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bagaroz
Forumista di Alta Qualità
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 Inviato: Dom Giu 03, 2012 5:19 pm Oggetto: Gestione file digitali |
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Buongiorno a tutti,
ultimamente mi trovo spesso a dover gestire dei "documenti" in formati digitali, che non mi risulta possibile gestire ed archiviare secondo le procedure attualmente in uso. In realtà le procedure sono adeguate in generale è l'archiviazione e il metodo di condivisione che si deve adattare. Classico esempio sono filmati e fotografie che accompagnano sempre più spesso i moduli di visite tecnica, di assistenza.
Per ora ho creato sul server una cartella, con i stessi livelli di suddivisione dei faldoni cartacei in cui archivio i moduli. A questo punto ho due quesiti?
- potrei fare scansione pdf del modulo cartaceo così nella cartella ho tutto
- non sarebbe meglio dividere i file per tipo? (la cosa migliore sarebbe avere un gestionale in cui il tutto si potesse filtrare in base alle necessità ma non è il mio caso) |
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KK
King of Kuality
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| Inviato: Lun Giu 04, 2012 8:32 am Oggetto: Re: Gestione file digitali |
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| bagaroz ha scritto: |
- potrei fare scansione pdf del modulo cartaceo così nella cartella ho tutto
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penso sia una soluzione pratica ma efficace! 
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Konsulente Kualità |
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2p71828
Qualità è precisione
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| Inviato: Lun Giu 04, 2012 11:38 am Oggetto: Re: Gestione file digitali |
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| bagaroz ha scritto: | | .....(la cosa migliore sarebbe avere un gestionale in cui il tutto si potesse filtrare in base alle necessità ma non è il mio caso) |
se tratti i tuoi files come fossero volumi esistono molti gestionali gratuiti utilizzati per la catalogazione dei libri
l'alternativa fai da te potrebbe essere mysql nella versione opensouce che ti permette di archiviare anche i file al suo interno. metti i capi con le parole chiave ( in quantità a piacere) e poi con un client (disponibile da mysql stessa) fai tutte le ricerche che vuoi. In futuro potresti interfacciarti con un foglio di calcolo/ gestore stile openoffice o libreoffice oppure farti delle applicazioni web based
se strutturi bene puoi mettere password, revisioni, contatori sull'utilizzo etc
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Fagus
Forumista di Alta Qualità
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| Inviato: Ven Lug 06, 2012 7:00 pm Oggetto: Re: Gestione file digitali |
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| 2p71828 ha scritto: | | l'alternativa fai da te potrebbe essere mysql nella versione opensouce che ti permette di archiviare anche i file al suo interno. |
2p, anche se è una soluzione pratica, non la consiglio e con qualunque database. Le ragioni sono due:
1) i file di grosse dimensioni potrebbero creare problemi con il backup dei database
2) si può inserire un file "virato" nel DB con il rischio di infettarlo tutto
Meglio a mio parere dividere in cartelle e salvare i percorsi di rete in campi del database.
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Agostino |
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Slender Man
M.A.S.P.
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| Inviato: Sab Lug 07, 2012 3:54 pm Oggetto: |
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metto la pulce nell'orecchio.
per l'archivizione di solito si indicano dei tempi minimi di conservazione.
per tutto quello che è informatico con tempi imposti > 5 anni io in audit non accetto la pura archiviazione se non con evidenza del metodo di "accesso al dato" da qui a 10 anni.
per chiarirsi: per tutto quello che è supporto di massa, e quindi non archiviato "in remoto" mi devi spiegare come farai tra 10 anni a leggere il tuo bell'archivio su HD esterno con interfaccia USB, dato che ragionevolmente tra 10 anni il tuo PC non avrà la porta USB.
E' la stessa domanda che avrei fatto 10 anni fa a uno che avesse deciso di archiviare sugli OmegaZip, per dire...
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Fagus
Forumista di Alta Qualità
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| Inviato: Lun Lug 09, 2012 11:46 pm Oggetto: |
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| Slender Man ha scritto: | per chiarirsi: per tutto quello che è supporto di massa, e quindi non archiviato "in remoto" mi devi spiegare come farai tra 10 anni a leggere il tuo bell'archivio su HD esterno con interfaccia USB, dato che ragionevolmente tra 10 anni il tuo PC non avrà la porta USB.
E' la stessa domanda che avrei fatto 10 anni fa a uno che avesse deciso di archiviare sugli OmegaZip, per dire... |
Trovo errato archiviare su un solo supporto e neppure su un solo PC... Comunque basta organizzarsi ed adeguare i metodi ed i supporti di archiviazione ovvero mantenere per bene la/e procedura/e di archiviazione
15 anni fa usavo anch'io IomegaZip (a dir la verità lo uso ancora per il "transito" dei dati da alcune attrezzzature/macchine alle aree server dedicate).
