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Il flusso di mail al lavoro? Uno stress

 
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Autore Messaggio
QualitiAmo - Stefania
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MessaggioInviato: Mar Mag 08, 2012 10:55 am    Oggetto: Il flusso di mail al lavoro? Uno stress Rispondi citando

Un articolo del Corriere della Sera sul fatto che fare a meno della posta elettronica riduca lo stato di allerta continua e permetta di concentrarsi più proficuamente.
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Slender Man
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MessaggioInviato: Mar Mag 08, 2012 10:28 pm    Oggetto: Rispondi citando

bah. non so. è come dire che per un atleta evitare di partecipare a tornei e gare internazionali migliora la sua prestazione permettendogli di allenarsi con minor tensione.

dipende dall'obiettivo.

le mail sono lo strumento principe per pararsi i fondelli, in azienda. quando si alza l'onda si va nelle mail vecchie a cercare appigli per allocare la vergogna su qualcun altro.

una quota rilevante della giornata, in un'azienda verticistica "media", è dedicata a costruirsi strategie formalmente efficaci di difesa nell'eventualità di problemi. e lo si fa con le mail, tantissimo.

le mail quindi sono uno strumento. se in azienda si privilegia la visione del mondo "cerchiamo il colpevole", le mail aumentano a dismisura. ma non è colpa dello strumento....
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QualitiAmo - Stefania
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MessaggioInviato: Mer Mag 09, 2012 8:16 am    Oggetto: Rispondi citando

Slender Man ha scritto:
le mail quindi sono uno strumento. se in azienda si privilegia la visione del mondo "cerchiamo il colpevole", le mail aumentano a dismisura. ma non è colpa dello strumento....


Sono perfettamente d'accordo. Le e-mail sono troppe per i motivi che hai indicato tu ma anche perché non sappiamo gestirle al meglio.
Ad esempio, bisognerebbe:
- imparare ad indirizzarle alle persone giuste (e solo a quelle)
- effettuare subito - se possibile - le azioni che ci chiedono (poi: archivio)
- liberarsi dallo "spam" di newsletter non richieste
- ecc., ecc.
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Slender Man
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MessaggioInviato: Mer Mag 09, 2012 12:45 pm    Oggetto: Rispondi citando

Stefania, per levare lo spam bastano 30 secondi al giorno.
E' sul concetto di "persone giuste" che ci si incarta. Giuste per cosa?
Se è per ripararmi dalla pioggia, le persone giuste sono tante.
E quindi le mail si moltiplicano.

Non è questione, per me, di "gestirle al meglio", di tecnicalità, ma di obiettivi. Prima si capisce per quale motivo si scrivono mail, poi si valuta se sono troppe. Le mail che scrivo non sono troppe, sono giuste. Giuste per il sistema in cui sono.

A te sembrerebbero ultratroppissime, ne sono certo.
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QualitiAmo - Stefania
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MessaggioInviato: Mer Mag 09, 2012 2:07 pm    Oggetto: Rispondi citando

Slender Man ha scritto:
Stefania, per levare lo spam bastano 30 secondi al giorno.
E' sul concetto di "persone giuste" che ci si incarta. Giuste per cosa?
Se è per ripararmi dalla pioggia, le persone giuste sono tante.
E quindi le mail si moltiplicano.

Non è questione, per me, di "gestirle al meglio", di tecnicalità, ma di obiettivi. Prima si capisce per quale motivo si scrivono mail, poi si valuta se sono troppe. Le mail che scrivo non sono troppe, sono giuste. Giuste per il sistema in cui sono.

A te sembrerebbero ultratroppissime, ne sono certo.


No, aspetta, vorrei che fosse chiaro: la mia non era una risposta al tuo modo di gestire le e-mail (che nemmeno conosco) ma un'osservazione estremamente generica.
Ciò che intendevo dire è che è vero che lo spam si elimina in pochi secondi ma che io conosco moltissima gente che non lo fa e che poi si lamenta perché deve cancellare ogni giorno decine di e-mail inutili.

