità di QualitiAmo

[vero]

Buongiorno a tutti.
Nella società per cui lavoro siamo passati dalla gestione delle commesse mediante fogli xls a un sistema gestionale creato con un software ad hoc che segue la nostre procedure e ricalca i fogli xls che precedentemente usavamo.
Ora il mio problema è questo: come gestisco questo passaggio a livello documentale? Mi spiego meglio: nelle Procedure prima avevo dei richiami a Moduli che altro non erano che i miei fogli xls. Ora devo sostituire i richiami ai fogli xls con richiami a parti del software gestionale? I moduli che avevo precedentemente li elimino e creo un unico modulo che chiamo SW gestionale in cui compaiono le maschere del sw? Come si procede di solito in questi casi?
Grazie mille per i suggerimenti che potrete darmi.

[Paoloruffatti]

Non conosco il tuo gestionale, ma se è davvero un buon gestionale sarà in grado di darti dei report di ogni azione che fai e carichi li dentro.

Quindi non devi fare nessun riferimento ad altri fogli esterni.

Il probelma nasce solo quando dovrai mettere mano al manuale e alle procedure di sistema che prima facevano riferimento a questi moduli, (magari cartacei).

Prendiamo ad esempi o la situazione di qualifica dei fornitori: nella sezione del SW ci sarà certamente la possibilità di visualizzare (e stampare se vuoi) l'elenco dei fornitori, magari suddiviso per categoria;
spero che il SW preveda la casellina in cui ci metti lo stato di qualificazione (ad esempio Q=qualificato; NQ= non qualificato; N =nuovo, ecc. e ci sia la possibilità di scrivere accanto ad ognuno (spero che ciascun fornitore abbia una scheda anagrafica con la possibilità di andare a vedere quante volte ha fonito nel periodo con gli importi e tutto) il numero e il tipo di Non Conformità a questi addebitabile (con campo per breve descrizione).

Dovrai quindi scrivere nelle procedure "vedi videata, qualifica fornitori" e ci metti il prcorso da fare per otttenerla a video. e cancelli il modulo cartaceo (ad esempio LFQ 7.4.1)

Nel mauale (punto 4.2) scrivi della presenza di questo SW con breve descrizione di quello che contiene.

Ciao

[vero]

grazie mille per i preziosi suggerimenti.

mi chiedo a questo punto se ha senso che il manuale di utilizzo del sw diventi un documento della qualità e in quale forma (semplicemente un allegato del manuale qualità?).
Inoltre, visto che ad esempio il registro di commessa.xls utilizzato in precedenza era un modulo con un proprio indice e data di revisione, dovrò dotare di indice e data di revisione anche il sw (che contiene i dati che prima erano nel foglio xls)? Oppure, essendo il sw uno strumento del nostro sistema gestione qualità, mediante il quale applicare le procedure definite, se farò delle modifiche al sw sarà perchè sono state introdotte delle modifiche alle procedure, pertanto sarà sufficiente che siano le procedure dotate di indice e data di revisione (come già attualmente sono)?

grazie ancora.

[Paoloruffatti]

No!, il manuale di uso del SW non deve diventare un documento di sistema;
basterà che nel MQ, al punto 4.2 tu faccia una breve descrizione (non più di mezza paginetta ) innazitutto di che cosa gestisce il SW e poi dici quali sono gli output che avete pensato di far diventare elementi gestionali (ad esempio se il SW desse gli elementi per calcolare degli indicatori, al punto 4.2 tu genericamente dici che il SW dà gli elemeni per il calcolo degli indicatori e poi fai un rimando al tanto dimenticato punto norma 8.2.3 (capitolo del manuale 8.2.3), nel quale puoi elencare questi indicatori.

Mi raccomando: dì che ci sono quelli direzionali, e li elenchi, e poi fai riferimento,senza elencarli, agli indicatori gestionali che sono molto di più che il SW genera per la gestione da parte dei diversi reponsabili di processo/linea o funzione.

Lascia perdere la numerazione con revisione del SW: buona la seconda alternativa!

Piuttosto ...... stamattina dopo averti scritto mi è venuto in mente di chiederti se il SW che avete acquistato è un gestionale che copre tutte le attività dell'azienda, o è una di quelle fregature di SW "dedicato" alla qualità?

Le chiamo fregature perchè spesso ci sono questi due SW: quello gestionale aziendale e quello "per la qualità", che non sono collegati allo stesso data base e quindi se aggiorno uno (il gestionale generale) con una delle 100-500 transazioni che fa ogni giorno un'azienda, non si aggiorna il secondo (quello della qualità) e quindi devi assumere uno schiavetto che aggiorna a MANO il secondo: un disastro!.

Se sei in quest condizioni faccio i complimenti a chi ti ha venduto la ciofeca!