La porta parallela è pur vero che sui PC c'è più (anche se ci sono schede PCI e PCI Express allo scopo perché ci sono programmi che ancor oggi utilizzano la chiave HW p.e.), ma non è sparita dall'oggi al domani.
Sarà così anche per le porte USB e ci sarà quindi il tempo di trasferire i dati su altro supporto.
La tecnica che utilizzo gira di più di 15 anni e non ho alcuno problema di reperibilità e conservazione; comunque visto il costo attuale degli HD (SATA, IDE, SCSI che siano) è conveniente l'uso di mirroring su diverse macchine (ci sono programmi gratuiti che fanno bene questa attività)
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Agostino |
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2p71828
Qualità è precisione
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| Inviato: Mar Lug 10, 2012 12:17 pm Oggetto: |
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più che il mezzo di archiviazione è il software che potrebbe avere problemi.
nel 2000 alcune macchine usavano windows nt e alcuni dei programmi proprietari che ci giravano non girano in emulazione. Altri esempi: Qualcuno si ricorda lotus 123, amipro? le prime versioni di access?
molto spesso è il software che non gira più. Ogni due e tre anni è bene travasare i dati nei nuovi formati verificando la correttezza della trascodifica.
L'unica eccezione dovrebbero esse i pdf senza campi e robaccia varia che essendo uno standard mil deve essere mantenuto nel tempo.
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2p71828
Qualità è precisione
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| Inviato: Mar Lug 10, 2012 12:20 pm Oggetto: Re: Gestione file digitali |
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| Fagus ha scritto: |
2p, anche se è una soluzione pratica, non la consiglio e con qualunque database. Le ragioni sono due:
1) i file di grosse dimensioni potrebbero creare problemi con il backup dei database
2) si può inserire un file "virato" nel DB con il rischio di infettarlo tutto
Meglio a mio parere dividere in cartelle e salvare i percorsi di rete in campi del database. |
mi sto informando su mysql, ma non dovrebbe avere molti problemi con aziende medie.
sulle cartelle il rischio è che se si hanno più utenti dopo un po' si perdano aggiornamenti o si abbiano aggiornamenti non "approvati"
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Fagus
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| Inviato: Mar Lug 10, 2012 4:38 pm Oggetto: Re: Gestione file digitali |
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| 2p71828 ha scritto: | mi sto informando su mysql, ma non dovrebbe avere molti problemi con aziende medie.
sulle cartelle il rischio è che se si hanno più utenti dopo un po' si perdano aggiornamenti o si abbiano aggiornamenti non "approvati" |
Dipende dall'accesso che dai alle cartelle; se i documenti una volta firmati sono spostati da un'applicazione server che è l'unica nella tua rete ad avere i diritti di scrittura/update su tali cartelle non ci sono problemi di questo tipo.
L'applicazione server verifica ogni 5 minuti se ci sono nuovi documenti approvati e a questo punto sposta i relativi files nelle cartelle a sola lettura accessibili dagli utenti ed in Intranet.
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Fagus
Forumista di Alta Qualità
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| Inviato: Mar Lug 10, 2012 4:42 pm Oggetto: |
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| 2p71828 ha scritto: | | più che il mezzo di archiviazione è il software che potrebbe avere problemi. |
Condivido in parte. Facendo un parallelo con un'automobile, vedo quest'ultima come HW (il mezzo di archiviazione) e olio e benzina come SW.
É evidente che il SW deve essere monitorato più di frequente, ma anche HW ad un certo punto comincia ad avere i suoi problemi e va sostituito/integrato con le nuove soluzioni tecnologiche.
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Agostino |
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Slender Man
M.A.S.P.
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| Inviato: Mer Lug 11, 2012 11:35 am Oggetto: |
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| Fagus ha scritto: | | Slender Man ha scritto: | per chiarirsi: per tutto quello che è supporto di massa, e quindi non archiviato "in remoto" mi devi spiegare come farai tra 10 anni a leggere il tuo bell'archivio su HD esterno con interfaccia USB, dato che ragionevolmente tra 10 anni il tuo PC non avrà la porta USB.
E' la stessa domanda che avrei fatto 10 anni fa a uno che avesse deciso di archiviare sugli OmegaZip, per dire... |
Trovo errato archiviare su un solo supporto e neppure su un solo PC... Comunque basta organizzarsi ed adeguare i metodi ed i supporti di archiviazione ovvero mantenere per bene la/e procedura/e di archiviazione
15 anni fa usavo anch'io IomegaZip (a dir la verità lo uso ancora per il "transito" dei dati da alcune attrezzzature/macchine alle aree server dedicate).
La porta parallela è pur vero che sui PC c'è più (anche se ci sono schede PCI e PCI Express allo scopo perché ci sono programmi che ancor oggi utilizzano la chiave HW p.e.), ma non è sparita dall'oggi al domani.
