Il forum sulla Qualità di QualitiAmo

[sara85]

Buongiorno a tutti,
vorrei qualche consiglio su come soddisfare il punto 4.2.3 (c) della ISO 9001:2008. In particolare mi interessa l'identificazione delle modifiche dei documenti di sistema.
Vi ringrazio in anticipo
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L'uomo che cammina sulle orme degli altri non lascia impronta (Joan Bramon)

[KK]

ciao Sara,
normalmente nel manuale di descrive in che modo vengono evidenziate le parti modificate, testo evidenziato o righe verticali a lato del testo, ed eventualmente la modifica della tabella che riassume tutte le modifiche.
se hai altri metodi li puoi inserire in questo punto.

Poi ovviamente devi citare come tieni sotto controllo la distribuzione della nuova revisione e come eliminare quelle obsolete.
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Konsulente Kualità

[sara85]

Al momento vengono evidenziate delle parti del testo che identificano le modifiche e le cancellazioni. Poichè nella nuova revisione sono parecchie mi sembra di compromettere la leggibilità del testo. Avrei preferito un metodo che lasci pulito il testo e che riporti le modifiche magari in una tabella come dicevi tu e nel testo segnalo solo con delle righe verticali. Cosa deve riportare tale tabella per soddisfare la norma? Questa poi va allegata alla nuova revisione giusto?
Per la distribuzione siamo organizzati che il Responsabile del sistema informa in varie modalità le funzioni dell'aggiornamento e gli fornisce il nuovo documento. E' responsabilità delle singole funzioni l'identificazione delle copie obsolete tramite apposita scritta "Obsoleta" sia sulle copie elettroniche che su quelle cartacee. Tutto questo lavoro viene verificato personalmente dal responsabile. Per la distribuzione delle copie cartacee abbiamo un registro di distribuzione mentre per quelle inviate tramite mail per noi la garanzia è la ricevuta di ritorno.
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L'uomo che cammina sulle orme degli altri non lascia impronta (Joan Bramon)

[QualitiAmo - Stefania]

Ciao Sara. Puoi tranquillamente mantenere la leggibilità del testo indicando in tabella solamente il paragrafo che hai variato e la modifica fatta.

Ad esempio:

REVISIONE: 00; 01
DATA: 23/1/10; 27/7/11
MODIFICHE: Prima emissione; Paragrafo 1.3
DESCRIZIONE: ---; Variato diagramma di flusso

indica che sei alla seconda revisione, che la prima emissione è avvenuta il 23/1/10 mentre la seconda è del 27/7/11, che nella prima emissione ovviamente non hai modifiche mentre nella seconda ha cambiato il paragrafo 1.3 e che la descrizione della modifica effettuata è: "Variato diagramma di flusso"

Così è un po' più chiaro?

Ovviamente, poi, ci saranno le firme di rito.
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Stefania - Staff di QualitiAmo

ISO 9001:2015 - SI AGGIUNGE ALLA COLLANA DEI LIBRI DI QUALITIAMO IL NUOVO TESTO CHE SVELA I SEGRETI DELLA FUTURA NORMA



IL PRIMO LIBRO NATO SULLE PAGINE DI QUALITIAMO



HAI DATO UN'OCCHIATA AL REGOLAMENTO DEL FORUM PRIMA DI SCRIVERE IL TUO MESSAGGIO?

[sara85]

Scusami, ti chiedo se ho capito bene: in questo modo non occorre aggiungere niente nel testo, nè evidenziarlo, nè mettere righe in un lato è sufficiente la tabella giusto? Scusami se te lo richiedo voglio solo esser sicura di aver capito bene.
La tabella delle modifiche va distribuita alle funzioni con il manuale?
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L'uomo che cammina sulle orme degli altri non lascia impronta (Joan Bramon)

[KK]

Quando le modifiche sono ridotte io uso mettere il carattere corsivo e una barra a lato del testo.

Quando invece le modifiche sono consistenti preferisco mettere tutto corsivo e, nella tabella che riassume tutte le revisioni subite dal documento, scrivo "riscritto paragrafo x.x"
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Konsulente Kualità

[KK]

[sara85]

Quindi non posso evitare di evidenziare in qualche modo nel testo la modifica effettuata?
Devo distinguere tra integrazioni e cancellazioni?
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L'uomo che cammina sulle orme degli altri non lascia impronta (Joan Bramon)

[QualitiAmo - Stefania]

La norma ci chiede di:

[KK]

la norma, se non sbaglio, dice che devi assicurare l'identificazione delle modifiche, ma non ti specifica come.

Quindi sta a te: non vuoi modificare il testo? allora usi solo la tabella.
L'importante è che chi legge non possa sbagliarsi o non vedere che il documento è stato modificato.

Insomma devi soltanto usare un metodo efficace.
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Konsulente Kualità

[sara85]

Ok grazie mille. La tabella deve essere parte integrante del manuale o un allegato? Perchè i paragrafi della norma seguono la numerazione della norma quindi non saprei dove inserirla tra i capitoli per non spezzare la corrispondenza con la norma.
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L'uomo che cammina sulle orme degli altri non lascia impronta (Joan Bramon)

[KK]

Solitamente la tabella che elenca le revisioni la metto appena dopo la copertina, prima ancora dell'indice.

