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Il forum sulla Qualità di QualitiAmo
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michela87
Amico/a di QualitiAmo
Registrato: 10/11/11 09:56
Messaggi: 298
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 Inviato: Mer Ago 08, 2012 11:30 am Oggetto: Gestione manuali uso e manutenzione |
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Ciao a tutti,
da poco tempo ho iniziato ad occuparmi della redazione e della gestione dei manuali uso e manutenzione delle macchine e delle intefacce sw che l'azienda vende.
Attualmente c'è una grande confusione, in termini di gestione informatica, delle varie versioni dei manuali, anche in lingua. Usiamo un noto programma utile anche per la redazione delle guide online.
Ora vi chiedo: avete qualche consiglio su come poter gestire al meglio i manuali?
Un'altra cosa che ci sta facendo un po' impazzire sono le versioni in lingua straniera; per risparmiare soldi per le traduzioni, facciamo spesso confronti tra versioni diverse di manuali per recuperare stringhe di testo.
Sapete se esistono programmi che confrontino file hm o pdf o word, che non si limitino a confrontare pagina con pagina ma che rilevino anche lo spostamento di un paragrafo intero?
Grazie a tutti
Michela |
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QualitiAmo - Stefania
Moderatore
Registrato: 16/09/07 18:37
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michela87
Amico/a di QualitiAmo
Registrato: 10/11/11 09:56
Messaggi: 298
Residenza: prov Ferrara
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| Inviato: Mer Ago 08, 2012 3:10 pm Oggetto: |
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No no, cerco un modo per gestire efficacemente i manuali ma senza uso di sw particolari.
La situazione è questa:
- ho diverse macchine e diverse interfacce sw, ognuna delle quali ha una sua evoluzione--> ho diverse versioni di uno stesso manuale
- lo stesso manuale lo posso avere in più lingue
- dentro un manuale, ho dei capitoli che ora sono altri manuali (es. la parte di informazioni generali, la parte di manutenzione). Anche loro si evolvono ma attualmente la loro gestione è pessima
- ho anche altri file da gestire, i layout, che sono contengono le impostazioni delle impaginazioni, la copertina ecc ecc, che a volte variano per cliente
Vorrei qualche spunto su come gestire tutte le parti del manuale, nella loro evoluzione, nelle loro traduzioni, senza correre il rischio di avere documentazione errata o non aggiornata e di consegnarla ai clienti...
Sto pensando di fare il nuovo punto zero della situazione dei manuali, prendendo le ultime versioni e controllandole, per poi partire con una nuova gestione...
Spero di essere stata un po' più chiara di prima |
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QualitiAmo - Stefania
Moderatore
Registrato: 16/09/07 18:37
Messaggi: 26589
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Quality
Motivatore
Registrato: 26/09/08 15:13
Messaggi: 3369
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| Inviato: Mer Ago 08, 2012 4:52 pm Oggetto: |
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| michela87 ha scritto: | No no, cerco un modo per gestire efficacemente i manuali ma senza uso di sw particolari.
...
Vorrei qualche spunto su come gestire tutte le parti del manuale, nella loro evoluzione, nelle loro traduzioni, senza correre il rischio di avere documentazione errata o non aggiornata e di consegnarla ai clienti...
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"...se non hai , fai con quel che hai" Canzone de "L'Albero Azzurro"
Al momento cos'hai?
Hai la Qualità. La tua esperienza sui SGQ.
Usala.
Comincia a domandarti (e a domandare): "La progettazione del manuale d'uso è inserita nel processo di progettazione del macchinario (e/o del relativo SW) oggetto di tale documentazione?"
Se la risposta è "No..." oppure "Ni...", ricorda loro che il manuale d'uso è parte del Fascicolo Tecnico ed è vincolante per l'immisione nel mercato di un macchinario.
Usa questi concetti (di qualità e di sicurezza dei prodotti) per ribadire il fatto che la redazione di manuali (conformi) è un processo complesso che deve svilupparsi parallelamente (non in modo postumo) alla progettazione del prodotto, seguendo regole analoghe (requisiti, riesami, validazioni, ecc.).