...spero ardentemente per te che ci sia un progettista di SW che abbia eliminato questa enorme stortura che molti imprenditori non capiscono, se non dopo aver sborsato un sacco di quattrini, facendosi abbindolare come degli allocchi (ne è pieno il mondo sai!).
Ciao

[2p71828]

scusa Paolo, ma non sono totalmente in linea con la tua filosofia

a) visto che c'è un manuale ed è a tutti gli effetti un documento utilizzato per la formazione e, se scritto bene, vale anche come "istruzione operativa" perchè non allegarlo alla procedura?

b) le revisioni del software vanno gestite e registrate, se volete essere snelli con un modulo anzichè in procedura.
Le modifiche del software non avvengono infatti solo per mutamenti organizzativi, ma anche per risoluzioni di bug, miglioramenti del software, cambio sistemi operativi e/o software collegati, stampanti etc.
Come farete a sapere se tutto il personale è stato addestrato alla revisione 4 o 5, se non sapete in quale revisione siete o in quale lo avete formato?
E se i dati/file meno recenti non fossero più leggibili dalle versioni successive? .....
_________________
=fixed(exp(1);5)
sha-1=661bf49e78e9d958032859e811fa1ca27699207a

[Paoloruffatti]

Ciao 2p:
secondo me hai quasi ragione, cioè la via di mezzo della istruzione operativa può essere la strada giusta, ma allegare di peso tutto il manuale alla procedura non è certo una cosa buona, per il semplice fatto che il manuale non lo legge nessuno e contiene un sacco di informazioni valide per tutti gli utenti e tutti i processi/attività.

Secondo me, invece una istruzione di lavoro deve contenere info relative ad una attività precisa che si esegue in un posto di lavoro, ma mettere a disposizione tutto su tutto non mi sembra una cosa molto furba.
Io ho fatto estrarre le info dai manuali per creare delle "schede" tratte dai manuali (per la manutenzione di macchine anche complicate), attaccate nel posto di lavoro (o messe in linea su dei PC consultabili con semplici click dall'operatore un po' evoluto)
Per quanto riguarda la revisione del SW, io non registrerei nulla peri il semplice fatto che le revisioni sono fatte dal produttore che, spero per contratto, ha il compito di andare ad insegnare le modifiche di procedura nei singoli posti di lavoro (e solo dove ci sono modifiche)
Comunque se vogliamo essere ligi alla liturgia della ISO 9001 possiamo fare come suggerisci tu con il moduletto da conservare; per la formazione ci deve essere già la registrazione della formazione somministrata quando e a chi, secondo quanto previsto al punto 6.2
Ciao.
Paolo

[vero]

Il sw di cui ho parlato non è stato acquistato "già fatto", ma è stato realizzato sulla base degli strumenti che già utilizzavamo per la gestione delle attività (e a dire il vero dopo quasi 2 anni di lavoro non abbiamo ancora la versione collaudabile del sw..). Quindi, non è dedicato alla sola qualità, anzi, è più che altro nato per agevolare la gestione aziendale perche con i 1000 fogli xls che avevamo prima il problema era proprio quello di imputare lo stesso dato più volte. Ora il problema non c'è più (una delle filosofie alla base del sw è proprio il criterio "one input") ma ce ne sono mille altri. E nonostante in sw nasca prima per una necessità di gestione aziendale e poi per la qualità, tutti i collaboratori continuano a vederlo come uno strumento della qualità ed è quindi osteggiato e scarsamente utilizzato..come farne capire l'utilità???!!!

grazie per i vostri suggerimenti, li seguirò senz'altro!

[Paoloruffatti]

Ho paura che l'equivoco sia dentro alla cultura dell'azienda (che purtroppo anche tu bene po male dimostri di avere (e non poteva essere diversamente.
Da ormai mezzo secolo in italia la cultura imprenditoriale è ferma alla cultura dei silos, non esiste un software per la qualità e un software per fare tutto il resto: la Qualità E' tutto il resto. Non esiste la gestione della qualità ma la gestione DELL'AZIENDA tutta PER OTTENERE la Qualità.
Se riesci a far capire questo ai tuoi colleghi puoi andare avanti a fare il responsabile della qualità, altrimenti farai sempre la figura del battitore libero che non produce nulla e va in giro a sbattere, anzichè "PRODURRE COME FACCIAMO NOI"....DICONO I TUOI COLLEGHI. Vero?
Dai, forza : se avete fatto il SW gestionale completo avete fatto la cosa giusta: ora devi fare cultura con molta pazienza spiegando il concetto suddetto a ciascuno (prendendo ad esempio certe cantonate che ancora bruciano sulla loro pelle)
Buo lavoro e buona fortuna! (ne hai bisogno!)
Ciao
Paolo