Sarà così anche per le porte USB e ci sarà quindi il tempo di trasferire i dati su altro supporto.
La tecnica che utilizzo gira di più di 15 anni e non ho alcuno problema di reperibilità e conservazione; comunque visto il costo attuale degli HD (SATA, IDE, SCSI che siano) è conveniente l'uso di mirroring su diverse macchine (ci sono programmi gratuiti che fanno bene questa attività) |
nulla da obiettare. solo, mi vorrei accertare (e lo faccio, appunto, in audit) che queste buone pratiche non siano lasciate al buonsenso e alla competenza della persona, ma fossero procedurate.
chi fa questi controlli, queste verifiche (se i supporti vanno ancora bene o vanno adeguati)?
come vengono registrati i risultati delle verifiche, da chi?
cose cosi'.
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Slender Man
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| Inviato: Mer Lug 11, 2012 11:39 am Oggetto: |
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| 2p71828 ha scritto: | più che il mezzo di archiviazione è il software che potrebbe avere problemi.
nel 2000 alcune macchine usavano windows nt e alcuni dei programmi proprietari che ci giravano non girano in emulazione. Altri esempi: Qualcuno si ricorda lotus 123, amipro? le prime versioni di access?
molto spesso è il software che non gira più. Ogni due e tre anni è bene travasare i dati nei nuovi formati verificando la correttezza della trascodifica.
L'unica eccezione dovrebbero esse i pdf senza campi e robaccia varia che essendo uno standard mil deve essere mantenuto nel tempo. |
tutti e due sono labili, HW e SW, anche se è vero che il SW ha un'emivita di riconoscibilità piu' breve.
e se arriviamo a parlare di "travasare i DB" capisci appunto perche' ho voluto mettere la pulce nell'orecchio
ho vaga memoria di un corso di taanti anni fa sulla capacità dei mezzi di registrazione di sopravvivere al tempo...
vinceva il papiro 
poi la pergamena
poi la carta preindustriale
poi la carta sbiancata industrialmente
...
giu' giu' fino alla carta termica dello scontrino, che è appena piu' in alto di hoscrittot'amosullasabbia.
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Fagus
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| Inviato: Mer Lug 11, 2012 9:39 pm Oggetto: |
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| Slender Man ha scritto: | nulla da obiettare. solo, mi vorrei accertare (e lo faccio, appunto, in audit) che queste buone pratiche non siano lasciate al buonsenso e alla competenza della persona, ma fossero procedurate.
chi fa questi controlli, queste verifiche (se i supporti vanno ancora bene o vanno adeguati)?
come vengono registrati i risultati delle verifiche, da chi?
cose cosi'. |
Una "buona" procedura prescrive dei paletti e la verifica periodica che anche questi ultimi siano ancora validi. Da noi appena c'è sentore di EOL di HW e SW si cercano immediate alternative e si provano in parallelo con quelle già in essere prima di metterle come nuovo standard. Non necessariamente questo è verificato in audit; come ben sai ci sono situazioni che si possono verificare tra un audit e l'altro.
A mio parere il travaso dei DB è un falso problema; più che le tabelle (quindi dei dati) il problema è rappresentato dagli applicativi che le gestiscono. Quando p.e. si cambia un gestionale il tempo perso e le rogne sono dovute più alle applicazioni che alla normalizzazione delle tabelle preesistenti sul nuovo schema.
Di DB relazionali me ne intendo un po' e di travasi tra un DB e l'altro ne ho fatti parecchi (AS, DBase, Paradox, Access, SQL da 7 a 2005), ma il problema non è mai stato dovuto a reinterpretazione di campi, indici o permessi sulle tabelle (e viste e/o stored procedure).
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Frankie
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| Inviato: Dom Set 30, 2012 10:26 pm Oggetto: |
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Ciao ragazzi, da quando mi sono iscritto a qualitiamo, e seguendo il consiglio del buon Paolo Ruffatti, sto valutando di arrivare alla certificazione il piú possibile da solo.
Scusatemi se la domanda trova giá risposta nel forum, sto usando la funzione cerca, ma la mole di informazioni presenti non rende sempre facile trovare tutto subito.
Parlando di gestione documentale nel rispetto della norma, nessuno ha avuto esperienze con sistemi ECM opensource tipo ------?
Io lo sto valutando, credo che potrebbe risolvere un po' tutti i problemi sopracitati, in modo del tutto trasparente per gli utenti e può automatizzare anche alcuni processi con regole fornite. Ad esempio l'invio di un documento alle persone coinvolte dopo la sua approvazione.
(Messaggio editato per eliminare il riferimento. Stefania - Staff di QualitiAmo) |
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QualitiAmo - Stefania
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