Non risolverai immediatamente il problema ma innanzitutto "toglierai l'acqua e farai emergere gli scogli" all'origine degli attuali problemi sulla manualistica (e se gli interlocutori sono ricettivi farai anche una discreta figura...) e getterai la basi affinchè la prossima volta (ossia in occasione della progettazione della prossima evoluzione di prodotto) tu possa essere coinvolta per tempo in modo da effettuare la dovuta pianificazione delle attività con relativa tempistica ed allocazione di risorse.
Relativamente alla situazione attuale, di nuovo, fai con quel che hai: la Qualità.
- Definisci i REQUISITI in ingresso: cosa vuole il "cliente" (interno/esterno).
Ossia: modifiche alle sezioni dei manuali attuali in funzione delle evoluzioni di prodotto.
- Definisci le specifiche: COSA deve essere modificato.
- Stabilisci COME attuare le modifiche in funzione dei tempi e degli strumenti a disposizione e dei costi.
- Attribuisci le RISORSE che dovranno contribuire allo sviluppo di tali modifiche.
Ossia, tu avrai certamente la responsabilità dell'editing del manuale in tutti i sui aspetti ma i contenuti tecnici del manuale (in funzione delle evoluzioni di prodotto) sono responsabilità di quelle figure dell'R&D (o ufficio tecnico) che si sono occupate dello sviluppo di tali modifiche.
Stabilisci dunque chi tra essi dovrà darti supporto e con che tempi.
Vedrai che la prossima volta saranno ben attenti a considerare il coivolgimento dell'Ente documentazione ed anche l'allocazione di ore di supporto alla documentazione nell'ambito della pianificazione della Progettazione e Sviluppo.
Bene, fatta questa sceneggiata, andrei in ferie...
Ciacciao.
_________________
Se lo puoi sognare, lo puoi fare. |
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Fagus
Forumista di Alta Qualità
Registrato: 17/05/11 13:04
Messaggi: 767
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| Inviato: Mer Ago 22, 2012 10:54 pm Oggetto: |
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| Quality ha scritto: | | Ossia, tu avrai certamente la responsabilità dell'editing del manuale in tutti i sui aspetti ma i contenuti tecnici del manuale (in funzione delle evoluzioni di prodotto) sono responsabilità di quelle figure dell'R&D (o ufficio tecnico) che si sono occupate dello sviluppo di tali modifiche. |
Quality ha fornito un'impostazione eccellente sul come operare, ma non lascerei fuori nel modo più assoluto i commerciali (vendite, markting).
Aggiungo un piccolo contributo: spesso, e questo vale soprattutto per le PMI il manuale è anche una forma di fornire informazioni sulle possibilità che il prodotto ha anche in altre vesti, con differenti opzioni o SW.
Finché è possibile farei un unico manuale che cita tutte le opzioni e le loro funzionalità.
Per il SW farei un manuale a parte, anche qui cercando di descrivere il più possibile tutte le parti comuni.
Demanderei a manuali specifici le definizione della parti custom della singola macchina/apparecchiatura.
Come potrai comprendere redarre e tradurre di volta in volta i manuali delle sole parti custom può rivelarsi poco dispendioso.
_________________
Agostino |
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michela87
Amico/a di QualitiAmo
Registrato: 10/11/11 09:56
Messaggi: 298
Residenza: prov Ferrara
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| Inviato: Mer Ago 29, 2012 5:23 pm Oggetto: |
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Grazie per le risposte!
Penso che appena tornerà il direttore commerciale ne parlerò con lui per avere la sua opinione.
Intanto vi chiedo un altro parere: nei manuali SW sono presenti moltissime immagini che riproducono le videate del pannello operatore per facilitare la comprensione del manuale.
Il problema si pone quando il manuale deve essere tradotto in una lingua straniera perchè devo ricatturare le centinaia di schermate in lingua...
Secondo voi è possibile decidere di catturare le immagini solo in inglese e far tradurre tutto il testo del manuale nella lingua desiderata dal cliente?
grazie
Michela |
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