Anche sulle persone "giuste" non mi sono spiegata bene. E' pacifico che dove ci si deve parare il fondoschiena si utilizzi il tasto "CC" a raffica ma il vero problema è che molti non sanno davvero a chi inviare la propria missiva e agiscono intasando a caso le caselle e-mail altrui.

Scusa se ti ho dato l'impressione di aver espresso una critica su come gestisci tu la cosa. Il discorso, ripeto, era assolutamente generale.

Ciao!
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Slender Man
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MessaggioInviato: Mer Mag 09, 2012 2:58 pm    Oggetto: Rispondi citando

oh, ma a me sta benissimo se tu fai osservazioni sul mio modo di gestire le mail: se non le volessi, non scriverei su un forum di discussione ma su un forum di "adorazione silente", o una cosa cosi'.

nello specifico: SONO tante, accidenti. l'ultimo giorno "pieno" in ufficio, ho controllato, ne ho scritte 43 e ricevute 76.

condivido che poi, IN AGGIUNTA a questo, se uno aggiunge al rumore di mail generate "consapevole" anche una quota inconsapevole, se non cancella lo spam, eccetera, evabbe' allora vuol morire Very Happy
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MessaggioInviato: Gio Mag 10, 2012 11:25 am    Oggetto: Rispondi citando

Slender Man ha scritto:
nello specifico: SONO tante, accidenti. l'ultimo giorno "pieno" in ufficio, ho controllato, ne ho scritte 43 e ricevute 76.


Oddio, non è che tu sei quello che mi ha sostituito nel mio vecchio posto di lavoro? avevo più o meno quel volume giornaliero di mail!

Comunque mi aggrego a quanto avete esposto: molte email vengono duplicate perchè non è ben chiaro l'obiettivo della stessa.
Inoltre, una eventuale cattiva organizzazione/comunicazione interna, fa si che uno non sappia bene a chi è in carico l'eventuale risoluzione del problema descritto e ciò genera ulteriori duplicazioni.

Non si conoscono casi di aziende che gestiscono le email direttamente per ente? Cioè email uniche per ogni reparto e condivise da tutti i membri dello stesso.
E' un'idea che mi è venuta ora e che non so se e quanto funzionerebbe... Ma su due piedi mi dà l'idea di un sistema per la condivisione delle info davvero rapida.
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QualitiAmo - Stefania
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MessaggioInviato: Gio Mag 10, 2012 11:36 am    Oggetto: Rispondi citando

KK ha scritto:
Non si conoscono casi di aziende che gestiscono le email direttamente per ente? Cioè email uniche per ogni reparto e condivise da tutti i membri dello stesso.


Basterebbero anche solamente delle liste di distribuzione ben fatte per argomento, per progetto, per reparto, ecc.
Nella maggioranza dei casi, clicchi un pulsante ed è fatta: e-mail spedita.
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MessaggioInviato: Gio Mag 10, 2012 11:48 am    Oggetto: Rispondi citando

si ma questo starebbe all'iniziativa del singolo.
magari ci sono stati imprenditori che questo concetto l'hanno imposto per tutti... Confused
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QualitiAmo - Stefania
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MessaggioInviato: Gio Mag 10, 2012 12:03 pm    Oggetto: Rispondi citando

KK ha scritto:
si ma questo starebbe all'iniziativa del singolo.


Non solo!

KK ha scritto:
magari ci sono stati imprenditori che questo concetto l'hanno imposto per tutti... Confused


Certamente, però non si tratta di imposizione ma di spiegare che le cose possono funzionare un pochino meglio anche solamente utilizzando gli strumenti giusti.
Se esistesse una policy sulla comunicazione interna, ad esempio, le liste di distribuzione pensate e testate per bene, potrebbero essere incluse qui oppure in una procedura apposita.
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