Così il lettore la vede come prima cosa e conosce gà la storia del documento e le eventuali revisioni recenti.
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Konsulente Kualità

[wastegate]

Io utilizzo una tabella sulla prima pagina, in cui descrivo i il perchè della nuova revisione.
Inoltre, il testo modificato o aggiunto viene scritto in blu.
Nell'introduzione del documento ho inserito la frase "New or modified text is in blue font " (Il testo nuovo o modificato è in font blu)

[2p71828]

il mio modesto pensiero si discosta da alcuni punti esposti:

1) la norma chiede che sia chiaro qual'è lo stato di revisione del documento "vigente" ovvero un utente che sta applicando la procedura XX deve sapere quale revisione deve avere in mano (es la 13 o la 12?).
come fare?
-utilizzando solo il cartaceo si può pensare ad una lista dei documenti in vigore,
-utilizzando un server : l'unica copia disponibile nell'area comune
-con un server e un database: l'ultima versione
ma non escludo che ci siano altri metodi che si appoggiano a e-mail etc.

2) le modifiche devono essere identificate secondo me non implica che necessariamente "La cosa importante è che chiunque prenda in mano quel documento, capisca immediatamente cosa è stato cambiato e perché."
che poi sia stata consuetudine riportare le modifiche in una tabella nella prima o nell'ultima pagina, è un altro fatto. Tuttavia anche se non necessaria propendo per essere molto succinto sulla descrizione: i documenti vanno letti per intero non ci si può basare sul quello che si ricorda e lavorare per differenza.

3) evidenziare le modifiche con colori segni tipografici e quant'altro dopo anni di documentazione lo trovo oneroso (non tutti abbiamo stampanti a colori, in un documento che viene modificato più volte in bozza con modifiche e annullamenti si deve confrontare il testo parola per parola etc), fonte di errori (modifiche di revisioni precedenti rimangono evidenziate) , limitano la prestazione grafica (per rendere più accattivante/leggibile un documento o focalizzare l'attenzione potrei voler utilizzare in alcuni paragrafi un font o delle caratteristiche di quest'ultimo che potrebbero essere scambiate per modifiche), erano richieste solo nelle vecchie MIL

il fine della "identificazione delle modifiche" è che dovrebbe permettere di ricostruire il documento originale qualora (e sottolineo qualora) quest'ultimo andasse in qualche modo perduto con la modifica. Se ho un documento in word e ne faccio una revisione: a) faccio una copia e salvo la revisione con un nome diverso b) attivo la modalità revisione di word c)faccio un pdf della vecchia versione e lo archivio, quindi modifico il file e lo sovrascrivo d) modifico il documento e lo sovrascrivo senza salvare alcuna copia dell'originale
chiaramente in quest'ultimo caso se non descrivo le modifiche puntualmente non c'è modo di ricostruire il documento originale in caso di necessità, ma negli altri 3 casi questa operazione è sempre possibile come anche il confronto in modo automatico.
Nell'era informatica pensare che si possa ancora sovrascrive un documento per crearne una revisione senza impiegare uno dei tre metodi a) b) o C)mi sembra da animali anche se ammetto mi è capitato più volte di vederlo.

quindi una breve descrizione delle revisioni con le date di quando sono avvenute nella prima o nella seconda pagina basta e avanza.

Per quanto riguarda l'archiviazione confiderei più su un server dove dovrebbe essere sempre eseguito il back up che sul pc dei responsabili.
Basta avere delle cartelle private protette, una dove mettere gli originali in uso e una per le vecchie copie
[/u]
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[sara85]

In riferimento a ciò che ha scritto 2p71828, volevo dire che in azienda disponiamo di server in cui i documenti per la qualità sono gestiti da un responsabile del sistema informatico e dal responsabile del sistema qualità che provvede a rendere disponibili i documenti in versione pdf alle varie funzioni. Quando facciamo le revisioni non lavoriamo mai sul file originale ma su un file rinominato quindi non c'è pericolo di sovrascrivere il precedente. Secondo te quindi per la parte della norma che riguarda l'identificazione delle modifiche può essere sufficiente spiegare questo modo di lavorare? Comunque la tabella delle revisioni è presente ciò che manca è una tabella che riporti le modifiche effettuate per ogni revisione, in modo da non dover evidenziare nel testo le modifiche effettuate.
Un altra cosa ma è necessario differenziare le integrazioni dalle cancellazioni?

Ne approfitto per chiedervi un altro consiglio: da alcuni documenti precedenti al mio arrivo in azienda mi trovo ad averne alcuni che oltre allo stato di edizione presentano anche quello di revisione (del tipo stato : 2.1 -> edizione 2 revisione 1). Dovrei spiegare nel manuale che le modifiche più "sostanziose" comportano un avanzamento dell'edizione mentre piccole modifiche comportano l'avanzamento della revisione.
Come posso spiegare tale concetto senza incappare in problemi in visita ispettiva ?!!
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L'uomo che cammina sulle orme degli altri non lascia impronta (Joan Bramon)