Il forum sulla Qualità di QualitiAmo

[allutecnico]

Leggendo nelle varie sezioni del forum ho letto che per l'archiviazione/gestione dei documenti (email, disegni...) non è necessario scrivere una procedura ma basta fare un modulo semplice dove indicare quali sono le cartelle dove vanno salvati questi documenti.
Chiedo questo perché spesso ci ritroviamo le stesse informazioni duplicate nell'archivio, infatti il commerciale salva i file in una cartella e l'ufficio tecnico salva gli stessi file in un altra cartella.
Oppure dovremmo rivedere come è strutturato il file system del server?
Grazie

[QualitiAmo - Stefania]

Attenzione però perché la procedura relativa al controllo dei documenti è obbligatoria.

Fai bene a prestare attenzione al proliferare delle copie perché questo è uno dei motivi che portano ai disastri imputabili alla documentazione obsoleta.
Dovresti stabilire esattamente chi può archiviare cosa e dove e ipotizzare una rete di permessi...
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Stefania - Staff di QualitiAmo

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HAI DATO UN'OCCHIATA AL REGOLAMENTO DEL FORUM PRIMA DI SCRIVERE IL TUO MESSAGGIO?

[allutecnico]

Ok per la procedura, ma io avrei bisogno di un documento operativo, da consultare, tenere sott'occhio, quando inizio ad archiviare email, disegni e richieste varie dal cliente o potenziale cliente per ricordare dove devo archiviare questi documenti.
Non so se mi sono spiegato

[KK]

Io avevo creato una istruzione operativa legata alla gestione dei documenti, che conteneva una tabella dove erano indicate tutte le registrazioni software (i registri word ed excel, per intenderci), la cartella in cui erano contenute e a chi era affidato il compito di tenerli aggiornati.
Credo che tu stia cercando qualcosa di simile o sbaglio?

Però non contemplava le email.

[QualitiAmo - Stefania]

[allutecnico]

Grazie per i consigli.
Seguirò quello di KK dal punto di vista pratico, e proverò come dice Stafania a l"fare cultura".

[Paoloruffatti]

Io non sono molto d'accordo sugli elenchi e sulle copie infilate dappertutto (negli archivi di ciascun ufficio).
Nella procedura 4.2 (quella obbligatoria) fai una volta per tutte un elenco degli archivi con l'ente aziendale responsabile (in ascissa) e l'elenco dei tipi di documento (in ordinata): basta metter le crocette negli incroci della griglia; poi ciascuno se lo attacca davanti alla scrivania.

Trattandosi di modifica alla procedura, RGQ deve tenere conto di queste copie in modo che saprà sempre dove andare a togliere gli elenchi obsoleti da sostituire lui personalmente, dicendo a tutto l'ufficio che è cambiato qualcosa e dice cosa (magari marcandolo con il marker giallo).
Altrimenti le copie ingialliscono e cadono ...... obsolete!

In effetti quando arriva un documento c'è sempre un responsabile della presa in carico del problema e quindi la segreteria lo manda in originale al responsabile, il quale poi farà la distribuzione (annotando su un angolo del documento la lista di distribuzione dicendo chi è il responsabile dell'azione e chi invece riceve la copia solo per conoscenza o per collaborazione col responsabile, che cestinerà una volta chiusa l'azione del responsabile (spero si parlino!!)

E' fondamentale quello che ho detto sopra e cioè che ci sia SEMPRE E SOLO UN RESPONSABILE DI UN DOCUMENTO (non la segretaria che archivia tutto altrimenti: "quegli arruffono dei miei colleghi si perdono le lettere e poi divento matta io!"): non fatemi esempi strani in cui arriva un documento con due responsabili : SEMPLICEMENTE NON ESISTE!

....E non ditemi, per favore, dei verbali di riunione in cui ci sono certamente azioni plurime con responsabili diversi, ma in questo caso il responsabile c'è ed è la direzione che distribuisce pani e pesci (ogni riga del verbale è come se fosse un documento diverso con un responsabile diverso!)

Se poi, come succede spesso, il cliente manda un disegno al commerciale per chiedere una modifica il commerciale deve mandare per competenza il disegno ad UT (dopo aver concordato con il capo di UT, stesso le date di riconsegna da trasmettere al cliente), ma il commerciale NON deve tenere copia del disegno!; al più può tenere la copia del documento "morto" e cioè la lettera di trasmissione su cui potrà appuntarsi la sua attività , che può essere quella di verificare che UT mandi il disegno modificato come richiede il cliente: COM è responsabile dell'azione di programmazione con UT e UT è il responsabile che deve modificare il disegno

Quando dico che un documento è "morto" significa che non c'è nessuna azione da fare... e lo decide il responsabile se è davvero morto o un moribondo che resuscita creando grane a tempo debito: io le chiamavo "lettere paracu......", che il cliente invia per mettere una tagliola da far scattare per esempio per applicare penali per ritardata consegna! (quando facevo il PM mi sono capitati dei fdp che mandavano le lettere con date false per costituire prova, 'sti figli di p...... (ecco spiegato l'acronimo fdp).

