Il forum sulla Qualità di QualitiAmo

[Paoloruffatti]

Ciao Stefania,
ho letto l'articolo sull'archiviazione.
Principi di base belli e precisi, ma per andare sull'operativo vorrei esplicitare un consiglio che risolve.

Affermo questo perchè nel mio precedente libro cartaceo, dedicato all'organizzazione degli Studi professionali di Ingegneria e Architettura, ho visto che è bastato insegnare loro come si organizzano il loro archivi per ottenere un'efficienza fino ad allora impensabile.

Il metodo semplicissimo è nel titolo di questo post.

Partiamo da questo parallelo tra azienda manifatturiera e studio tecnico:

Una Carpenteria, ad esempio, deve gestire magazzini di lamiere, tubi, ecc ecc.
Uno stufdio professionale deve gestire fogli di carta o files o DWG o foto

Entrambi ci lavorano sopra, li devono riporre e riprendere, modificare e/o lavorarci sopra, devono conservare i certificati ecc ecc., i nomi dei fornitori e i documenti di acquisto con loro scambiati ecc ecc.

Per sapere sempre dove sono PER Poterli RITROVARE è importante archiviare, o mettere a magazzino, in un certo ordine.

Oggi moltissime aziende ordinano la loro carta PER DATA di arrivo (mettendoci una segretaria addetta al "protocollo" da ministero: impensabili elenchi in excel con titoli/oggetti di fantasia.....) e sepelliscono il documento nel cimitero maggiore; poi ogni operatore si fa copie su copie e li seppellisce nel suo cimitero periferico. Da notare che se qul documento viene riesumato (con fatica) al cimitero maggiore per fargli una modifica e dargli una sepoltura più dignitoosa, la copia del morto del cimitero periferico rimane invariata.

Un capitolo a parte merita la decisione di chi fa fotocopie per chi.

Per riesumare un morto, di solito te lo chiede il Cliente e lo fa per nome e cognome, cioè PER ARGOMENTO, non ti dice la DATA di morte, ma solo il nome e cognome.

Uscendo dalla metafora, un archvio si organizza per argomento proprio perchè chi cerca un qualsiasi documento lo fa per Argomento, cioè ti potrà richiedere, ad esempio un certificato radiografico di una saldatura di un serbatoio dell'aria compressa (che gli è scoppiato) che tu hai costriuto per lui per l'impianto di .... (non occorre la data, anche perchè non se la ricorda!).
Tu vai in archivio (anche informatico ovviamente) dove tieni la cartella di quell'impianto, cerchi la sottocartella serbatoi, e scegli la cartella del dodicesimo dei 17 serbatoi grandi e piccoli presenti nell'impianto.
Nella cartella in questione c'è la sottocartella certificati di origine materiali (di quel solo serbatoio non dei 17 serbatoidi tutto l'impianto) in questa sotto-sotto- sotto cartella ci sono uno o due fogli ed estrai quello giusto.

Se ci hai impiegato di più di 20 secondi a trovarlo il tuo sistema di archiviazione è sbagliato! (ricordo di un collega che richiesto dal cliente di una copia di un documento prodotto 15 anni prima, gli ha chiesto di rimanere al telefono e gli ha tirato fuori il documento in 15 secondi, nella più profonda incredulità del cliente; capite la forza di immagine commerciale dei 15 secondi per uno che era partito ad aspettare anche una settimana pur di avere il prezioso documento?

Lo stesso discorso si può fare per aziende che lavorano per magazzino (prodotti di serie): è un po' più lungo da spiegare (non da fare, beninteso!) ma è lo stesso concetto.

Io ai tempi del cartaceo (mi sembra di parlare del CRETACEO!) da Poject manager avevo usato (inventato?) questo sistema nel mio archivio di commessa per la costruzione di una centrale elettrica (formata da 5 gruppi apparentemente tutti eguali) posizionato in tre stanze per un totale di 70 m2 piene di scaffali con i dox che contenevano anche carte che il cliente Jemenita mi inviava, ma che avevano la complicazione che in quel paese non esisteva l'Unificazione (!!) e quindi i loro documenti avevano dimensioni sempre diverse, da far entrare nei nostri dox!

Se volete possiamo riparlare e dettagliare questo sistema essenziale e fondamentale.
Ciao e buon lavoro a tutti
Paolo

[QualitiAmo - Stefania]

L'articolo al quale fa riferimento Paolo è questo.
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Stefania - Staff di QualitiAmo

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[KK]

D'accordissimo con Paolo e aggiungo che è un sistema validissimo anche per le email.

Io da anni mi organizzo un archivio di sottocartelle chiamata ognuna con un argomento più o meno specifico ed ogni volta che mi arriva una mail, la leggo, rispondo, poi sposto subito la o le email relative nella sua cartella specifica.
In inbox non mi rimangono che pochissime mail, si potrebbero contare sulle dita di una mano di un falegname distratto!

Appena qualcuno chiede "maaaa non è che settimana scorsa ti ho mandato una mail su quella storia del fornitore che ha consegnato quella roba li?!?"
Vado, apro la cartella (ad esempio) della funzione acquisti, sottocartella "quella roba lì" e voilà!
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Konsulente Kualità

[bagaroz]

Siete i miei idoli, io presumo di essere mentalmente inadatto all'archiviazione....
Ho provato sia per mail sia per documenti ma non riesco mai a venirne fuori bene, leggerò l'articolo appena riesco