Ciao

PS: per la posta elettronica non cambia nulla: se il cliente manda una mail alle persone sbagliate all'interno dell'azienda, sarà il responsabile vero individuato da chi riceve (che può essere, appunto, la persona erroneamente indicata dal cliente come responsabile), che dovrà fare una una re-distribuzione corretta della mail, comunicando la modifica e le responsabilità effettive alle persone in primo indirizzo, magari solo per fermarle nel fare pasticci o inviare risposte indebite al cliente.

[allutecnico]

Ciao Paolo,
tu ti riferisci alla procedura "Controllo dei documenti e dei dati"?

[Slender Man]

Due aggiunte a quanto efficacemente esposto da Paolo

1) anche se e’ poco simpatico, a una mail cliente indirizzata alla persona sbagliata la risposta giusta per me non è l’inoltro, ma la risposta da parte del destinatario sbagliato al cliente, cc al collega interessato, dicendo “per un errore, la mail è stata indirizzata a me, invece che al collega XXX YYY che legge in copia, al quale la prego di rivolgersi in futuro per questo argomento”. Insomma, facciamoli lavorare, ‘sti clienti. (poi il collega in CC legge anche il testo della mail originale, puo’ muoversi lui, prendere contatto… ma gli errori di destinatario è bene segnalarli per stroncare sul nascere pessime abitudini).

2) esistono clienti che, ottenuto nome del responsabile e numero Fax, mandavano fax con modifiche ai programmi di consegna “come da accordi telefonici con vs. signor X (il responsabile) confermiamo i programmi per le consegne di oggi…”. Il sig. X era morto da 2 anni, e al cliente nessuno lo diceva, in modo che i suddetti fax un domani non potessero essere impugnati come documento contrattuale…
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"It's my way, or the highway." (James Dalton, Esq.)
"Manly hearts to guard the fair" (Job Description)

[allutecnico]

Grazie per i contributi.
Comunque, io cercavo semplicemente un modo per archiviare correttamente le informazioni in ingresso (email, disegni, contratti, ordini....) in un'unica cartella del server, onde evitare, come capita ogni tanto, che queste informazioni vengono archiviate in 2 cartelle diverse.

[Slender Man]

Per me la corretta archiviazione è fatta da due cose:
1. un posto "giusto" dove mettere i documenti
2. la gente che quando li deve metter via non sbaglia "posto"

Le carelle sul server, come i cassetti, sono soluzioni "passive". Fai posto, crei il posto giusto. Non ti danno alcuna garanzia che poi la gente non metta il documento rosso nella cartella blu, perche' non vede che hai creato la cartella rossa, o se ne frega, o pensa che la blu vada meglio, o se ne disinteressa...

Se il tuo voler archiviare in modo corretto vuol tener conto anche del fattore umano, tutto si complica parecchio (o meglio, diventa solo piu' costoso, restano le cartelle ma con un sistema di upload e modifica "tracciato", le permission... una roba tipo Sharepoint, per capirsi, che non è nulla di piu' di un file server che tiene traccia di chi archivia, cancella, sposta i documenti, memorizza le versioni precedenti, ecc...)
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[allutecnico]

In allegato la nostra procedura relativa al punto 4.2, controllo dei documenti e dei dati.
Come vedete descrive le fasi e quant'altro ma non mi dice dove andare ad archiviare i documenti.
Quello che voglio "standardizzare" è proprio questo.

[Paoloruffatti]

Per Allutecnico,
appunto!: se la tua procedura non contiene la griglia che ti dicevo, le manca una parte importante.

Secondo me , se lavorate a commessa il Project Manager è il responsabile di ricevere, valutare e smistare la posta.

La organizzazione dell'archivio e dell'attività di ricezione, smistamento e archiviazione è sempre stata considerata un lavoro da segretarie, ma con tutto il rispetto che ho di queste ragazze/signore, la gestione dei documenti è una cosa da direttore generale! Esagero per dire che le responsabilità della comunicazione interno esterno è una cosa fondamentale per la vita e l'efficienza dell'azienda intera.

Per questo non sono molto d'accordo con Slender quando dice che chi è la persona sbagliata a cui il cliente ha mandato la mail, dovrebbe avvisarlo dell'errore direttamente.

Il cliente di solito è come l'acqua in montagna: va giù dritta per la strada più corta, quindi INDEBITAMENTE entra in azienda e fa casotto (come dice efficacemente Slender)! Quindi deve essere il Commerciale il responsabile del contatto (il Commerciale non deve essere solo il venditore che quando ha firmato il contratto lo passa all'azienda e se ne lava le mani!) e deciderà lui modo e tempi per dire al Cliente di non fare il furbo, se invece c'è una struttura di Project Managemente sarà il PM a tenere i contatti col cliente, sentito il commerciale.
Dico così perchè se il commerciale sta trattando con lo stesso cliente un'altra fornitura, una mail che lo bacchetta per queste "sciocchezze" potrebbe indispettirlo e quindi deve essere evitata fortemente!

[allutecnico]

Mi accorgo solo ora di non aver inserito il documento pdf, anche perchè non riesco a capire come possa fare.
Chiedo, è possibile caricare documenti?
Grazie

[QualitiAmo - Stefania]